Організація управлінського обліку та узагальнення даних для цілей управління. Лекція 15

Підходи до організації управлінського обліку суб’єкта господарювання.
Організація фінансового управління за бюджетами.
Організаційні регламенти управлінського обліку.

1. Підходи до організації управлінського обліку суб’єкта господарювання.

На малих підприємствах управлінський облік доцільно інтегрувати із фінансовим на основі додатково розроблених облікових номенклатур та аналітичних рахунків до плану рахунків фінансового обліку
шляхом розробки додаткових аналітичних рахунків до рахунків 7 і 9 класів.
У первинних документах з'являються додаткові облікові номенклатури, які вводяться бухгалтерами в інформаційну систему фінансового обліку або розробляються специфічні форми зведених документів (звіт про доходи, звіт про витрати).
Для управлінського обліку розробляються спеціальні форми регістрів обліку і звітності (управлінський звіт про фінансові результати).

Звіт про доходи
за _________________ 200Х рік
Етап торговельного процесу і функція _________________________
Центр відповідальності ______________________________________
Матеріально-відповідальна особа ______________________________
Звіт склав _____________________ / П.І.Б., посада
(підпис)
Звіт перевірив _______________________ / П.І.Б., посада
(підпис)
Звіт прийняв ________________________ / П.І.Б., посада
(підпис)

Звіт склав _____________________ / П.І.Б., посада
(підпис)
Звіт перевірив _______________________ / П.І.Б., посада (підпис)
Звіт прийняв ________________________ / П.І.Б., посада
(підпис)
Звіт про витрати
за _________________ 200Х рік
Етап торговельного процесу і функція _________________________
Центр відповідальності ______________________________________
Матеріально-відповідальна особа ______________________________

Звіт склав _____________________ / П.І.Б., посада
(підпис)
Звіт перевірив _______________________ / П.І.Б., посада (підпис)
Звіт прийняв ________________________ / П.І.Б., посада
(підпис)
Управлінський звіт про фінансові результати
за ___________________ 200Х рік

За другим варіантом можливі два способи збору фактичних даних:
шляхом трансформації даних фінансового обліку у відповідності з управлінською обліковою політикою і управлінським планом рахунків;
управлінський облік ведеться в окремій від фінансового інформаційній базі на основі розроблених правил і процедур, проте на підставі спільної із фінансовим обліком первинної документації.

2. Організація фінансового управління за бюджетами.

EXCEL
BРM (Business Performance Management)
CPM (Corporate Performance Management)
Системи управління ефективністю

Cистеми бюджетування класу BPM (Business Performance Management):
1) Модулі бюджетування у складі ERP-систем;
2) Окремі модулі бюджетування.

Модулі бюджетування у складі ERP-систем:
SAP,
Oracle E-Business Suite,
Парус,
Галактика,
Компас,
MBS Axapta,
MBS Navision,
BAAN,
IFC,
Syteline,
Infor,
Epicor eBackOffice,
Exact Globe 2000

Окремі модулі бюджетування:
Geac Performance Management,
Cognos Enterprise Planning,
PROPHIX,
HYPERION Application Suite 4 (HYPERION PILLAR, HYPERION PLANNING),
PlanDesigner,
Oracle Financial Analyzer (OFA),
КІС:Бюджетування 2.0,
ІНТАЛЄВ: Корпоративні фінанси,
ГМ: Оперативний і фінансовий облік
та інші.

Комп'ютерна система бюджетування має відповідати наступним вимогам:
давати можливість створювати, контролювати та аналізувати бюджети підприємства; підтримувати багатокористувацький режим роботи системи; експортувати та імпортувати дані в облікові (бухгалтерські) системи; давати можливість проводити аналіз по принципу "якщо - то"; мати можливість внесення змін у систему; мати систему безпеки; мати кваліфіковану підтримку розробника; мати ряд успішних впроваджень в Україні; мати доступну ціну.

У системі "Інталєв: Корпоративні фінанси" застосовуються різні управлінські моделі,
які базуються на управлінському плані рахунків, системі бюджетів і фінансових показників
та фінансовій структурі підприємства (структурі центрів фінансової відповідальності).
Система передбачає дві методики обліку фактичних даних:
фактичні дані обліковуються разом з плановими;
фактичні і планові дані обліковуються окремо.

Рис. 1. Вікно уведення елементів довідника «Сценарії»

Рис. 2. Вікно уведення загальних параметрів модуля «Корпоративні фінанси»

Рис. 3. Вікно уведення довідника «Центри фінансової відповідальності»

Управлінський план рахунків вводиться у відповідному пункті меню ПМК „Довідники моделей” – „Управлінський план рахунків”.
Увага! Помилки у плані рахунків в процесі подальшої роботи виправити буде неможливо!

За методологією “Інталєв” виділяють три групи бюджетів підприємства:
1) бюджети доходів і витрат (БДР);
2) бюджети руху грошових коштів (БДДС);
3) натурально-вартісні бюджети (НСБ).

Бюджети класифікуються на:
1)загальний бюджет (бюджет балансу, бюджет фінансових результатів і бюджет руху грошових коштів);
2)функціональні бюджети (деталізація загальних бюджетів за статтями);
3) операційні (декомпозиція функціональних бюджетів за ЦФВ).

