Ділові папери. Документи

Професійна сфера як інтеграція офіційно-ділового, наукового і розмовного стилів.
Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації.
Документ і його функції.
Класифікація документів.
Національний стандарт України.

СЛІДУЮЧИЙ ДЕНЬ
НАСТУПНИЙ ДЕНЬ

УЧБОВИЙ ПРОЦЕС
НАВЧАЛЬНИЙ ПРОЦЕС

БІЛЬШЕ 100 СЛІВ
ПОНАД 100 СЛІВ

БАЧИТИ ВЛАСНИМИ ОЧИМА -
БАЧИТИ НА ВЛАСНІ ОЧІ

У ВИПАДКУ НЕОБХІДНОСТІ -
У РАЗІ ПОТРЕБИ

ВИПИСКА З ПРОТОКОЛУ -
ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ

ЗАВІДУВАЧ ВІДДІЛОМ -
ЗАВІДУВАЧ ВІДДІЛУ

ОПАНУВАТИ СЕБЕ
УЗЯТИ СЕБЕ В РУКИ

ЗАПОБІГТИ ХВОРОБИ
ПОПЕРЕДИТИ ХВОРОБУ

БІЛЯ СТА СЛІВ
БЛИЗЬКО СТА СЛІВ

ВІРНА СМЕРТЬ
НЕМИНУЧА СМЕРТЬ

Професійна сфера як інтеграція офіційно-ділового, наукового, публіцистичного і розмовного стилів.
Поняття «професійна мова» охоплює три функціональні різновиди літературної мови:
офіційно-діловий (фахова документація)
науковий (фахова термінологія)
публіцистичний (мова реклами і ЗМІ)
розмовний (усне професійне спілкування).

Документ (з лат. documentum – повчальний приклад, спосіб ведення) – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумову діяльність людини.

Тлумачний «Словник української мови» в 11-ти томах подає визначення «документа»:
1. Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь.
2. Письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу.
3. Письмовий твір, грамота, рисунок і т. ін. як свідчення про щось історичне, важливе

Документ має правове і господарське значення.
Документи виконують такі функції:
•інформаційна
комунікативна
управлінська
регулювальна
контролю
правова
облікова
історична

Діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називають діловодством (справочинством).

Завдання 1. Випишіть визначення терміна «документ» з посібника з ділового мовлення. Які основні поняття закладено в основу цього терміна?
Завдання 2. Допишіть речення:
Документи мають значення: …
Вони виконують такі функції: …
Діловодством називають …

Завдання 3. Прочитайте текст.
Зовнішній вигляд документа є незаперечним свідченням стилю
роботи управління, дисципліни і особистої культури працівників.
Якщо документи виконані неохайно – значить в установі низька
культура праці (це, насамперед, п'ятий або шостий примірник …,
де загальний зміст ледве зрозумілий; це документи, надруковані на
тонкому, прозорому папері, це документи, на яких резолюція закри-
ла половину тексту та ін.) (Коваль А.П.).
II. Чому документ має бути охайно оформленим?

Класифікація документів
За способом фіксації документів
Письмові документи – це рукописні і машинописні документи.
Графічні документи – це документи, у яких зображення об'єктів
передано за допомогою ліній, штрихів, певних фігур, світлотіні.
До них відносять малюнки, мапи, плани, схеми, рисунки.
Фото- і кінодокументи – це документи, що створені способом
фотографування і кінематографії (кіно- і фотоплівки, фотокартки).
Фонодокументи документи – це документи, що створені спосо-
бом звукозаписування (звукозапис публічного захисту дисертацій,
засідань, зборів тощо).
Які документи ще не зазначені?

За змістом (призначенням)
документи щодо особового складу,
довідково-інформаційні
обліково-фінансові
господарсько-договірні
організаційні
розпорядчі

За найменуванням (назвою)
вказівки, доручення, заяви, звіти, накази, протоколи, службові записки та ін.

За формою
Стандартні (типові) документи – це документи, розроблені вищими органами для підвідомчих організацій. Вони мають обов'язковий характер.
Індивідуальні документи – це документи, які створюються інди-
відуально, кожного разу по-іншому. Це стосується службових запи-
сок, автобіографій та ін.

За складністю
Прості документи містять інформацію з одного питання.
Складні – з двох питань і більше.

За місцем виникнення (складання)
Внутрішні документи стосуються внутрішніх питань установи
(підприємства, організації) і не виходять за її межі.
Зовнішні документи – це вхідна і вихідна кореспонденція.

За напрямком документи поділяють на:
вхідні
вихідні.

За терміном виконання
Термінові виконуються у терміни, встановлені законом, правовим
актом, керівником. До таких документів відносяться і документи з позначкою «Терміново».
Звичайні документи – це документи, які виконуються у
терміни, визначені керівництвом підприємства (організації, уста-
нови, фірми).

За гласністю документи поділяють на:
звичайні
для службового користування
таємні

За стадіями створення
Оригінали – це перші примірники офіційних документів.
Копії – документи, у яких точно відтворено інформацію з оригіналу.
ВИДИ КОПІЙ

За походженням
Службові документи – це документи, які створюються уста-
новами, організаціями, підприємствами та службовими особами, що їх представляють. Службові документи потрібно оформляти за певним зразком.
Особисті документи – це документи, створені окремими особами поза сферою їхньої службової діяльності.

За терміном зберігання документи поділяють на:
а) документи тимчасового зберігання (до 10-ти років),
б) документи тривалого зберігання (понад 10 років),
в) документи постійного зберігання.

Завдання 1. Дайте відповіді на запитання:
На основі чого відбувається поділ документів на різні групи?
Назвіть документи:
- за способом фіксації інформації,
– за змістом (призначенням),
– за найменуванням (назвою),
– за видом (формою),
– за складністю,
– за місцем виникнення (складання),
– за напрямком,
– за терміном виконання,
– за гласністю,
–– за стадіями виготовлення,
– за походженням,
– за терміном зберігання.

Завдання 2. Знайдіть правильне(і) визначення документа.
Документ – це:
1) матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у встановленому порядку, має юридичну силу;
2) аркуш із низкою запитань, який пропонують заповнити особі;
3) засіб закріплення різними способами інформації;
4) письмове офіційне повідомлення.

Завдання 3. Допишіть речення:
Найважливішою класифікаційною ознакою документа є …
Справочинство – це …
Документи поділяються на оригінали і копії за (ознакою)…
Документи поділяються на документи щодо особового скла-
ду, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-
договірні, організаційні, розпорядчі за (ознакою)…
Документи поділяються на службові і особисті за (ознакою)…
Документи поділяються на письмові, графічні, фото- і кінодоку-
менти, фонодокументи за (ознакою)…
Розрізняють документи внутрішні і зовнішні за (ознакою)…