Деловая корреспонденция

Современное деловое письмо
Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром.
Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, письмо сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Требование при составлении делового письма :
Исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знает, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме.
Письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленности.
Письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным.
Деловое письмо должно быть корректным, написанным вежливым тоном, без эмоционально- экспрессивных фраз.

Виды деловых писем:
Резюме или письмо с просьбой о приеме на работу.
Письмо-заявление об уходе.
Рекомендательное письмо.
Письмо- отказ.
Письмо – запрос о ходе исполнения дела.
Письмо- напоминание.
Письмо- уведомление.
Письмо- благодарность.

Критерии при написании письма:
Точность.
Это одно из главных требований чаще всего не выполняется. Точности документа мешают слэнгизмы, профессионализмы, в большом количестве попадающие в язык коммерческой переписки. Такие слова, как «торговая накрутка» или «неучтёнка», не имеют юридически зафиксированного значения и могут создать проблему в конфликтной ситуации.
2. Лаконичность.
Многие излагают на трех страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях.
3. Убедительность.
Это требование, достигается двумя качествами текста: аргументированностью и грамотностью. К числу самых сильных аргументов относятся факты: примеры, ссылки на документы, постановления, акты, образцы материалов, сертификаты.
4. Достоверность.
Деловое письмо необходимо писать самому. Написание деловых писем не стоит передоверять секретарю, который не знает подробностей вашего общения с контрагентом. В исключительных случаях стоит написать письмо от руки — это подчеркивает значение адресата для автора письма.

Структура делового письма:
Обращение
«Уважаемый Иван Иванович»
«Уважаемый господин Иванов»
«Уважаемые господа!»
Основной текст
В основном тексте должна быть изложена ситуация, выражены ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.

Постскриптум (P.S.)
Служит для сообщения о важном событии, произошедшем после написания письма, или для информации, имеющей лишь косвенное отношение к основному содержанию.
Заключение
Кратко подводятся итоги всего написанного.
«Уверен, что Вы сможете разобраться в данной ситуации»
Письмо заканчивается стандартными формулировками:
«С уважением»
«Искренне Ваш»
«С надеждой на продуктивное сотрудничество»

Чего делать не нужно!
начинать текст с вашего отказа в ответ на какую-либо просьбу
Навязывание ожидаемого исхода
вопроса
Поторапливать адресата и приписывать «срочно», «незамедлительно»
Формулировки типа:
«Предлагаю внимательно изучить»