«ДОКУМЕНТЫ НУЖНО НЕ ТОЛЬКО ХРАНИТЬ…»

АРХИВ (лат. archivum, от греч. archeion — присутственное место),
1) учреждение или его часть, хранящая документы.
2) Совокупность документов, образовавшихся в результате деятельности учреждений, предприятий и отдельных лиц.

Главными задачами архива являются:
- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
- обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов хранящихся в архиве
Главные задачи ведомственного архива.

Формирование дел и требования к составлению номенклатур дел.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов делопроизводства, являются формирование дел и составление номенклатур дел.

Основные требования к формированию дел.
- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела;
- дело должно содержать не более двухсот пятидесяти листов, при толщине не более 4 см.

Группировка отдельных категорий документов
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Экспертиза ценности документа
Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.
Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно-методическими документациями, утвержденными архивной службой.

Основные функции экспертной комиссии
- организация ежегодного отбора документов для хранения;
- рассмотрение описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения, в т. ч. и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

Подготовка и передача дел в архив.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в архив подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ЕГСД и настоящих Правил.

РУКОВОДСТВО И КОНТРОЛЬ
Устав образовательного учреждения (далее - ОУ );
Приказы директора ОУ по основной деятельности;
Приказы директора ОУ по основной деятельности личного состава
Локальные акты;
Журналы регистрации поступающих и отправляемых документов.

УЧЕБНО-ПЕДАГОГИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Приказы директора ОУ по личному составу обучающихся;
Алфавитная книга записи учащихся;
Личные дела учащихся;
Классные журналы;
Отчёты о работе учреждения;
Протокола.

КАДРЫ
Приказы по личному составу учреждения;
Личные карточки работников Т-2;
Личные дела работников;
Книга учёта личного состава работников.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полное оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет дела
Полное или частичное оформление дел

Дела постоянного хранения подшиваются в твёрдую обложку суровыми нитками вчетыре прокола.
На обложки дела постоянного хранения должны быть проставлены реквизиты.

Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом.
В конце дела на отдельном листе, составляется завершительная надпись.

Дела временного хранения оформляются упрощённо:
не прошиваются;
листы не нумеруются;
уточнение на обложках не производится;
описи на дела не составляются;
учёт ведется по номенклатуре дел.

Книги приказов с 1949 по 2004годы хранятся в рукописном виде.

С 2004 года приказы печатаются и оформляются по установленным стандартам и сдаются на хранение в школьный архив.