Информационно-документационное обеспечение профессиональной деятельности

Л И Т Е Р А Т У Р А
Информационные системы и технологии в экономике и управлении: Уч. пособие/ под ред. Проф. В.В. Трофимова – 2-е изд. перераб.и доп. – М.: Высш. образ-е, 2007.– 480 с.
Информационные системы в экономике : Уч. Пособие/ А.Н. Романов А.Н., Одинцов Б.Е. – М.: Вузовский учебник, 2006. – 300 с.
Информационные системы и технологии в экономике: Уч.пособие/ И.А. Брусакова, В.Д. Чертовской – М.: Финансы и статистика, 2007. – 352 с.

Лекция по теме № 2
Современные информационные системы и их информационно-документационное обеспечение в экономической деятельности организаций и предприятий
Учебные вопросы:
1. Структура экономической системы и её информационные потоки – с.№4.
2. Классификация информационных систем предприятий (организаций) – с.№13 .
3. Состав информационных систем предприятий (организаций) и виды их обеспечения – с.№ 21 .
4.Информационно-документационное обеспечение информационной системы «1с: Предприятие 8» - с.№42

1. Структура экономической системы и её информационные потоки
Информационная система — организационно-техническая система, которая предназначена для выполнения информационно-вычислительных работ или предоставления информационно-вычислительных услуг, удовлетворяющих потребности системы управления и ее пользователей — управленческого персонала, внешних пользователей (инвесторов, поставщиков, покупателей), путем использования и/или создания информационных продуктов.

ПОНЯТИЕ ОСНОВНЫХ СОСТАВЛЯЮЩИХ ТЕРМИНА «ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА»
Информационно-вычислительная работа — деятельность, связанная с использованием информационных продуктов. Например - поддержка информационных технологий управления.
Информационно-вычислительная услуга — это разовая информационно-вычислительная работа.
Информационный продукт - вещественный или нематериальный результат интеллектуального человеческого труда, обычно материализованный на определенном носителе. Например, разнообразных программных продуктов, выходной информации в виде документов управления, баз данных, хранилищ данных, баз знаний, проектов ИС и ИТ.

МЕТОДОЛОГИЯ СИСТЕМНОГО ПОДХОДА К ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ
Информационная система - совокупность взаимосвязанных объектов (элементов), функционирующих совместно для достижения общей цели системы управления.

ПОНЯТИЯ ПРИНЦИПОВ СОЗДАНИЯ
ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
Эмерджентность (от англ, «emergent» — внезапно возникающий) –
целостность системы на основе общей структуры, когда поведение отдельных элементов рассматривается с позиции функционирования всей системы;
Гомеостазис — устойчивое функционирование системы при достижении общей цели;
Адаптивность — скорость приспосабливания к изменениям внешней среды;
Управляемость — глубина изменения поведения элементов системы;
Самоорганизация — возможность изменения структуры системы в соответствии с изменением целей системы.

КИБЕРНЕТИЧЕСКАЯ СТРУКТУРА
ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ
i – 1, i – 2, i – 3, i -4 - Информационные потоки.

ПОНЯТИЕ ОСНОВНЫХ ПОДСИСТЕМ
ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ
Объект управления - подсистема материальных элементов экономической деятельности (сырье и материалы, оборудование, готовая продукция, работники и др.) и хозяйственных процессов (основное и вспомогательное производство, снабжение, сбыт и др.).
Субъект управления – подсистема взаимодействующих структурных подразделений экономической системы (дирекция, финансовый, производственный, снабженческий, сбытовой и другие отделы), осуществляющих функции управления.

ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ СУБЪЕКТА
УПРАВЛЕНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ
Планирование — определяет цель функционирования экономической системы на различные периоды времени (стратегическое, тактическое, оперативное планирование);
Учет — отображает состояние объекта управления в результате выполнения хозяйственных процессов;
Контроль — фиксирует отклонение учетных данных от плановых целей и нормативов;
Регулирование — осуществляет оперативное управление всеми хозяйственными процессами для исключения возникающих отклонений между плановыми и учетными данными;
Анализ — определяет тенденции в работе экономической системы и резервы, которые учитываются при планировании на следующий временной период.

