Оформление документов

.
Общие требования к документам
с учетом ГОСТа Р 7.0.97 – 2016
«Система стандартов по информации, библиотечному
и издательскому делу. Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению документов»,
утвержд. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст
● документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм;
● допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа, при котором ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

● многострочные реквизиты печатаются через один междустрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом;
● текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала;
● если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала;
● интервал между буквами в словах – обычный;
● интервал между словами – один пробел;
● текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);
● длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см;
● длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Требования к бланкам
(БУМАЖНЫМ И ЭЛЕКТРОННЫМ)
● бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта;
● бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации;
● электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений;
● виды применяемых бланков и их разновидности устанавливаются локальными нормативными актами.
Для изготовления бланков документов используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм);
для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148 мм).

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Фон электронных документов - белого цвета.
Каждый лист документа должен иметь поля не менее:
20 мм – левое (30 мм -для документов длительного срока хранения);
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Все листы одного документа должны иметь одинаковые размеры полей.
Размеры полей документов устанавливаются локальным нормативным актом (инструкцией по делопроизводству).

Рекомендации для оформления документов
Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97–2016
Как оформить письмо
Служебные письма вы оформляете, когда отвечаете на запросы или сами направляете запросы, заявки, переписываетесь с другими организациями, сотрудниками и кандидатами на работу.
Какие реквизиты оформлять. В бланке письма указывают:
• наименование организации — автора документа;
• справочные данные об организации;
• дату документа — дату создания письма;
• регистрационный номер документа;
• ссылку на номер и дату поступившего документа;
• адресат;
• подпись;
• печать, если требуется;
• отметку об исполнителе;
• отметку об исполнении и направлении документа в дело.

Адресат
Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
►При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например: Министерство образования
и науки Российской Федерации
► При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Руководителю Федеральной службы по труду и занятости
И.О. Фамилия

► В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций (например, ИФНС)
►Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221)
►Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых • в высшие органы государственной власти,
• федеральные органы исполнительной власти,
• территориальные органы в субъектах Российской Федерации, • постоянным корреспондентам.
►При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лице - после фамилии.

Нормы обращения и адресования
При заполнении реквизита «Адресат» допускается перед фамилией должностного лица употреблять сокращение «г-ну»/«г-же». При этом инициалы в реквизитах «Адресат» и «Текст документа» должны ставиться после фамилии.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться:
– вступительное обращение:
● Уважаемый господин Председатель!
● Уважаемый господин Губернатор!
● Уважаемая госпожа Захарова!
● Уважаемый Николай Петрович!
● Уважаемые господа!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
– заключительная этикетная фраза:
● С уважением, …

Как оформить локальные нормативные акты:
• ПВТР;
• положения о командировках, об оплате труда, о порядке обработки персональных данных и др.;
• должностные инструкции;
• инструкции и положения по охране труда
• положения о структурных подразделениях;
• Инструкция по кадровому делопроизводству
и другие.
На каком бланке составлять. Положения, инструкции, правила оформляются на бланках локального нормативного акта.

Какие реквизиты оформлять
Локальный нормативный акт (ЛНА) не имеет юридической силы, пока не оформите реквизиты:
1) наименование организации — автора документа;
2) дату документа;
3) место составления или издания документа;
4) подпись составителя;
5) отметку об учете мнения представительного органа работников, если он есть и закон требует учесть его мнение;
6) гриф утверждения, если локальный акт руководитель утвердил лично;
7) отметку о приложении, если ЛНА руководитель утвердил, когда подписал приказ по основной деятельности.

Дата ЛНА соответствует дате утверждения его руководителем — лично или приказом.
Ставьте дату после того, как получите подпись руководителя в грифе утверждения или он подпишет приказ
Утверждение. Если ЛНА утвердили приказом, оформляйте реквизит «Отметка о приложении»:
▬ на первом листе приложения проставляют отметку о приложении без грифа утверждения;
▬ затем документ печатают и хранят вместе с приказом.
▬ если ЛНА надо распечатать без приказа, то отметку о приложении надо заменить на гриф утверждения.

Как оформить текст ЛНА
► В ЛНА, которые устанавливают права и обязанности организации, структурных подразделений, сотрудников формулируйте текст от третьего лица единственного или множественного числа: «отдел выполняет функции», «в состав управления входят».
► Текст делите на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Нумеруйте их арабскими цифрами.
► Не выделяйте больше четырех уровней рубрикации.
► Разделы и подразделы должны иметь заголовки, пишите их с прописной буквы. Можно набирать заголовок полностью прописными буквами. Подзаголовки пишите, начиная с прописной буквы,
строчными.

Как оформить приказы:
по личному составу и по основной деятельности
На каком бланке составлять.
► Приказы оформляются на бланках, которые утвердили в организации;
► Для приказа, который хранят длительный срок – левое поле не менее 30 мм;
►Для приказов по личному составу бюджетные организации используют унифицированные формы Госкомстата, небюджетны организации также могут ими пользоваться, а могут утвердить свои - сделать это надо в составе бухгалтерской учетной политики.

Какие реквизиты оформлять
► На бланке приказа реквизиты располагают продольно. Состав реквизитов утверждается локальным нормативным актом, например, Инструкцией по кадровому делопроизводству.
► Приказу придают юридическую силу реквизиты:
• наименование организации — автора документа,
• дата документа;
• место составления или издания документа,
• подпись.
►Дата приказа соответствует дате, когда его подписал руководитель. Дата в приказе указывается под словом «Приказ».

