Обучение по проекту УИД. Теоретический блок. Часть 1. Ключевые роли проекта

Правила проведения обучения
Переведите телефоны в беззвучный режим
Не разговаривайте громко
Вопросы можно задавать после каждого слайда

Система УИД у Заказчика

КЛЮЧЕВЫЕ ЦЕЛИ ПРОЕКТА
*Производственная Безопасность

СТРУКТУРА ПО УПРАВЛЕНИЮ ДОГОВОРОМ
Цель создания структуры - сквозная поддержка ЕОЛ на всех этапах ЖЦД*
ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ КЛЮЧЕВЫХ УЧАСТНИКОВ:
Декомпозиция ролей по прямой компетенции
Персонификация ответственности ЕОЛ за результат
Четкое разделение функционала ролей
Закрепление участников на весь цикл до закрытия договора
* ЖЦД – жизненный цикл договора

КЛЮЧЕВЫЕ РОЛИ В ПРОЕКТЕ СО СТОРОНЫ ЗАКАЗЧИКА
ВЛАДЕЛЕЦ ДОГОВОРА
ВЕРХНЕУРОВНЕВЫЙ КУРАТОР
Стратегический уровень
Тактический уровень

КЛЮЧЕВЫЕ РОЛИ И ИХ ОПИСАНИЕ
ВЕРХНЕУРОВНЕВЫЙ КУРАТОР

КЛЮЧЕВЫЕ РОЛИ И ИХ ОПИСАНИЕ
ВЛАДЕЛЕЦ ДОГОВОРА

КЛЮЧЕВЫЕ РОЛИ И ИХ ОПИСАНИЕ
ЕОЛ

ИСПОЛНИТЕЛЬ
НА «МЕСТЕ»
КЛЮЧЕВЫЕ РОЛИ И ИХ ОПИСАНИЕ

КЛЮЧЕВЫЕ РОЛИ И ИХ ОПИСАНИЕ
СПЕЦИАЛИСТ ПО ПБ

ЕОЛ И КОНТРАКТНЫЙ ИНЖЕНЕР
КОНТРАКТНЫЙ ИНЖЕНЕР

Варианты формирования структуры по управлению договором в зависимости от соответствия критериям критичности
ПБ
ПБ
ПБ

Критерий критичности – «Высокорисковые договоры»
(Уровень 1 риска по ПБ согласно СК-16.08)

ПОРЯДОК НАЗНАЧЕНИЯ ЕОЛ и СТРУКТУРЫ ПО УПРАВЛЕНИЮ ДОГОВОРОМ
Назначение ЕОЛ и структуры по управлению договором необходимо еще до начала исполнения договора для митигации следующих коммерческих и юридических рисков
Ухудшение коммерческих условий при заключении договора
Снижение эффективности управления затратами при исполнении и изменении условий
Неготовность к претензионной работе ввиду неполного досье договора или его отсутствия

ПРИНЦИПЫ НАЗНАЧЕНИЯ ЕОЛ
Не более 3-4 критичных договоров / контрагентов на 1 ЕОЛ
≤
Все высокорисковые договоры одного контрагента по одной услуге или сектору
Высокорисковые договоры нескольких контрагентов при однородной потребности в управлении (по одной услуге или сектору)
или
Частично или полностью освобождается от обязанностей кроме управления вмененными высокорисковыми договорами

ПРИНЦИПЫ НАЗНАЧЕНИЯ КИ
Не более 5-6 критичных договоров / контрагентов на 1 КИ
≤
Все высокорисковые договоры одного контрагента по одной услуге или сектору
Высокорисковые договоры нескольких контрагентов при однородной потребности в управлении (по одной услуге или сектору)
или
Должен быть полностью освобожден от обязанностей кроме сопровождения исполнения вмененных критичных договоров
КОНТРАКТНЫЙ ИНЖЕНЕР
КОНТРАКТНЫЙ ИНЖЕНЕР
КОНТРАКТНЫЙ ИНЖЕНЕР
Может работать одновременно с несколькими ЕОЛ
КОНТРАКТНЫЙ ИНЖЕНЕР