СОДЕРЖАНИЕ ОСНОВНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ
i-1 — информационный поток из внешней среды в систему управления - поток нормативной информации, создаваемый государственными учреждениями в части законодательства, поток информации о конъюнктуре рынка, создаваемый конкурентами, потребителями, поставщиками;
i -2 — информационный поток из системы управления во внешнюю среду - отчетная информация, прежде всего финансовая, в государственные органы, инвесторам, кредиторам, потребителям; маркетинговая информация потенциальным потребителям;
i -3 — информационный поток из системы управления на объект совокупность плановой, нормативной и распорядительной информации для осуществления хозяйственных процессов;
i -4 — информационный поток от объекта в систему управления – учетная информация о состоянии объекта управления ( о сырье, материалах. денежных ресурсах и др.) в результате выполнения хозяйственных процессов.

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ИНФОРМАЦИОННЫМ ПОТОКАМ
Полнота и достаточность информации - для эффективной реализации функций управления;
Своевременность предоставления информации;
Обеспечение необходимой степени достоверности информации в зависимости от уровня управления;
Экономичность обработки информации (затраты на обработку данных не должны превышать получаемый эффект);
Адаптивность к изменяющимся информационным потребностям пользователей.

2. Классификация информационных систем предприятий (организаций)
.

ТИПОВЫЕ ПРИЗНАКИ КЛАССИФИКАЦИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ПРЕДПРИЯТИЙ

Классификация ИС предприятий по типовым признакам
Сфера деятельности объекта управления:
промышленное предприятие;
сфера обращения (торговля, банки и кредитные организации);
образование;
социальная сфера; и др.
Функциональная структура ИС:
автоматизация технической подготовки производства;
маркетинг и стратегия развития предприятий;
технико-экономическое планирование;
финансы (бухгалтерский учет, финансовый анализ);
материально-техническое обеспечение;
оперативно-календарное управление производством;
управление сбытом готовой продукции;
управление персоналом; и др.

Классификация ИС предприятий по типовым признакам
3. Организационная структура ИС:
автоматизированное рабочее место (АРМ) управленческого персонала;
комплекс взаимосвязанных АРМ.
4. Границы ИС:
ИС предприятия (организации);
ИС отрасли;
государственная И С;
международная ИС.
5. Степень интеграции ИС:
локальная ИС (изолированное
информационное пространство);
частично интегрированная ИС (общее информационное пространство);
полностью интегрированная
корпоративная И С.

Классификация ИС предприятий по типовым признакам
6. Информационно-технологическая архитектура ИС:
ИС централизованной архитектуры построения (один центр хранения и обработки данных);
ИС распределенной архитектуры (компьютерные сети, наличие множества центров обработки и хранения информации).
7. Специализация И С:
информационно-поисковые системы (Information Retrieval System — IRS);
системы автоматизированного обучения (Education Information System — EIS); и др.
ИС менеджмента (или организационно-экономического управления, Information Management System — IMS);

Классификация ИС менеджмента предприятий

Классификация специализированных ИС, входящих в состав ИС менеджмента

Назначение специализированных ИС, входящих в состав ИС менеджмента
ИС автоматизации делопроизводства – для обеспечения электронного документооборота.
ИС поддержки принятия решений – для оперативного извлечения, анализа и обработки данных, моделирования бизнес-процессов.
ИС формирования знаний системы управления - для представления экономического объекта и его окружения, исследования его поведения и реакций на внешние события.
ИС искусственного интеллекта – для специалистов по формализации знаний, реализующих методы искусственного интеллекта для решения слабоструктурированных и плохо формализованных задач.
Корпоративные стратегические системы - для выработки стратегии развития предприятия (приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью).

