БД2022-2023аТребования к оформл док №3

1. Организационно-распорядительные документы:
уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы), в том числе включенные в ОК 011-93уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы), в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД), класс 0200000 оформляются на основе Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97 – 2016, введенного в действие Приказом Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст. (перенесена на 1 июля 2018 года).

2. Национальный стандарт РФ
ГОСТ Р 7.0.97 – 2016
РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства;
ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело«;
УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст.

Национальный стандарт РФ
ГОСТ Р 7.0.97 – 2016
В настоящем стандарте реализованы нормы:
Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации«;
Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации»;
Введен ВЗАМЕН ГОСТ Р 6.30-2003.

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации".
Настоящий стандарт определяет:
состав реквизитов документов;
правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий;
виды бланков, состав реквизитов бланков,
схемы расположения реквизитов на документе;
образцы бланков;
правила создания документов.
Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования

3. Общие требования к созданию документов
3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3 Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:
Times New Roman N 13, 14;
Arial N 12, 13;
Verdana N 12, 13;
Calibri N 14 и приближенные к ним.
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.
3.4 Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах - обычный.
Интервал между словами - один пробел.

3.5 Текст документа
Выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
3.6 Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

3.7 Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А
Рисунок А.1 - Расположение реквизитов на титульном
листе документа
.
Наименование организации
Гриф согласования документа Гриф утверждения документа
Наименование вида документа
Заголовок к тексту
Место составления (издания) документа - год издания документа

Пример оформления титульного листа документа
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ
ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
СРЕДНЕРУССКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ – ФИЛИАЛ
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ТВОРЧЕСКАЯ РАБОТА
НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА
По дисциплине Документационное обеспечение управления
по теме Путешествие в прошлое
Заголовок
г. Орел – 2021
Место составления – год издания

4. Реквизиты документа
При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, определения которых приведены в
НАЦИОНАЛЬНОМ СТАНДАРТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
SYSTEM OF STANDARDS ON INFORMATION, LIBRARIANSHIP AND PUBLISHING. RECORDS MANAGEMENT AND ORGANIZATION OF ARCHIVES. TERMS AND DIFINITIONS ГОСТ Р 7.0.8-2013

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ГОСТ Р 7.0.8-2013
устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
1. делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2. документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
3. управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
4. архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
5. служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
6. архив (архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
7. документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
8. официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

9. архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
10. электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
11. документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
12. носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
13. автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
14. юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
15. юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

16. аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
17. достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
18. целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
19. пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

20. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21. подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
22. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24. электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
25. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

26. выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
27. письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
28. текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
29. изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
30. фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений - статичных образов.

31. аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
32. видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов.
33. кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов.
34. фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
35. графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

36. реквизит документа: Элемент оформления документа.
37. формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

3.2. Делопроизводство
3.2.1. Документирование
документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.

оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.
согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.
гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа.

резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
текст документа: Основная содержательная часть документа.
адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.
отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).
отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.
печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.
регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97 – 2021
СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ
01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 - эмблема;
03 - товарный знак (знак обслуживания);
04 - код формы документа;
05 - наименование организации - автора документа;
06 - наименование структурного подразделения - автора документа;
07 - наименование должности лица - автора документа;
08 - справочные данные об организации;
09 - наименование вида документа;
10 - дата документа;
11 - регистрационный номер документа;
12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 - место составления (издания) документа;
14 - гриф ограничения доступа к документу;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - заголовок к тексту;
18 - текст документа;
19 - отметка о приложении;
20 - гриф согласования документа;
21 - виза;
22 - подпись;
23 - отметка об электронной подписи;
24 - печать;
25 - отметка об исполнителе;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка о поступлении документа;
28 - резолюция;
29 - отметка о контроле;
30 - отметка о направлении документа в дело.