Исполнитель на «месте»
Специалист по ПБ
Контрактный инженер
ЕОЛ
Владелец договора
Верхнеуровневый куратор
Руководитель бригады на объекте. Специалисты
Генеральный директор
Руководитель регионального офиса
Ответственный за договор
Ответственный по ПБ
Контрактный менеджер
Коммуникация стратегии и целей ГПН высшему менеджменту контрагента
Координация совместной работы по услуге
Разрешение проблем, обеспечение ресурсами
Управление выполнением работ
Решение текущих, эскалация проблемных вопросов
Оценка деятельности контрагента
Поддержка ЕОЛ и взаимодействие с контрагентом в области ПБ
Поддержка ЕОЛ в части административно-коммерческого функционала
Взаимодействие с контрагентом и координация операций на объекте
Подрядчик
Стратегический уровень
Тактический уровень
Операционный уровень
ИНТЕРФЕЙС ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ С ЗАКАЗЧИКОМ

СХЕМА ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ МЕЖДУ КЛЮЧЕВЫМИ РОЛЯМИ
Куратор по направлению / Верхнеуровневый Куратор
Ответственный за договор /
ЕОЛ
Специалист по закупкам
Исполнитель на «месте» / промысле
Специалист по HSE
Специалист по ценам*/
Эффективщик
Юрист
Экономист/ПБУ
Владелец договора
Поддержка ЕОЛ по проблемным вопросам, межфункциональное взаимодействие, эскалация
Сервисная поддержка
* в Капитальном строительстве – специалист отдела ценообразования/сметчик
Контрактный инженер
Решает критические спорные и конфликтные ситуации с высшим менеджментом Контрагента
Управление бюджетом
Назначение структуры по управлению договором
Оценка деятельности подрядчиков
«Закрытие» по месяцу
Разрешение спорных ситуаций
Запрос на изменения и подготовку ДС
Итоговая ответственность за результат по договору
Подготовка технической части договора
Размещение наряд-заказа
Оперативное взаимодействие с подрядчиком
Приемка по объему и качеству
Контроль «первички»
Выявление нарушений
Постоянный мониторинг работ
Доведение НМД до подрядчика
Обучение и тренинги персонала
Аудиты по HSE, оценка по ним
Разработка и контроль ПКМ
Сигнализирование ЕОЛ о рисках
Координация работы с «сервисными» подразделениями
Контроль заключения договоров и изменений
Формирование отчетов
Информирование ЕОЛ о статусе
Ведение досье договора и реестра обязательств
Документооборот по договору. Формальная переписка
Размещение заказов. Организация «закрытия» в системе
Мониторинг исполнения обязательств
Заключение договора
Мониторинг стратегии и решения о выборе при изменении Мониторинг УЭДП
Инициация пакета на изменение Заключение ДС
Контроль расценок и стоимости при приемке актов по НСУ
Информирование ЕОЛ
Поддержка допретензионной работы
Претензионная и судебная работа
Контроль «закрытия» в системе (МВЗ, СПП, др.)
Контроль лимита по бюджету и договору
Информирование ЕОЛ
Транслирует стратегию и цели Заказчика высшему менеджменту ключевых контрагентов

Система УИД у Подрядчика

КЛЮЧЕВЫЕ ЭТАПЫ ЖЦД
Подрядчик
Заказчик

РЕШЕНИЕ ОБ УЧАСТИИ В ОТБОРЕ «ГАЗПРОМ НЕФТИ»
СТУПЕНЬ 1
1. Назначение ответственных за договоры /
кураторов договоров
Владелец договора назначает ответственное лицо (ЕОЛ), курирующее участие в конкурсном отборе и последующее сопровождение договора.
2. Назначение кураторов в области ПБ для поддержки
кураторов договоров
Если работников ПО будет более 50 человек, то на каждый контракт необходимо назначить куратора от производства и функции ПБ (ЕОЛ и Специалист по ПБ) для сопровождения и консультации на этапах предквалификации и последующего сопровождения договора.
3. Обучение персонала
требованиям законодательства РФ в области ПБ
Для персонала, привлекаемого для выполнения работ по предстоящему контракту, проводится обучение по основной профессии, а при необходимости - дополнительное обучение, связанное с исполнением его непосредственных обязанностей.
Обучению подлежат 100% привлекаемых работников подрядчика и
привлекаемого субподрядчика.
На каждый высокорисковый с точки зрения ПБ контракт должны быть назначены кураторы от производства и функции ПБ (ЕОЛ и Специалист по ПБ)

