Описание должностей. Методология HAY

Целевая структура
Описание должности
Оценка должности
Подбор
План адаптации
План эффективности
Комплексная оценка
План развития/
карьерный план
Обучение и развитие
Продвижение/ Пересмотр зп
Бизнес-стратегия
HR-стратегия
ЦИКЛ HR-процессов

Грейд – уровень должности, характеризующий величину ее влияния на конечный результат компании
Грейдирование должностей – это структурированный процесс определения относительной ценности каждой должности в организации
*Грейдинг (от англ, grading — классификация, сортировка, упорядочивание) — группировка должностей по определенным основаниям (определение "удельного веса должностей") и распределение их в иерархической структуре в соответствии с их ценностью для организации с целью построения системы мотивации.
Компания Эдварда Хэя была основана в 1943 г. и в дальнейшем превратилась в одну из ведущих консалтинговых организаций в области управления человеческими ресурсами. Целью метода Хэя являлось ранжирование должностей и видов трудовой деятельности по различным факторам.
Понятие грейдирования

Цели грейдирования
Цели грейдирования:
Построение прозрачной системы взаимоотношений работодатель – работник
Анализ и оптимизация организационной структуры
Построение иерархии должностей
Формирование простого, понятного и адекватного рынку пакета компенсаций и льгот
Разработка и внедрение программ мотивации
Управление карьерным ростом и развитием сотрудников

Процесс грейдирования
информация о
должности
мeтодология
присвоение
грейда

Шаги процесса оценки должностей (поддержание процесса)
Источники информации о должностях
Описания должностей
Профили ролей
Фокусированные интервью
Вопросники по сбору данных о должностях
Сбор данных о должностях онлайн
Орг. структуры
Процессы оценки должностей
Менеджер оценки должностей
Обоснования
Линейный/полевой процесс
Оценочный комитет
HR эксперты
Аутсорсинг
Процессы проверки качества
Линейная / полевая проверка
Оценочный комитет
Апелляционная комиссия
Совет предприятия
HR аудит
Согласование с руководством
Независимые эксперты
Факторы
Шаг 1
Шаг 2
Шаг 3

Критерии оценки должности
Факторы:
Параметры:
Свобода действий (полномочия)
Тип результата (измеримый / не измеримый)
Тип влияния на результат (прямое/ вспомогательное)

ИНТЕГРИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬЮ ПЕРСОНАЛА
КОМПЛЕКСНАЯ ОЦЕНКА ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ДОСТИЖЕНИЙ ПЕРСОНАЛА

Процессный подход в описании должности
Маркетинг
Закупки
Производство
Логистика
Продажа
Сервис
Бухгалтерия и финансы
Управление человеческими ресурсами
Развитие и оптимизация
Юридическое обеспечение
Безопасность
Информационные технологии
Основные процессы
Маржа
Маржа
Вспомагательные
процессы

ТРУДОВЫЕ ПРОЦЕССЫ (элемент процесса)
Технологии
(
люди
/ оборудование)
Результаты
(output)
Исходные ресурсы
(input)
Управление
(
процедуры
/ контроль /
культура)
Трудовой процесс основан на действии людей, либо оборудования,
через процесс преобразования ресурсов определённым способом
для достижения требуемого результата

Модель процесса
Действие A
Действие C
Управление
Исходные
ресурсы
Результаты
Технологии
Действие B
Трудовой процесс основан на действии людей, либо оборудования,
через процесс преобразования ресурсов определённым способом
для достижения требуемого результата

Место должности в процессе
Должность 1
Должность 2
Должность 4
Должность 3
Процесс 1
Процесс 2
Процесс 3
Процесс 4
= Результат

Цель / смысл существования должности
Сферы ответственности и полномочий
Конкретные результаты деятельности и KPI
Структуру подчинения
Требование к образованию, опыту, знаниям и навыкам, предъявляемых для данной должности.
Описание должности определяет:
Позволяет пояснить степень участия должности в процессах организации
Улучшает взаимоотношения между подразделениями
Повышается эффективность и мотивация работников благодаря четкому распределению сфер влияния

