Навыки эффективной научной презентации

ЧТО ТАКОЕ ПРЕЗЕНТАЦИЯ?

ЦЕЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ
• мотивировать (побудить) кого-либо к рассмотрению того или иного вопроса, принятию решения или выполнению действий;
• убедить кого-либо (поставщика, потенциального партнера, клиента, др.) в реальности, значимости, потенциальном успехе и т.д. вашего предложения;
• проинформировать о чем-либо потенциально или реально заинтересованную сторону.

ПРИНЦИПЫ КОММУНИКАЦИИ
1. Планирование.
Вы, как отправитель информации, должны четко знать, кто будет получателем информации и представлять себе ответы на вопросы: что? кому? где? когда? для каких целей?
2. Структурирование.
Вам необходимо определить приоритеты, подчеркивать и выделять главные темы и аспекты передаваемой информации.
3. Постановка проблемы.
В начале своего информационного сообщения вы должны будете сделать введение в тематику выступления.

5. Изложение фактов.
Предаваемое вами сообщение должно базироваться на фактах, а не на мнениях. Сообщение должно иметь четкую логическую форму, а не расплывчатую структуру.
6. Учет специфики получателя.
При подготовке и передаче сообщения должны учитываться язык и терминология, принятые у получателя, его уровень и характер знаний и квалификация.
7. Контроль коммуникации.
Разные получатели по-разному реагируют на одно и то же сообщение. Поэтому необходимо гибкое реагирование и изменение передаваемой вами информации, ее структуры и характера.

ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ РАЗЛИЧНЫХ ФОРМ ПРЕЗЕНТАЦИЙ
Устное сообщение
Достоинства:
Не требуются технические средства и специальные помещения.
Недостатки:
Участники могут составить неверное визуальное представление о предметах сообщений

С использованием досок
Достоинства:
Изображения могут быть созданы непосредственно в ходе презентации.
Могут легко вноситься изменения и исправления.
Недостатки:
Требуются доски
Объем информации ограничен.
Информация уничтожается при стирании.
Перенос изображений на бумагу требует наличия специального аппарата.
Изображения не всегда аккуратны.

С использованием диапозитивов (слайдов)
Достоинства:
Высокое качество изображений, в том числе и многоцветных.
Однозначность визуального представления.
Недостатки:
- Требуются проектор и экран.
- В отдельных случаях необходимо получение разрешения на съемки.
- Необходимость соблюдения авторских прав.
- Помещение нужно затемнять.

ПОДГОТОВКА ВЫСТУПЛЕНИЯ

РАЗРАБОТКА ПЛАНА ВЫСТУПЛЕНИЯ

ВСТУПЛЕНИЕ
При подготовке презентации рекомендуется начинать любое вступление с представления самого себя. Оно должно быть весьма кратким, если не является собственно целью презентации.
После представления необходимо сообщить участникам о том, какую цель преследует презентация.
Вступление должно далее содержать краткое описание того, о чем будет говориться в основной части.

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
Основная часть выступления призвана передать участникам необходимый объем информации, требующейся для достижения его цели.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Опытные презентаторы рекомендуют упомянуть вновь главные положения основной части выступления в его заключении. Наконец, может быть высказано пожелание выступающего к аудитории.

СНАЧАЛА МОЛНИЯ – ПОТОМ ГРОМ

ТЕКСТ
В дополнение к устному выступлению рекомендуется иметь его текст. По объему этот текст может соответствовать выступлению, быть больше (расширенные материалы) или меньше (краткий реферат) выступления.
Текстовый материал, как и выступление, должен подготавливаться выступающим самостоятельно. Это позволяет исключить появление в тексте несовпадений с устным сообщением, устаревших данных, ошибок и опечаток.
Составные части выступления должны быть логически связаны друг с другом. При этом желательно избегать возвращения к уже сказанному. Повторения тем более нежелательны. В связи с этим рекомендуется составить простой графический план выступления.

Следует избегать чрезвычайно большого объема текстовой части. Возможно, что слушатели не будут иметь времени не только для его детального изучения, но и для прочтения вообще.
Рекомендуется на слайдах в тексте выделять главные мысли другим цветом.

ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ
Программа PowerPoint в пакете Microsoft Office позволяет подготовить презентацию в короткие сроки.

КОЛИЧЕСТВО ИНФОРМАЦИИ
Не перегружайте слайд информацией.
Материалы должны иметь такую структуру и содержание, чтобы за достаточно краткое время их демонстрации слушатели могли бы быстро понять содержание информации и без напряжения распознать ее.

Избыток информации на одной пленке мешает быстрому пониманию темы в целом. Излишняя детализация изображений, а также применение мелких изображений могут привести к тому, что информация будет вообще визуально неразличимой, особенно для сидящих далеко от экрана.