3. Состав информационных систем и виды их обеспечения
3.1. Функциональные подсистемы информационных систем
Достоинства Информационных Систем в экономике с точки зрения её разработки и эксплуатации при делении на подсистемы:
упрощение разработки и модернизации ИС в результате специализации групп проектировщиков по подсистемам;
упрощение внедрения и поставки готовых подсистем в соответствии с очередностью выполнения работ;
упрощение эксплуатации ИС вследствие специализации работников предметной области.

Группы подсистем информационных систем экономики предприятий

Назначение двух групп подсистем
информационной системы предприятия
Функциональные подсистемы предприятия –
предназначены для обслуживания определенных видов деятельности экономической системы предприятия, характерных для его структурных подразделений и (или) функций управления.
Обеспечивающие подсистемы предприятия –
предназначены для информационного, математического, технического, организационно-правового и кадрового обеспечения работоспособности функциональных подсистем предприятия.

Особенности состава функциональных подсистем предприятия и принципы их создания
Состав функциональных подсистем во многом определяется особенностями экономической системы, ее отраслевой принадлежностью, формой собственности, размером, характером деятельности предприятия.

Сущность предметного и функционального принципов создания подсистем предприятия
Предметный принцип предусматривает создание подсистем управления производственными и финансовыми ресурсами: материально-техническим снабжением, производством готовой продукции, персоналом, сбытом готовой продукции, финансами.
Функциональный принцип предусматривает создание подсистем которые реализуются на различных уровнях управления (стратегический, тактический, оперативный) и объединены в следующие контуры управления: маркетинг, производство, логистика, финансы

Задачи решаемые функциональными подсистемами при функциональном принципе их создания

Сущность проблемного и смешанного принципов создания подсистем предприятия
Проблемный принцип предусматривает создание подсистем управления обеспечивающих гибкое и оперативное принятие управленческих решений по отдельным проблемам в рамках системы поддержки принятия решений (СППР). Например, решение задач бизнес-планирования, управления проектами.
Смешанный (предметно-функциональный) принцип предусматривает создание подсистем управления по характеру хозяйственной деятельности
(производство, снабжение, сбыт, персонал, финансы), которые должны соответствовать структуре объекта и системе управления, а также выполняемым функциям управления.

.
Структура функциональных подсистем ИС, выделенных по предметно-функциональному принципу
Стратегическое развитие
Технико –
экономическое
планирование
Бухгалтерский учёт и
анализ хозяйственной
деятельности
Техническая
Подготовка
производства
Производство
Маркетинг
Логистика
Кадры
Управление ресурсами
Качество

3.2. Обеспечивающие подсистемы информационных систем

Обеспечивающие подсистемы на стадии функционирования информационных систем

Функциональная структура ИС –
важнейшая подсистема ИС предприятия
Функциональная структура представляет собой совокупность реализуемых информационной системой функций (задач), направленных на достижение частных целей управления, и отражающая их соподчиненность.
Функциональная структура ИС

Назначение функций
функциональной структуры ИС
Информационные функции (Функции централизованного контроля):
1 – измерение значений параметров;
2 - измерение отклонений параметров от заданных значений;
3 - тестирование работоспособности ИС;
4 - подготовка и обмен информацией с другими системами;
Управляющие функции:
5 — поиск и расчет рациональных режимов управления,
6 — реализацию заданных режимов управления

Информационное обеспечение информационных систем
Информационное обеспечение — это совокупность средств и методов построения информационной базы, определяющих способы и формы отображения состояния объекта управления в виде данных внутри ИС, документов, графиков и сигналов вне ИС.
Содержание информационного обеспечения

Математическое обеспечение информационных систем
Математическое обеспечение представляет собой совокупность алгоритмического и программного обеспечения, используемых в информационной системе для решения задач и обработки информации (алгоритмическое), а также для обеспечения работоспособности технических устройств и автоматизации процессов управления (программное).

