Оптимизация документооборота на предприятияхжелезнодорожного транспорта

Актуальность
Наличие практики двойного документооборота на предприятиях

Цели проекта. Дерево целей.

Экономические подцели
Добиться экономии рабочего времени
Повысить производительность труда
Снизить издержки на расходные материалы
Обеспечить экономический рост

Организационные подцели
Повысить эффективность работы с документами
Ускорить процессы принятия решений
Повысить уровень контроля
Повысить прозрачность документооборота

Социально-психологические подцели
Снизить физическую и психологическую нагрузку на человека
Сократить трудозатраты
Повысить уровень компьютерной грамотности сотрудников
Сократить ошибки вследствие человеческого фактора

Задачи
Изучить состояние документооборота на предприятии на сегодняшний день и выявить проблемы
Сравнить возможные способы исключения двойного документооборота
Разработать меры по внедрению наиболее оптимальной системы документооборота

Текущее состояние документооборота
Сложность корректировки документов в электронном виде и на бумажном носителе
Неудобство обработки данных на бумажных носителях
Большая вероятность ошибок при внесении и переносе данных
Двойная работа
Большие затраты на расходные материалы

Возврат к бумажному документообороту
Положительные стороны
Будет исключен двойной документооборот
Система может функционировать при отсутствии электроэнергии
Отрицательные стороны
Низкая скорость документооборота
Сложность хранения объемных архивов и поиска в них информации
Низкая производительность труда
Большая физическая и психологическая нагрузка на человека
Большая вероятность утери документов в процессе оборота
Сложность восстановления поврежденных или утерянных документов
Низкое качество хранения

Переход к полному электронному документообороту
Положительные стороны
Высокая скорость документооборота
Простота корректировки и обработки документов
Высокая сохранность документов
Эффективная коллективная работа над документами
Высокий уровень прозрачности оборота и контроля
Не требуется большого объема под архивы
Автоматизация рабочего места
Будет исключен двойной документооборот
Отрицательные стороны
Необходимость обучения персонала
Затраты на внедрение

Меры по внедрению
Разработка нормативно-правовой базы
Подготовка материально-технической базы
Разработка недостающих и усовершенствование существующих АРМов
Внедрение системы электронно-цифровых подписей
Обучение персонала