Смысл существования должности в организации
Место в структуре
Области её ответственности (3-8)
Основные задачи (действия)
Тип влияния на результат
Измеряемые аспекты должности (масштабы)
Показатели эффективности (KPI)
Полномочия
Требования к образованию и опыту
КРИТЕРИИ ОПИСАНИЯ

Принципы описания должности
Ответственность за результат
Должность, а не люди
Факты, а не мнения
Существующее положение, а не прошлое

Краткие, но точные формулировки с учетом типа влияния на результат
Структура описания должности
Главная цель
должности
Области
ответственности
Действия
Задачи

Управляющие – отвечают за стратегию, управление с помощью систем
Руководящие – отвечают за операционную деятельность, ориентация на средне- и краткосрочные результаты
Специализированные – предоставляют знания (консультируют), готовят решения, планируют и выполняют задания
Исполнительные – определяются часто повторяющимися наборами действий
Типы должностей в организационной структуре

Форма описания должностей. Общие данные.

Функциональный руководитель
Должность, находящаяся в подчинении у того же руководителя
ОПИСЫВАЕМАЯ ДОЛЖНОСТЬ
Должность непосредственного руководителя
Функциональный подчинённый
Должность, находящаяся в подчинении у того же руководителя
Должность подчиненного
Должность подчиненного
Должность подчиненного
Должность подчиненного
Форма описания должности. Место в структуре.

Форма описания должности. Миссия и цель должности
Для чего была создана должность?
Какова её основная задача по отношению к организации?
Каких результатов от неё ожидают?
Например: Цель должности Директора по персоналу:
Гарантирует реализацию кадровой политики предприятия с целью выполнения стратегических задач организации в рамках утвержденного бюджета (нормативный документ).

Форма описания должностей. Области ответственности.

Для чего была создана?
Какова её основная задача по отношению к организации?
Каких результатов от неё ожидают?
Какого рода задачи решаются на данной должности?
Каково её положение в организации?
Место в структуре
Иерархические связи
Диапазон и самостоятельность принимаемых решений
Какими средствами располагает?
ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ К ОПИСАНИЮ ДОЛЖНОСТИ

Смысл, потребность в существовании должности является наиболее точным ответом на вопрос - какую миссию она исполняет - ПОЧЕМУ она была создана и зачем существовует в данный момент в организации
Потребность в существовании должности синтетически определяет влияние должности на итоговый результат (по возможности, в одном предложении)
Тип влияния на конечный результат обычно зависит от функции должности:
Продажа - обычно непосредственное влияние
Бухгалтерия - обычно опосредованное влияние
Основные элементы:
Oбъект / поле деятельности
Действие
Результат
Одно краткое предложение, указывающее на основную цель с точки зрения основного результата
ОСНОВНАЯ ЦЕЛЬ/МИССИЯ/СМЫСЛ ДОЛЖНОСТИ

Представляет ключевые результаты должности
Подразумевает степень достижения результата
Концентрируется на результатах, а не на действиях („что?” a не „как?”)
Является вневременной (до изменения конструкции должности)
Является специфичной по отношению к остальным
Тесно связана с определенной должностью, а не с руководителем или организацией
Форма описания должностей. Области ответственности.

Обычно выделяют от 3 до 8 основных областей ответственности данной должности Если их меньше чем 3, это чаще всего означает, что не все они были включены в описание
Если же их больше чем 8, то вероятнее всего, что некоторые из более подробных задач или действий были определены как отдельные области ответственности
Как формировать области ответственности?
Перечислить и проанализировать все виды деятельности
Структурировать и выделить 4 – 8 основных видов деятельности
Убедиться, что виды деятельности не дублируются и являются функциональными
Пример Области ответственности для Территориального менеджера:
Выполняет план продаж продукции на территории ответственности
Организует управление торговым персоналом дистрибутора
Контролирует соблюдение финансовой дисциплины по взаиморасчетам с контрагентами
Обеспечивает достижение заданного уровня дистрибуции в регионе