Математическое обеспечение информационных систем

Техническое обеспечение информационных систем
Техническое обеспечение представляет собой совокупность технических средств, обеспечивающих измерения, преобразования, передачу, хранение, обработку, отображение, регистрацию, ввод и вывод, исполнение информации.

Кадровое обеспечение информационных систем
Кадровое обеспечение — это совокупность методов и средств по организации и проведению обучения персонала приемам работы с ИС.
Цель кадрового обеспечения - поддержание работоспособности ИС и возможности дальнейшего ее развития.

Организационное обеспечение информационных систем
Организационное обеспечение — это совокупность средств и методов организации производства и управления им в условиях внедрения ИС.
Цель организационного обеспечения - выбор и постановка задач управления, анализ системы управления и путей ее совершенствования, разработка решений по организации взаимодействия ИС и персонала, внедрение задач управления.

Правовое обеспечение информационных систем
Правовое обеспечение предназначено для регламентации процесса создания и эксплуатации ИС.

Лингвистическое обеспечение информационных систем
Лингвистическое обеспечение совокупность научно-технических терминов и других языковых средств, используемых в информационных системах, а также правил формализации естественного языка (методы сжатия и раскрытия текстовой информации).

Технологическое обеспечение информационных систем
Технологическое обеспечение – совокупность подсистем (OLTP и OLAP), обеспечивающих обработку различных видов информации на различных технологических этапах её жизни.
OLTP – подсистема ИС оперативной обработки данных ориентированных на фиксированные алгоритмы поиска и обработки информации БД.
OLAP — подсистема ИС оперативного анализа данных для поддержки принятия управленческого решения.

4.Информационно-документационное обеспечение информационной системы (ИС) «1С: Предприятие 8»
ИС программ «1С: Предприятие 8» включает:
Платформу;
Прикладные решения.
Платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе.
Прикладные решения (конфигурации) предназначены для автоматизации типовых задач учета и управления в коммерческих предприятиях реального сектора экономики и бюджетных организациях.

Система программ «1С: Предприятие 8.0»
Система программ «1С: Предприятие 8.0» использует следующие основные конфигурации (программы):
«Управление холдингом»;
«Управление предприятием»;
«Бухгалтерия»;
«Упрощёнка»;
«Предприниматель»;
«Управление торговлей»;
«Зарплата и Управление персоналом»;
«Документооборот»;
«Документооборот государственного учреждения»;
Другие.

Информационная система «1С: Предприятие 8»
Технологическая платформа «1С: Предприятие 8.0» обеспечивает различные варианты работы прикладного решения:
от персонального однопользовательского до работы в масштабах больших рабочих групп и предприятий.
Пользователь «1С: Предприятие 8.0» может самостоятельно разработать или модифицировать прикладное решение (адаптировать его под себя), возможно, с привлечением сторонних специалистов.
Технологическая платформа «1С: Предприятие 8.0» содержит средство разработки («конфигуратор»), с помощью которого создаются новые или изменяются существующие прикладные решения.

Информационная система «1С: Предприятие 8»
В системе «1С: Предприятие 8.0» имеется целый набор средств, с помощью которых можно:
создавать, обрабатывать и обмениваться данными различных форматов;
осуществлять доступ ко всем объектам системы 1С: Предприятие 8.0, реализующим ее функциональные возможности;
поддерживать различные протоколы обмена;
поддерживать стандарты взаимодействия с другими подсистемами;
создавать собственные интернет-решения.

Информационная система «1С: Предприятие 8»
Мощные средства формирования отчетов и печатных форм в системе «1С: Предприятие 8.0» обеспечивают широкие возможности интерактивной работы:
интеллектуальное построение иерархических, многомерных и кросс-отчетов;
получение любых аналитических данных с произволь­ной настройкой пользователем;
группировка и расшифровка в отчетах, детализация и агрегирование информации;
сводные таблицы для анализа многомерных данных, динамическое изменение структуры отчета;
различные типы диаграмм для графического представления экономической информации.