Управлінський баланс, звіт про прибутки і збитки та звіт про рух грошових коштів вводяться в пункті меню „Показники управлінської звітності”, де створюються групи за назвами звітів.
Розділи звітів вводяться як групи, а рядки – як елементи.
Форми побудованих звітів можна вивести на екран у пункті меню „Контроль і аналіз” – „Конструктор управлінської звітності” – вивести у вигляді таблиці.
Рядки звітів необхідно прив’язати до управлінського плану рахунків за допомогою команд Фільтри елемента – новий – вибрати рахунок – Ок.

У системі "Інталєв: Корпоративні фінанси" реалізовані наступні способи введення планових даних:
1) через формування бюджетних операцій;
2) через введення проформ;
3) через автоформування;
4)через автоматичне планування;
5) через планування надходжень;
6) через планувальщика;
7) шляхом імпорту із Excel.

Послідовність введення бюджетних операцій:
1. План – Нова бюджетна операція – Ввести дані операції – Ок.
2. План – Журнал бюджетних операцій – Відкрити операцію – Провести операцію.

Послідовність створення проформ та введення даних за проформами:
1. Поділити реквізити проформи на реквізити шапки і табличної частини.
2. Довідники моделей – налагодження проформ – види проформ – нова – вказати назву проформи – Реквізити – Новий – Вказати назву реквізиту – вказати тип реквізиту, вид, реквізит за умовчанням, ширину колонки, точність, формулу для розрахунку при потребі – Розподіл – Новий – вказати проводку – визначити необхідність формування операції по кожному рядку документу – Ок.
3. Проформи – Журнал проформ – відкрити проформу – створити операції .

Фактичні дані можуть бути внесені у систему "Інталєв: Корпоративні фінанси"
наступними способами:
1) через формування бюджетних операцій;
2) через введення профом (програмованих форм);
3) шляхом трансляцій із системи "1С : Підприємство “ або Excel.
Трансляція може відбуватися в декілька способів:
1) на основі відповідності рахунків;
2) на основі відповідності проводок;
3) на основі відповідності документів.

Трансляція на основі відповідності рахунків
може відбуватися в три способи:
1) один рахунок плану рахунків фінансового обліку відповідає одному рахунку плану рахунків управлінського обліку;
2) декілька рахунків транслюються в один;
3) один рахунок транслюється в декілька.
Необхідно налагодити механізми трансляції (Довідники моделей – Налагодження регламентних процедур – Відповідність рахунків – Новий – Вказати рахунок плану рахунків фінансового обліку та відповідний йому рахунок плану рахунків управлінського обліку та сформулювати умови трансляції).

Трансляція на основі відповідності проводок
Довідники моделей – Налагодження регламентних процедур – Формування на основі бухгалтерських проводок – Новий – Вказати проводку за планом рахунків фінансового обліку – Розподіл – Новий – Вказати проводку за управлінським планом рахунків – Сформулювати умову – ОК.

Трансляція на основі відповідності документів
Довідники моделей – Налагодження регламентних процедур – Формування на основі документів – Новий – Розподіл – Новий – Вказати проводки і умови – Визначити, чи формувати документ в управлінському обліку.

3. Організаційні регламенти управлінського обліку.

Таблиця 1 – Розподіл обов’язків між працівниками управлінської бухгалтерії
підприємства

«Затверджую»
_____________Директор
(підпис)
ПОЛОЖЕННЯ
ПРО УПРАВЛІНСЬКУ БУХГАЛТЕРІЮ ТОРГОВЕЛЬНОГО ПІДПРИЄМСТВА
Загальні положення
Управлінська бухгалтерія є структурним підрозділом управ­ління фінансів, обліку і звітності. Управлінська бухгалтерія забезпечує ведення управлінського обліку та інформаційний супровід прийняття оперативних управлінських рішень. Управ­лінська бухгалтерія очолюється начальником.
Завдання
Формування бюджетів.
Ведення обліку витрат і доходів та калькулювання.
Здійснення бюджетного контролю.
Проведення факторного багаторівневого аналізу відхи­лень фактичних витрат і доходів від бюджетних у розрізі об’єктів управлінського обліку.
Проведення аналізу беззбитковості за найменуваннями товарів та загалом по підприємству.
Інформаційний супровід нестандартних управлінських рішень.
Організаційна структура
Управлінська бухгалтерія включає три відділи: 1) обліку, контролю та аналізу витрат і доходів; 2) бюджетування; 3) ана­лізу. Організаційна структура управлінської бухгалтерії затвер­джується директором за поданням фінансового директора.
Функції
Формування бюджетів: збуту, запасів, собівартості реалі­зованих товарів, витрат на збут, адміністративних витрат, при­бутків і збитків, балансу, руху грошових коштів за допомогою конфігурації «Фінансове планування», бухгалтерської системи «1С: Підприємство».

Регламенти управлінського обліку:
Положення про фінансову структуру (структуру ЦФВ).
Опис структури ЦФВ. Порядок її формування. Призначення відповідальних за ЦФВ.
2. Положення про ЦФВ.
Назва, порядок утворення. Функції. Підпорядкованість. Взаємозв’язки.
3. Положення про облікову політику в управлінському обліку.
Закріплення обраних методів оцінки і обліку об’єктів управлінського обліку.
4. Положення про бюджети.
Формування структури і переліку бюджетів. Статті бюджету доходів і витрат. Статті бюджету руху грошових коштів. Розподіл «Бюджет х Стаття». Розподіл «ЦФВ х Бюджет». Розподіл «ЦФВ х Бюджет х Відповідальний х Стаття». Формування структури бюджету про рух грошових коштів. Формування структури управлінського балансу.
5. Положення про планування.
Визначення горизонту і кроків планування для кожного бюджету. Розробка регламенту планування.