ПРЕДКВАЛИФИКАЦИЯ
СТУПЕНЬ 2
1. Изучение требований заказчика в области ПБ
Перед участием в конкурсном отборе ЕОЛ должен изучить требования ПБ «Газпром нефти». За разъяснениями можно обратиться к организатору закупки.
2. Подготовка документов для участия в ПКО/
аккредитации
ЕОЛ готовит документы для участия в предквалификации согласно предквалификационным критериям «Газпром нефти».
3. Участие в квалификации (техаудит)
Специалист по ПБ предоставляет Заказчику документы в области ПБ для участия в предквалификационном отборе.
ЕОЛ обеспечивает доступ Заказчика на объекты подрядчика для проведения предквалификационного аудита в области ПБ и оказывает необходимое содействие в процессе аудита
После квалификации и допуска на конкурсную комиссию ЕОЛ организует предоставление Заказчику всей необходимой для отбора информации.
4. Оценка операционных рисков в области
ПБ по видам
работ
ЕОЛ совместно со Специалистом по ПБ проводит оценку рисков по ПБ по видам работ с учётом условий выполнения работ и логистики.
ЕОЛ оценивает применимость конкретных пунктов соглашения к указанному виду работ.
ЕОЛ и Специалист по ПБ оценивают затраты на обеспечение безопасности для учета данных затрат в коммерческом предложении.

ОТБОР, ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРА
СТУПЕНЬ 3
1. Получение разъяснений у заказчика по требованиям ПБ
В случае недостаточности информации или для получения подробных разъяснений по требованиям ПБ ЕОЛу
необходимо обратиться к заказчику.
2. Подготовка коммерческого
предложения
После получения допуска или аккредитации на этапе ПКО и техаудита ЕОЛу необходимо представить на рассмотрение конкурсной комиссии коммерческое предложение по контрактуемой услуге. Оно должно учитывать затраты на обеспечение безопасности и организации социальных условий персонала.
3. Участие в отборе
После рассмотрения конкурсной комиссией представленных коммерческих предложений потенциальные контрагенты участвуют в отборе. В выборе подрядчика учитывается оценка в области ПБ наравне с оценкой по технической части.
4. Подписание договора
После победы в конкурсе по контрактуемой услуге ЕОЛ совместно с Заказчиком организует подписание договора на оказания услуг.
В коммерческое предложение должны быть включены затраты
на обеспечение требований ПБ

ПОДГОТОВКА К РАБОТЕ
СТУПЕНЬ 4
1. Установочное совещание с заказчиком
В течении 10 дней после подписания договора ЕОЛ совместно со Специалистом по ПБ организует обсуждение вопросов по порядку допуска к выполнению работ, а также по выполнению требований в области ПБ.
2. Пересмотр и оценка
операционных рисков
в области ПБ
совместно с Заказчиком
Совместно с Заказчиком ЕОЛ оценивает операционные риски, которые были оценены на ступени 2, с учетом новой вводной, полученной на установочном совещании от заказчика: объемы, временной период и количество привлеченного персонала для выполнения работ, особенности территории и прочие ограничения.
ЕОЛ совместно со специалистом по ПБ разрабатывает Реестр рисков, согласует его с Заказчиком.
3. КПЭ в области ПБ
Для каждого контрагента Заказчиком устанавливается КПЭ (ключевые показатели эффективности) в области ПБ, исходя из оцененных рисков.
4. Формирование плана
управления договором
в области ПБ
В течение 30 дней после заключения договора ЕОЛ, совместно со Специалистом по ПБ обеспечивает составление плана управления договором по ПБ. Формат плана и требования к его разработке приведены в приложении к договору. План управления договором в области ПБ разрабатывается с учетом установленных ранее рисков.
В плане указываются проактивные мероприятия, которые впоследствии могут быть использованы в положительной мотивации.
До начала мобилизации ПУД должен быть согласован и утвержден Заказчиком
Что входит в ПУД: график мобилизации, место размещения персонала, порядок утилизации отходов, порядок
подключения электроэнергии, порядок доставки работников подрядчика на объекты заказчика и т.д

