Составление и оформление международного письма

Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи. При подготовке международных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки писем. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации — ИОС (International Organization for Standardization IOS).

Оформление деловой корреспонденции в практике экономического сотрудничества с зарубежными фирмами и международными организациями характеризуется рядом особенностей.
При общей тенденции к унификации форм, использованию устойчивых речевых конструкций, стандартной терминологии и стремлении к широкому применению средств механизации и автоматизации в делопроизводстве различий в оформлении делового письма немало. Прежде всего, это касается формуляра документа и состава реквизитов.

В стандартах ИСО определено 12 типовых составов зон (реквизитов письма).
1. Заголовок письма (Issuer Field)
2. Ссылка на данные получателя и отправителя (Reference Line)
3. Дата (Date)
4. Адресат (Address)
5. Указание на конкретное лицо (Attention Line)
6. Обращение (Salution)
7. Общее содержание письма (Subject Line)
8. Текст письма (Body of the Letter)
9. Завершающая формула вежливости (Complimentary Close)
10. Подпись (Siqnature)
11. Приложение (Enclosure)
12. Указание на рассылку копий (СС Notation)

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не считается обязательным реквизитом. Он включает эмблему фирмы, ее наименование, почтовый и телеграфный адрес с указанием индекса, номер телефона, телекса и телефакса. В заголовке может содержаться указание на род деятельности фирмы, характеристика ее как корпорации или компании с ограниченной ответственностью (сокращенно Inc. или Ltd.)
Удачное расположение компонентов заголовка, его оригинальная эмблема способствуют созданию благоприятного впечатления о фирме у тех, кому направлено письмо.

Текст письма, как правило, начинается с обращения. Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу, являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма. В деловой корреспонденции принято несколько форм обращений, различающихся своей «тональностью».
Если письмо адресуется какой-либо фирме, то обычно употребляется обращение Gentlemen, Ladies.
Подчеркнуто официально звучат обращения: Sir, Madam, Sirs, Mesdames. Также официальными яв­ляются обращения: Dear Sir, Dear Madam.
Обращение с указанием фамилии звучит менее официально: Dear Mr. Allen; Dear Mrs. Allen.
Есть различие в употреблении знаков препинания в формуле обращения:
в США используют двоеточие (Dear Sir:; Dear Mr. Smith:);
в Англии — запятую (Dear Sir,; Dear Mr. Smith,).
Текст письма разбива­ется на абзацы, которых обычно два: в первом содержится смысло­вая часть документа, во втором приводится заключительная фраза вежливости.
Смысловая часть должна излагаться деловым, однако подчеркнуто уважительным тоном, отличаться ясностью лексики, быть логичной и убедительной.

Заключительная фраза вежливости носит стереотипный характер, например:
Your prompt reply be appreciated (Мы были бы благодарны за ваш скорый ответ);
Please accept thanks in advance (Заранее примите нашу благодарность);
With my personal regards and good wishes (Примите мой наилучшие пожелания).
Если письмо носит характер приглашения, то под текстом письма с правой стороны встречается сокращение R.S.V.R., которое означает: «пожалуйста, ответьте».

Текст международного письма отличается наличием личностных обращений и местоимений: мы пишем; имею честь сообщить; очень любезно с вашей стороны; позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить; мы должны извиниться; с нетерпением жду ответа; пожалуйста, без колебания свяжитесь со мной, если Вам нужна более подробная информация; пользуясь таким замечательным поводом, позвольте выразить Вам уверение в своем самом высоком уважении; мы были бы рады получить ответ и т. д.

Составитель письма иностранному партнеру должен иметь список речевых штампов, формул вежливости, общепринятых пожеланий языка адресата. Это очень важно для точной передачи смысловых оттенков, поскольку, например, стандартные формулировки в русском языке, выражающие запрет, в переводе на английский будут иметь значение предостережения.