ШРИФТ
Следует выбирать, исходя из условий хорошей читаемости и восприятия изображения. Широко применяются шрифты типа и Times New Roman и Arial.
Заголовки, текст, буквенные и цифровые обозначения должны для наглядности выполняться шрифтами разной величины с размерами кеглей не менее 16. При повторении одного и того же текста на нескольких слайдах, например темы выступления, рекомендуется сохранять вид и размеры шрифта.

• Тексты не должны быть слишком длинными. Показ одного слайда длится, как правило, 15 — 20 секунд, поэтому в тексте не должно быть более 9 — 10 строк, а в каждой строке не более 5 — 6 слов. В большинстве случаев достаточно поместить на слайд только 3 — 4 строки.

ЦВЕТ
Цветовое оформление дает широкие дополнительные возможности. В большинстве случаев цвета используют как отличительный признак, например в диаграммах, графиках, схемах.

Применение излишнего количества цветов, особенно в диаграммах и графиках, может вызвать неуверенность в идентификации. Это особенно часто происходит, когда для выделения близлежащих или смежных участков диаграмм применяют малоразличимые цвета. Там, где это возможно, следует ограничиться тремя контрастными цветами, например синим, красным и зеленым.

Красный цвет в избыточном количестве может восприниматься как угрожающий или чрезмерно агрессивный.
Желтый цвет плохо подходит для надписей и линий. Если этот цвет все-таки нужен, то размеры шрифтов и толщину линий нужно увеличить в два раза по сравнению с обычными.

ФОН
Должен быть мягким. Его нельзя делать "едкого", режущего глаза цвета ( ярко-красный и т.п.) Тона грязно-зеленого, грязно-синего, фиолетового и других мрачных цветов могут свести на нет ваши старания. В хорошо освещенном помещении слишком светлый фон будет сливаться с экраном. Предпочтительнее выглядит светлый насыщенный фон с черными буквами на нем.

РАМКИ
Наличие общей рамки, обрамляющей все изображение на слайде, придает изображению завершенный вид. Рамки могут обрамлять и отдельные части демонстрируемого изображения.
Широкая черная (темная) рамка во всем мире воспринимается как траурная.

ТАБЛИЦА
Редко используются при презентациях. В том случае, если нельзя обойтись без их демонстрации, нужно попробовать обойтись минимумом таблиц, а сами таблицы максимально упростить.

АНИМАЦИЯ
Позволяет использовать интерактивные возможности появления отдельных элементов слайда по частям. Это также легко установить в программе PowerPoint в меню Показ слайдов функция Эффект анимации.

ПОКАЗ СЛАЙДОВ
Может осуществляться механически при переключении самим выступающим или с его сигнала (например, словом «дальше»), что иногда приводит к отрыву текста выступления от визуальной презентации. Автоматическая смена слайдов также нежелательна, поскольку формат выступления может быть изменен по ходу презентации и слайды могут или «запаздывать» или «опережать» говорящего.

ПРОВЕРКА СЕБЯ!
Завтра вам предстоит презентация, к которой вы долго готовились. Имеется план, подготовлены слайды, отпечатаны тексты...
Тем не менее, рекомендуем еще раз все проверить…

1. Вы записали презентацию в программе PowerPoint на нескольких носителях .
2. Порядок слайдов соответствует логике Вашего выступления.
3. Проверьте каждую копию размноженных текстов. Количество копий текста выступления достаточное, порядок страниц верный.
4. Заготовьте себе "шпаргалку". Лучше всего — тонкую карточку формата А5, на которой КРУПНО и читаемо можно записать основные позиции выступления с соответствующими отсылками к слайдам и т.д.
5. Вспомните еще раз, какими словами вы собираетесь открыть презентацию (3-4 предложения наизусть).
6. Проверьте свою одежду.

ДИСКУССИЯ И ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ
Возникновение вопросов и дискуссии по поводу вашего выступления не свидетельствуют о его неуспешности. Наоборот, это подтверждение того, что ваша презентация не оставила ее участников безразличными, т.е. проходит успешно.

Для того, чтобы дискуссия была успешной, она должна носить позитивный и предметный характер, представлять из себя объективное и обстоятельное обсуждение позиций, ведущее к решению проблемы.
Столкновение амбиций с взаимными претензиями, упреками и обидами сторон недопустимо.
Нельзя подменять объективное обсуждение предмета субъективным выяснением межличностных отношений оппонентов.
Конфронтационный ход дискуссии ведет к конфликтам и вражде участников, а главное — к сохранению, а иногда и обострению проблемы.

ЯЗЫК ТЕЛА И ЖЕСТОВ
• не становитесь слишком близко к собеседнику;
• стойте перед аудиторией прямо, слегка наклонив корпус вперед;
• установите зрительный контакт с аудиторией;
• не размахивайте руками и не суетитесь в ходе выступления;
• держите руки свободно, не суйте их в карманы, показывайте аудитории ладони (открытость), а не их тыльную сторону.