МОБИЛИЗАЦИЯ, ДОПУСК К РАБОТАМ НА ОБЪЕКТЕ ЗАКАЗЧИКА
СТУПЕНЬ 5
1. Подготовка к выполнению работ
ЕОЛ совместно с Исполнителем на месте и Специалистом по ПБ (при необходимости) на объекте обеспечивают и сопровождают работу комиссии заказчика по допуску к работам.
После проведения проверки ЕОЛ принимает участие в итоговом совещании непосредственно на объекте проверки для определения дальнейших действий по устранению нарушений и замечаний. В ходе совещания ЕОЛ согласует с Заказчиком граничные сроки разработки корректирующих мероприятий и их реализации.
2. Подписание акта
допуска к выполнению
работ
Исполнитель на месте получает от Заказчика акт допуска к работам. Убеждается в наличии в акте указания требований по устранению выявленных нарушений и замечаний в конкретные зафиксированные актом сроки. До начала работ выполняет все корректирующие мероприятия, указанные в акте.
3. Инструктаж подрядчика по требованиям «Газпром нефти» в области ПБ
ЕОЛ организует 100%-й охват обучением всех работников подрядных и субподрядных организаций по требованиям Заказчика в области ПБ (включая видеоинструктаж для подрядчиков) для формирования единого подхода к применению безопасных методов ведения работ.
4. Привлечение субподрядчиков
ЕОЛ обеспечивает закрепление за субподрядчиком специалиста по ПБ.
Проводит совместно со специалистом по ПБ процедуры допуска субподрядчика с оформлением акта по методике заказчика.
Допуск подрядчика возможен только после подписания акта допуска

ВЫПОЛНЕНИЕ УСЛУГ
СТУПЕНЬ 6

МОТИВАЦИОННЫЕ СХЕМЫ
СТУПЕНЬ 6
Применимость и использование мотивационных программ определяется руководителем
дочернего общества.

РЕЗУЛЬТАТЫ ИТОГОВОГО РЕЙТИНГА БЕЗОПАСНОСТИ
СТУПЕНЬ 7
Для расчета рейтинга безопасности используются реактивные и проактивные показатели, за которые подрядной организации могут быть списаны баллы, а также начислены (в случае если подрядная организация активно участвует в выстраивании системы управления ПБ).
Пример: за факт выявления работников на рабочем месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения (за каждый случай) снижается 10 баллов, и, наоборот, за наличие в местах производства работ (на объекте) на постоянной основе специалиста по ПБ добавляется 2 балла. После подведения итогов (сумма всех баллов) производится расчет рейтинга по формуле, которая учитывает количество отработанных человеко-часов работниками подрядной организации.*
Оценка деятельности
подрядной организации
по итогам работы
В случае, если по результатам работы за год рейтинг подрядной организации составляет 0 и выше (зеленая зона), при условии применения результатов рейтингования подрядчиков в следующих отборах данная организация будет иметь более весомые шансы на участие в закрытом отборе на присуждение наиболее значимого для Заказчика и привлекательного для Претендента объема потребности (если такая форма будет определена стратегией контарктования).
Если рейтинг подрядной организации ниже 0, но не ниже минимального порогового значения (желтая зона), данная организация может принимать участие в последующих отборах на общих основаниях.
В случае, если по результатам работы за год рейтинг находится в диапазоне ниже порогового значения (красная зона), данному претенденту может быть присвоен рейтинг, ограничивающий возможность квалификации на определенные объемы / лоты (если таковое применимо по стратегии контрактования).
ЗЕЛЕНАЯ ЗОНА
ЖЕЛТАЯ ЗОНА
КРАСНАЯ ЗОНА
НИЖНИЙ ПОРОГ
+
0
–
* Подробное описание расчета рейтинга безопасности изложено в НМД «Порядок расчета рейтинга безопасности подрядных организаций, оказывающих услуги дочерним обществам ПАО «Газпром нефть»

ОБУЧЕНИЕ ПО ПРОЕКТУ УИД
Теоретический блок
Инструменты визуализации

Матрица взаимодействия
по договору № __________ от __________
Предмет договоров:___________________________________
ООО «Газпромнефть-Ямал»
Подрядная организация