Конфигурация (программа) «1С:Зарплата и управление персоналом»
Конфигурация «1С: Предприятие 8.0. Кадровый учёт и Управление персоналом» — тиражный продукт , предназначенный для реализации кадровой политики компании по следующ
им направлениям:планирование потребнос
тей в персонале;обеспечение
бизнеса кадрами;эффективное планирование заня
тости персонала;учет кадров и анализ ка
дрового состава;трудовые отношения, кадровое д

Конфигурация (программа) «1С:Зарплата и управление персоналом»
Кадровое планированиеКадровое планирование является отправной точкой в процессе управления персоналом. Целями кадрового планирования являются: Определение человече
ских ресурсов, необходимых компании дл
я эффективной работы, и затр
ат, для обеспечения данными ресурсами, и их с
одержания. Планирование необходимого ко
личества сотрудников определенной квалификации

Конфигурация (программа) «1С:Зарплата и управление персоналом»

Конфигурация (программа) «1С:Зарплата и управление персоналом»
С помощью кадрового плана формируется штатное расписание, которое затем можно распечатать в стандартной форме.

Конфигурация (программа) «1С:Зарплата и управление персоналом»
Открытие вакансий
Для того чтобы сотрудник службы персонала мог сопоставлять и контролировать открытые вакансии с кадровым планом, в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 существует список Вакансии, который напрямую связан с кадровым планом.

Конфигурация (программа) «1С:Зарплата и управление персоналом»
Кадровое планирование
Целями кадрового планирования являются:
Определение человеческих ресурсов, необходимых компании для эффективной работы, и затрат, необходимых для обеспечения данными ресурсами, и их содержания.

Конфигурация (программа) «1С:Зарплата и управление персоналом»
Отчет Состояние кадрового плана
предназначен для оперативного мониторинга выполнения задач по кадровому плану.
В отчете содержится актуальная информация на конкретную дату о количестве занятых и вакантных ставок кадрового плана по отношению к запланированным вакансиям.

Конфигурация (программа)
«1С: Документооборот 8»
"1С:Документооборот 8" позволяет:
упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
"1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

Конфигурация (программа)
«1С: Документооборот 8»

Конфигурация (программа)
«1С: Документооборот 8» (1)
1С:Документооборот 8" в комплексе решает следующие задачи автоматизации учета документов :
централизованное безопасное хранение документов,
оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
регистрация входящих и исходящих документов,
просмотр и редактирование документов,
контроль версий документов,
работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,

Конфигурация (программа)
«1С: Документооборот 8» (2)
1С:Документооборот 8" в комплексе решает следующие задачи автоматизации учета документов (продолжение):
полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Конфигурация (программа)
«1С: Документооборот 8»
"1С:Документооборот 8" позволяет вести учет официальных документов предприятия.
Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.
Типы документов.
Работа ведется с тремя типами документов:
Входящие;
Исходящие;
Внутренние.

Конфигурация (программа)
«1С: Документооборот 8»
В программе «1С:Документооборот 8» ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов.

Конфигурация (программа)
«1С: Документооборот 8»
В программе «1С:Документооборот 8» каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор.

Конфигурация (программа)
«1С: Документооборот 8»
В программе «1С:Документооборот 8» на новый документ автоматически заводится учетно-регистрационная карточка.

Конфигурация (программа)
«1С: Документооборот 8»
В программе «1С:Документооборот 8» настраиваются дополнительные свойства (реквизиты и сведения) администратором либо пользователем.

Конфигурация (программа)
«1С: Документооборот 8»
В программе «1С:Документооборот 8» можно отметить актуальность и добавить особые отметки для внутренних документов вида "Информационно-справочный".