Организация офлайн-мероприятия

Дано: офлайн мероприятие на 20-50-100 человек

За 2-3 месяца до мероприятия
Подготовить концепцию события
Определить ЦА
Утвердить название

За 2-3 месяца до мероприятия
Выбрать дату и время. Если вы проводите конференцию для аудитории, ограниченной одним городом, выберите дату в будний день во второй половине недели, сбор гостей в 10:00. Если планируется участие иногородних — назначайте всё на выходной день, причём не раньше 11:00. Людям нужно успеть до вас добраться

За 2-3 месяца до мероприятия
Написать программу мероприятия. Предусмотрите перерыв на обед и перерывы между докладами. В это время гости смогут пообщаться, обсудить доклады и перекусить.
Сделать сайт
Создать группы Вконтакте, аккаунт в Инстаграм
Написать контент-план и график выхода рассылок

За 2-3 месяца до мероприятия
Расписать каналы рекламы, сроки и ответственные. Для привлечения гостей на мероприятие используйте максимум доступных каналов: контекстную и таргетированную рекламу, рассылку по своей базе контактов и базам привлечённых партнёров

За 2 месяца до мероприятия
Попросите спикеров записать видеообращение с приглашением гостей. Распространите получившиеся ролики в соцсетях, на личных страницах членов вашей команды. Договоритесь, чтобы репосты публикаций появились в аккаунтах спикеров.

За 1 месяц до мероприятия
Подобрать помещение, заключить договор
Решить вопрос с интернетом на площадке

За 2 недели до мероприятия
Подготовка полиграфии и раздаточных материалов для участников (дизайн, заказ, изготовление, доставка)
100% готовность программы
Активная рекламная кампания в соцсетях (если там есть ЦА) и интернет-реклама
Активизация спонсорской информационной поддержки
Утвердить меню и организатора кофе-брейка, заключить договор

За 2 недели до мероприятия
Составлены инструкции и чек-листы для участников мероприятия
Подобрана музыка или клипы для перерывов
Определено место обеда и проверено меню
Утвержден фотограф, помощник
Назначен специалист по сбору отзывов
Разданы ЦУ всем ответственным лицам

За 1 неделю до мероприятия
Прозвонить всех участников, напомнить про презентацию
Получить тираж полиграфии, сувенирной продукции и баннеров
Подготовить бейджи для участников
Получить презентации от спикеров
Протестировать звук и интернет на площадке
Подготовить указатели

За 1 неделю до мероприятия
Кураторы должны быть одеты единообразно и отличаться от гостей. Самое простое решение — одинаковые футболки с крупным логотипомили с крупной надписью «Организатор».

За 1 день до мероприятия
Генеральный прогон с командой на понимание «кто и за что отвечает»
Собрать итоговый список участников, не забыть партнеров, гостей, друзей
Сформировать пакеты участников
Распечатать точный тайм-план
За день до мероприятия подготовьте по максимуму площадку, раздаточные материалы и зону ресепшн. Смонтируйте баннеры и пресс-воллы.
Сохраните презентации спикеров на ноутбуке, на флешке и в облачном хранилище. Уточните у спикера за день до мероприятия, не было ли внесено изменений в презентацию, есть ли её обновлённая версия.

За 1 день до мероприятия
Обеспечьте чистые туалеты, наличие туалетной бумаги, мыла. Договоритесь с администрацией площадки о работе уборщиц, которые будут поддерживать порядок в течение дня.
Позаботьтесь о бесплатной питьевой воде на площадке. Установите несколько кулеров, следите за наличием в них воды и одноразовых стаканов.
Чтобы не задерживать гостей при встрече, подготовьте заранее списки в алфавитном порядке либо в порядке регистрационного номера участников. Если бейджи именные (хотя мы уже предостерегли вас от этого), разложите их по алфавиту или по регистрационному номеру.

За 1 день до мероприятия
Соберите «экстренный чемоданчик»: бумага а4, маркеры обычные и для доски, ручки, зарядки для телефонов
Запаситесь дополнительными удлинителями, переходниками для розеток, батарейками, запасным ноутбуком, обычным и двухсторонним скотчем, нитками, иголками, ножницами, отвёрткой и шуруповёртом.

В день мероприятия
Разместить указатели, баннеры на площадке
Обеспечить бесперебойную работу и следование программе
Подписать командировочным документы
Подписать акты приемки-сдачи работ для иногородних
Вести онлайн-трансляцию с мероприятия
Улыбаться

В течение недели после мероприятия
Выслать благодарственные письма спикерам, партнерам, площадке, спонсорам
Совершить все окончательные финансовые расчеты с контрагентами и подрядчиками
Подписать все закрывающие документы для бухгалтерии
Отправить экземпляры бухгалтерских документов контрагентам
Письменно провести анализ мероприятия (+/-)
Собрать отзывы и обратную связь в один файл
Вернуть все вещи-потеряшки хозяевам