5. Оформление реквизитов документов

Пример оформления
АО «ПРОТОН-ЭЛЕКТРОТЕКС»

Пример оформления
Герб РФ
ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Банк России)
Управление лицензирования деятельности и ликвидации кредитных организаций Главного управления Центрального банка Российской Федерации
по Центральному федеральному округу г. Москва

Росархив
Федеральное бюджетное учреждение "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела"
(ВНИИДАД)
ДИРЕКТОР

Росархив
Федеральное бюджетное учреждение "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела"
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел./факс [phone]
e-mail:
[email protected]
; http://www.vniidad.ru ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795; ИНН/КПП 7708033140/771001001

АО Орёлмебель
г. Орёл, пер. Южный,18
8-4862-55-31-25, 8-4862-55-31-24

Эмблема
Акционерное общество «Российский сельскохозяйственный банк»
(АО «Россельхозбанк»)
Орловский региональный филиал АО «Россельхозбанк»
ПРИКАЗ
Эмблема
Акционерное общество «Российский сельскохозяйственный банк»
(АО «Россельхозбанк»)
Орловский региональный филиал АО «Россельхозбанк»
РАСПОРЯЖЕНИЕ

Орловский региональный филиал АО «Россельхозбанк»
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Орловский региональный филиал АО «Россельхозбанк»
СПРАВКА
Орловский региональный филиал АО «Россельхозбанк»
ПРОТОКОЛ
Орловский региональный филиал АО «Россельхозбанк»
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
Орловский региональный филиал АО «Россельхозбанк»
АКТ

Верно ли оформлены реквизиты?

Эмблема
Орловский региональный филиал АО «Россельхозбанк»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
5 июня 2021 г.

Росархив
Федеральное бюджетное учреждение
"Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД)
ПРИКАЗ
_______________ N _____________
Москва
Рисунок В.6 - Образец бланка конкретного вида
документа организации

Эмблема
Акционерное общество «Российский сельскохозяйственный банк»
(АО «Россельхозбанк»)
Орловский региональный филиал АО «Россельхозбанк»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
5 июня 2021 г. №01-02/01

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПРОТОН-ЭЛЕКТРОТЕКС»
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
6 июня 2021 г. №01-02/01
АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПРОТОН-ЭЛЕКТРОТЕКС»
СПРАВКА
7 июня 2021 г. №04-03/02
Товарный знак
АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПРОТОН-ЭЛЕКТРОТЕКС»
ПРИКАЗ
5 июня 2021 г. №02-04/02

Орловский региональный филиал АО «Россельхозбанк»
ПРОТОКОЛ
7 июня 2021 г. №02-02/01
№01-05/25
01-05 - индекс дела
01 – код подразделения
05- номер папки в которую подшиваются документы
через косую черту – регистрационный номер документы по журналу регистрации -25

ДЕЛО № 01-05
Журнал регистрации документов 2018 год

ДЕЛО № 01-05
Журнал регистрации документов 2018 год

ДЕЛО № 01-15
Журнал регистрации документов 2021 год

Дата, регистрационный номер исходящего документа
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа,
на который оформляется ответ.

Эмблема
Акционерное общество «Российский сельскохозяйственный банк»
(АО «Россельхозбанк»)
Орловский региональный филиал АО «Россельхозбанк»
ПРИКАЗ
5 июня 2018 г. №02-03/28
г. Орел

Товарный знак
АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ВЕКТОР»
ПРИКАЗ
5 июня 2021 г. № 02-03/28
г. Орел
АО «БрянскМебель»
ПРИКАЗ 17 июля 2021 г. № 04-07/127
г. Брянск

Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих или с учетом профессиональных Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих или с учетом профессиональных стандартов предусматривает:
Директор
Генеральный директор
Управляющий
Финансовый директор
Заместитель директора по финансам
Главный бухгалтер
Начальник отдела кадров
Начальник отдела бухгалтерского учета и отчетности
Начальник отдела документационного обеспечения управления
Начальник отдела по работе с персоналом
Начальник отдела по работе с клиентами

Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих или с учетом профессиональных Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих или с учетом профессиональных стандартов предусматривает:
Директор
Генеральный директор
Управляющий
Финансовый директор
Заместитель директора по финансам
Главный бухгалтер
Начальник отдела кадров
Начальник отдела бухгалтерского учета и отчетности
Начальник отдела документационного обеспечения управления
Начальник отдела по работе с персоналом
Начальник отдела по работе с клиентами

Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих или с учетом профессиональных Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих или с учетом профессиональных стандартов предусматривает:
Директор
Генеральный директор
Управляющий
Финансовый директор
Заместитель директора по финансам
Главный бухгалтер
Начальник отдела кадров
Начальник отдела бухгалтерского учета и отчетности
Начальник отдела документационного обеспечения управления
Начальник отдела по работе с персоналом
Начальник отдела по работе с клиентами

17. Заголовок к тексту

17. Заголовок к тексту

17. Заголовок к тексту

17. Заголовок к тексту

18. Текст документа
составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.
Times New Roman N 13, 14;
Arial N 12, 13;
Verdana N 12, 13;
Calibri N 14 и приближенные к ним.
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.
Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
Пример,
В соответствии с Федеральным законом РФ от 2 декабря 1990 года N 395-1 О банках и банковской деятельности имеет право осуществлять банковские операции……..

Верно ли оформлен реквизит?

18. Текст документа
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.
Пример,
В соответствии с Правилами трудового распорядка, утвержденными приказом директором ПАО «КВАНТ» от 10.02.2018 №ОД-12
Или
На основании трудового договора с Ивановым Иваном Ивановичем от 12.02.2018 №123

18. Текст документа
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа
приказываю:
Создать базу данных по событиям, содержащим в себе угрозы возникновения операционного риска.
2. Контроль исполнения приказа оставить за собой.
В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("коллегия... постановляет", "собрание... решило").
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
1.СЛУШАЛИ:
Воробьев И.И. представил проект плана развития на 2019 год.
ВЫСТУПИЛИ:
Иванов В.П. предложил утвердить план развития на 2019 год.
Комова В.А. предложила ознакомить всех работников ПАО «КВАНТ» с планом развития на 2019 год.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Утвердить план развития на 2019 год.

18. Текст документа
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста:
от третьего лица единственного или множественного числа
Примеры
"отдел осуществляет функции...",
"в состав управления входят...",
"комиссия провела проверку...»
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:
от первого лица множественного числа
Примеры
"просим направить...",
"представляем на рассмотрение...»;
от третьего лица единственного числа
Примеры
"министерство не возражает...",
"общество считает возможным...";
от первого лица единственного числа
Примеры
"считаю необходимым...",
"предлагаю рассмотреть...», если письмо оформлено на должностном бланке.
18. Текст документа

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
г. – город
с. – село
п.г.т – поселок городского типа
РФ – Российская Федерация
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться:
- вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Губернатор!
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая госпожа Захарова!
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые господа!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
18. Текст документа

Уважаемый Николай Петрович!
Просим направить годовой отчет за 1 квартал 2019 года. Содержание отчета представляется по форме 1-С.
С уважением,

Уважаемый Николай Петрович!
Просим направить годовой отчет за 1 квартал 2019 года. Содержание отчета представляется по форме 1-С.
Приложение: на 10 л. в 1 экз.
С уважением,

- если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):
Пример,
Приложение: CD в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:
в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1) или перед номером приложения допускается ставить знак номера: ... (приложение N 2);
- на первом листе самого приложения в правом верхнем углу указывается:
Приложение N 2
к приказу АО "Профиль"
от 15.08.2018 N 112.
19. Отметка о приложении

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
Пример
Приложение 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом АО "Профиль"
от 18.05.2021 N01-02/67
19. Отметка о приложении

Должностная инструкция оформлена на двух станицах в двух экземплярах …….
Начальник отдела
документационного обеспечения
управления подпись О.А. Козлова
СОГЛАСОВАНО
Юрисконсульт
подпись К.И. Морозова
12.10.2018

Лист согласования
СОГЛАСОВАНО
Заместитель директора
___________ К.И. Маркова
12.10.2021
СОГЛАСОВАНО
Главный бухгалтер
___________ В.В. Петрова
12.10.2021
СОГЛАСОВАНО
Юрисконсульт
___________ К.И. Морозова
12.10.2021

5.22

5.22

Верно ли оформлены реквизиты?

