Роль консультационных услуг в процессе оптимизации работы с документами в организации

Факторы, влияющие на работу с документами и информацией
Развитие информационных технологий и их внедрение в организации
Изменение требований к обработке и хранению информации, в том числе в электронном виде
Необходимость соответствия законодательным и нормативным требованиям и стандартам
Рост объемов документов, подлежащих обработке и хранению, увеличение количества документопотоков
Увеличение нагрузки на персонал, вовлеченный в процесс работы с документацией

Подходы к решению
Внедрение и использование систем автоматизации делопроизводства и документооборота, систем управления информацией
Оптимизация процессов управления документами и информацией!

Консультационные услуги
Спектр услуг, обеспечивающий эффективный контроль над информационными потоками на каждом этапе жизненного цикла документов:
планирование и создание
распределение, представление
исполнение, контроль
хранение
уничтожение

Экспертная оценка
Проведение экспертной оценки бизнес-процессов организации, связанных с управлением документацией и информацией, состояния делопроизводства и документооборота в организации, информационного обеспечения управления
Результат – аналитический отчет о существующей в организации технологии работы с документами и информацией

Детальное
обследование
Проведение обследования и разработка рекомендаций по совершенствованию процессов управления документами и информацией в условиях:
Классического документооборота
Электронного документооборота
Смешанного документооборота

Результат - выявление и помощь в устранении проблемных и «узких» мест в технологии работы с документами, предложения по оптимизации процессов управления документами и информацией в организации
Детальное
обследование

Нормативная база
Выработка рекомендаций по усовершенствованию внутренней нормативной базы
Разработка внутренних нормативных документов, регламентирующих:
Бизнес-процессы, связанные с управлением документацией и информацией, делопроизводственные процессы и документооборот
организацию оперативного и архивного хранения документов (в том числе, уничтожение и передачу на постоянное хранение)
работу с отдельными видами бумажных и электронных документов
использование информационных систем
использование информационных технологий (ЭЦП, сканирование и т.п.)
…

Разработка требований к функциональному составу систем автоматизации делопроизводства и документооборота, архивного дела; методика выбора системы
Разработка предложений по организации внедрения системы автоматизации и последующему масштабированию
Разработка предложений в области организации защиты информации в организации
Разработка требований к аппаратным средствам и инфраструктуре, необходимым для обеспечения функционирования в организации системы автоматизации
Информационные
технологии

Разработка рекомендаций по требованиям к персоналу (выполняемые функции, уровень подготовки, количественный состав)
Проведение обучения и курсов повышения квалификации персонала
По стандартным программам и методикам
По индивидуальным программам, разработанным специально для организации-заказчика
Персонал

Разовые консультации по вопросам организации процессов управления документами и информацией
Разработка аналитических материалов по вопросам организации процессов управления документами и информацией
Проведение лекций по актуальным вопросам современного делопроизводства и документооборота, архивного дела
А также

Консультирование по вопросам внедрения и использования:
Системы «ДЕЛО»
Системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО»
Системы «КАДРЫ»
Использование продуктов компании ЭОС

Мострансгаз - проведение обследования и выработка рекомендаций по совершенствованию делопроизводства и документооборота
Федеральная налоговая служба РФ - разработка концепции и нормативно-методической документации по реализации единых принципов обработки, регистрации хранения документов в налоговых органах Российской Федерации
РАГС - лекции по вопросам организации делопроизводства и документооборота
Участие в отраслевых конференциях и семинарах
Проекты ЭОС в области оказания консультационных услуг