Это численные данные, которые наилучшим образом характеризуют величину того, на что должность оказывает влияние
Масштабы должности могут быть финансовые, организационные, по отношению к работникам
Всегда следует уточнять период (напр. год), на который мы ссылаемся при описании масштабов, a также единицы измерения (валюту, тонны и т.д.)
Форма описания должностей. Масштабы должности.
Финансовые
данные переменного характера, динамичные, на которые данная должность оказывает влияние, например:
Оборот, годовой бюджет, фонд заработной платы или премиальный фонд
Организационные
ДАННЫЕ ПО ПЕРСОНАЛУ: число непосредственно подчиненных должностей – следует указать категории профессий – и/или число функционально подчиняющихся должностей (привести примеры должностей)
СТАТИСТИЧЕСКИЕ ЭЛЕМЕНТЫ, напр.: число выполняемых операций на данной должности; число улаживаемых дел; количество высылаемой корреспонденции; и т.д.
ДИНАМИЧНЫЕ ДАННЫЕ, напр.: рост оборота в процентах; изменения численности подчиненных; величины инвестиций; и т.д.

Финансовые
данные переменного характера, динамичные, на которые данная должность оказывает влияние, например:
Оборот, годовой бюджет, фонд заработной платы или премиальный фонд
Организационные
ДАННЫЕ ПО ПЕРСОНАЛУ: число непосредственно подчиненных должностей – следует указать категории профессий – и/или число функционально подчиняющихся должностей (привести примеры должностей)
СТАТИСТИЧЕСКИЕ ЭЛЕМЕНТЫ, напр.: число выполняемых операций на данной должности; число улаживаемых дел; количество высылаемой корреспонденции; и т.д.
ДИНАМИЧНЫЕ ДАННЫЕ, напр.: рост оборота в процентах; изменения численности подчиненных; величины инвестиций; и т.д.
ПРИМЕРЫ МАСШТАБОВ

Размышляйте о показателях в четырёх перспективах:
Собственники
Клиенты
Трудовые процессы
Развитие и инновации
Составьте список всех показателей, которыми пользуетесь Вы, либо Ваш начальник, для того, чтобы оценить Вашу степень достижения результатов в Областях ответственности
Качественные
Количественные
Примеры KPI:
Своевременность выполнения операций; качество работы; объем продаж; % выполнения плана
Форма описания должностей. KPI*.
*Ключевые показатели эффективности входят в описание должности и помогают оценить степень достижения результатов в областях ответственности

Для описания задач и действий необходимо ответить на вопрос:
Какие задачи решаются в данной области ответственности с целью достижения основного результата?
Требования к описанию задач:
Задачи описываются упорядоченно, последовательно, логически и хронологически
Должны отражать:
Сложность должности, диапазон творческого подхода; степень самостоятельности; Количество внешних и внутренних контактов
Форма описания должностей. Задачи.

Форма описания должностей. Требование к опыту и знаниям.

Прояснение процессов
Постоянный анализ организационной структуры
Управление эффективностью
Стандарты эффективности
Ожидания + оценка результатов
Отбор и трудоустройство
Критерии отбора, основанные
на требованиях к должности
Соответствующий работник
на соответствующем месте
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АНАЛИЗА ДОЛЖНОСТЕЙ
Планирование трудоустройства
Потребности фирмы в будущем и необходимые квалификации
Реструктуризация и изменение должностей
Планирование профессионального развития работников
Вознаграждения
Оценка должностей
Определение политики оплаты труда
Оценка персонала и обучение на основе выявленных дефицитов
Оценка потребностей в обучении
Уровни квалификаций
Описание должностей

Изменение описания
Изменение структуры
Усложнение процесса
Оптимизация процесса
1. Анализ изменений
2. Назначение соответствующего комитета (3 вида)
3. Проведение оценки – фиксация в протоколе
4. Внесение изменений в тарификатор
Переоценка должностей
HR