Информационно – справочные документы. Оформление протокола

ПРОТОКОЛ
- документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.
Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло впустую, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.

Процедура подготовки и проведения заседания коллегиального органа
Решение о проведении заседания
Подготовка повестки дня
ПОДГОТОВКА ЗАСЕДАНИЯ
Определение даты заседания
Рассылка раздаточного материала
Подготовка списков участников
Оповещение о проведении заседания

Проведение заседания
ВЕДЕНИЕ ЗАСЕДАНИЯ
ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛА
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ
СЕКРЕТАРЬ
ПОДПИСАНИЕ ПРОТОКОЛА

По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть
ПОЛНЫЕ
КРАТКИЕ
Оформляются все заседания
Оформляются :
Только оперативные совещания

ПРОТОКОЛЫ ОФОРМЛЯЮТСЯ
На общем бланке
На чистом листе бумаги
Машинописным способом

Образец общего продольного бланка организации
Росархив
Федеральное бюджетное учреждение
"Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела"
(ВНИИДАД)
______________________ N ____________________
Москва

ТЕКСТ ПРОТОКОЛА
ВВОДНАЯ ЧАСТЬ
ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

ВВОДНАЯ ЧАСТЬ ПРОТОКОЛА
Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.
Постоянная - слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные». Пишутся от начала левого поля.
Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших.
Вводная часть протокола заканчивается словами «ПОВЕСТКА ДНЯ:»
Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение.
Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем?", например:
1. Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2017 года. Доклад директора Степанова В.И.
Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня
Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ ПРОТОКОЛА

Протокол подписывается председателем и секретарем.
К нему подшиваются представленные материалы: справки, доклады, проекты, доклады и т. д.
Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или вьписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.
Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.
ПОДПИСАНИЕ ПРОТОКОЛА

Образец оформления протокола

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА
Оформляют на бланке предприятия или чистом листе бумаги формата А4( 210х297 мм).
Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов протокола являются:
Times New Roman N 13, 14;
Arial N 12, 13;
Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 16- 17 или выравнивается по центру;

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Председатель подпись М.А. Медведев
Секретарь подпись Т.О. Фомин