► Место составления приказа - это название местности в соответствии с административно-территориальным делением, где находится организация. Если место составления документа состоит из нескольких слов, допускается набирать его шрифтами размером № 11 или 10 и размещать в две строки, например: п. Стрижи, Оричевский р-н, Кировская обл.
► Для городов федерального значения — Москва, Санкт-Петербург и Севастополь — слово «город» в сокращенном написании «г.» не указывается. Также это сокращение не пишите для населенных пунктов, в названии которых есть слово «город»: Белгород, Калининград, Новгород, Волгоград и др. А вот Екатеринбург уже требует сокращение «г.».
►Реквизиты «Подпись» и «Гриф согласования» размещаются
на одной странице с текстом документа

Как озаглавить приказ
► Заголовок к тексту отражает краткое содержание приказа и формулируется с предлогом «О»/«Об» и отвечает на вопрос «О чем?». Приказы по основной деятельности называйте общими формулировками: «Об утверждении Инструкции по кадровому делопроизводству». В приказах по личному составу в заголовках указывается работник, в отношении которого издан приказ: «Об увольнении Ионова С.С.»
► Заголовки из нескольких строк печатаются через один межстрочный интервал.
► В конце заголовка точка не ставится.
► Не заключайте заголовки в кавычки и не подчеркивайте их. А вот выделить полужирным шрифтом можно.

Как оформить кадровый приказ
Приказы по личному составу, как правило, пишут без преамбулы. В тексте сразу формулируют суть распоряжения в отношении конкретного сотрудника:
«Уволить Ионова Сергея Семеновича 19.07.2020 по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Далее в основании к приказу указывают документы, которые привели к такому кадровому решению. В нашем примере это «заявление Ионова С.С. от 04.07.2020».

Как оформить приказ по основной деятельности
►Текст приказа по основной деятельности излагается от первого лица единственного числа: «приказываю».
► «ПРИКАЗЫВАЮ» можно печатать прописными буквами без разрядки с новой строки от абзаца или строчными буквами вразрядку «п р и к а з ы в а ю» в продолжение преамбулы, можно выделять полужирным шрифтом.
Распорядительная часть приказа
▬ Если решение организационное: «утвердить», «создать», в пункте приказа надо сформулировать само решение. Исполнителей и сроки не указывайте.
▬ Если же пункт приказа формулирует поручение, то надо указать: поручение, исполнителя, сроки.

Как оформить протоколы
Протоколы составляются для оформления коллективных решений, например по результатам работы аттестационных комиссий, по сокращению, по проверке работы с документами и т. д.
Какие реквизиты оформлять. Протокол не имеет юридической силы, пока не оформлены реквизиты:
▬ наименование организации — автора документа;
▬ дата документа;
▬ место составления или издания документа;
▬ подписи председателя и членов комиссии.
Дата протокола - это дата, когда состоялось заседание комиссии или по-другому приняли коллегиальное решение.

Как оформить текст протокола
Протоколы могут быть полными или краткими. Решение о форме протокола принимает руководитель.
Полный протокол содержит:
• повестку дня,
• присутствующих ;
• вопросы и выступления лиц, которые принимали участие в обсуждении,
• принятые решения.
Краткий протокол включает:
• тему выступления,
•фамилии выступивших;
•принятые решения.

Текст протокола состоит из двух частей:
вводной и основной.
Во вводной части указываются:
•фамилии председателя и секретаря заседания;
• должности и фамилии участников и приглашенных лиц;
• повестка дня. В повестке дня указываются обсуждаемые вопросы. Вопросы нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения.
Текст основной части состоит из отдельных разделов по числу вопросов повестки дня. Каждый раздел надо оформить по одной схеме.

Что писать в каждом разделе протокола по повестке дня

Как оформить акт
Акты составляются для того, чтобы зафиксировать какие-либо факты, при свидетелях зафиксировать событие, доказать, что соблюдали процедуру, работник допустил нарушение, утеряны документы и т. д.
На каком бланке составлять. Акты оформляются на бланке с продольным или угловым расположением реквизитов.
Какие реквизиты оформлять. Акт не имеет юридической силы, пока не оформлены реквизиты:
— наименование организации — автора документа;
— дата документа;
— место составления или издания документа;
— гриф утверждения, если акт надо утвердить у руководителя;
— подписи сотрудников, которые составили акт.

Дата акта — это:
Дата события, если акт фиксирует одномоментно совершаемое действие, например, сотрудник передает материальные ценности.
Дата подписания акта, если событие растянуто во времени, а текст акта составили на заседании комиссии. Например, проводили проверку. Период проверки укажите в акте.
Кто составляет акт. Акт, которым подтверждается действие или событие, составляют сотрудники, которые совершают действие. Например, вы передаете и принимаете дела. Если перед актом была проверка, акт создает комиссия. Акт может составляться в присутствии других сотрудников, которые будут
свидетелями того, что вы фиксируется в акте.

Как оформить текст акта
Текст акта может состоять из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
Во вводной части акта укажите приказ, на основании которого создаете акт. Или опишите место, время и обстоятельства, в которых составляете акт. Здесь же назовите составителей акта.
В основной части акта изложите установленные факты, выводы и заключения.
Текст акта завершайте сведениями о количестве экземпляров акта и месте, где они хранятся.