22. Печать

Пример оформления делового письма

Пример оформления отметки об электронной подписи

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

25. Отметка об исполнителе

25. Отметка о поступлении документа

26. Отметка о заверении копии

28. Резолюция 29. Отметка о контроле 30. Отметка в дело
В дело 02-11
Подпись
20.12.2006

6. Бланки документов
6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов
A4 (210 x 297 мм)
A5 (148 x 210 мм)
для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов
A5 (148 x 210 мм)
A6 (105 x 148)
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе.
Бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции и/или электронные шаблоны бланков.
Бланки
на бумажном носителе и
электронные шаблоны бланков
должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Образцы гербовых бланков, применяемых в учреждениях Банка России

Образцы гербовых бланков, применяемых в учреждениях Банка России

Образцы гербовых бланков, применяемых в учреждениях Банка России

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром.
Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков
угловой (рисунок Б.1)
продольный (рисунок Б.2).

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Рисунок Б.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате A4 углового бланка

Рисунок Б.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате A4 продольного бланка

6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.
Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.
Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:
- центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов
Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97 – 2021
6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.
Росархив
Федеральное бюджетное учреждение
"Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела"
(ВНИИДАД)
______________________ N ____________________
Москва
Рисунок В. 1 - Образец общего бланка организации

Рисунок В.2 - Образец углового бланка письма организации
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица - реквизит 07.
Росархив
Федеральное бюджетное учреждение
"Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела"
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс [phone]
e-mail:
[email protected]
; http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795;
ИНН/КПП 7708033140/771001001
______________________ N ____________________
На N _________________ от ___________________

Рисунок В.3 - Образец продольного бланка письма организации
Росархив
Федеральное бюджетное учреждение
"Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс [phone] e-mail:
[email protected]
;
http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795;
ИНН/КПП 7708033140/771001001
_______________ N _____________
На N __________ от ____________

Рисунок В.4 - Образец продольного бланка письма
должностного лица
Росархив
Федеральное бюджетное учреждение
"Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела"
(ВНИИДАД)
ДИРЕКТОР
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс [phone] e-mail:
[email protected]
;
http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795;
ИНН/КПП 7708033140/771001001
_______________ N _____________
На N __________ от ____________

Рисунок В.5 - Образец продольного бланка письма
структурного подразделения
Росархив
Федеральное бюджетное учреждение
"Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела"
(ВНИИДАД)
ОТРАСЛЕВОЙ ЦЕНТР ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс [phone] e-mail:
[email protected]
;
http://www.vniidad.ru
Тел./факс [phone]; e-mail:
[email protected]
ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795;
ИНН/КПП 7708033140/771001001
_______________ N _____________
На N __________ от ____________

Рисунок В.6 - Образец бланка конкретного вида
документа организации
Росархив
Федеральное бюджетное учреждение "Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела"
(ВНИИДАД)
ПРИКАЗ
_______________ N _____________
Москва

Рисунок В.7 - Образец бланка конкретного вида документа
должностного лица
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица - реквизит 07.
Росархив
Федеральное бюджетное учреждение
"Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела"
(ВНИИДАД)
ДИРЕКТОР
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_______________ N _____________
Москва

6.8 В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации:
угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне:
на русском языке - слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации - справа)
или
продольные (все реквизиты бланка на русском языке - сверху, ниже - все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).
Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках - русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.

Рисунок В.8 - Образец продольного бланка письма организации на двух языках
Росархив
Федеральное бюджетное учреждение
"Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела"
(ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс [phone] e-mail:
[email protected]
;
http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795;
ИНН/КПП 7708033140/771001001
Rosarchiv
The Federal Budget Institution
"The All-Russian Scientific and Research Institute for
Archives and Records Management"
(VNIIDAD)
Profsoyuznaya ul., 82, Moscow, 117393
Tel./Fax [phone]; e-mail:
[email protected]
;
http://www.vniidad.ru
_______________ N _____________
На N __________ от ____________