Обязательные документы по персоналу в организации

Шикун Ольга Михайловна
эксперт в области кадрового делопроизводства, кадровый аудитор, практикующий HR с 20 летним стажем работы на производственных предприятиях.
Основатель проекта «Кадровый Помощник».
Е-mail: [e-mail]
[phone]

«Зачем нужен кадровый учет в организации?»
Формализация (документирование) отношений между работником и работодателем. Кто о чем договорился на старте.
Подтверждение расходов на оплату труда для бухгалтерского и налогового учета, обоснование размера отчислений (ПФ, ФСС)
Подтверждение стажа сотрудника для дальнейшего получения пенсий, оплаты больничного листа и пр.
Управленческий учет и бюджетирование, системы мотивации и оплаты
Предоставление сведений в гос. структуры (воинский учет, статистика)

Кто же нас может проверить?
Федеральная инспекция труда проверяет соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, на территории Российской Федерации осуществляет.
Фонд социального страхования проверяет правильность начисления и своевременность выплатой пособий по социальному страхованию, правильность определения права на пособие, обоснованность лишения или отказа в пособии.
Федеральная налоговая инспекция проверяет кадровые документы с точки зрения налогообложения выплат работникам.
Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций - Роскомнадзор проверяет соответствие обработки персональных данных требованиям законодательства РФ в области персональных данных
Военный комиссариат – проверят ведение воинского учета в организации, контролирует своевременность предоставления сведений о военнообязанных
Федеральная миграционная служба проверяет порядок привлечения иностранных работников.

Локальные нормативные акты – акты, содержащие нормы трудового права принимаемые работодателем в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами.
Положения, Политики
Инструкции
Регламенты
Приказы по основной деятельности
Нормы локальных нормативных актов – не ухудшают положение работников по сравнению с трудовым законодательством, иначе ЛНА– не подлежат применению.

Составляем список документов, которые необходимо подготовить до приема первого сотрудника.
Штатное расписание
Трудовой договор (шаблон)
Локальные нормативные акты:
Правила внутреннего трудового распорядка
Положение о защите персональных данных

Приказы:
О назначении лица, ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек
Приказ о назначении ответственного за ведение учета рабочего времени
Приказ об утверждении расчетного листка
Приказ об утверждении форм первичной учетной документации (с примерами данных форм)
Приказы об утверждении и введении в действие штатного расписания и ЛНА
Приказ о назначении ответственного за проведение вводного инструктажа

Журналы учета и регистрации:
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки
Журнал регистрации трудовых договоров и доп. Соглашений
Журнал регистрации приказов по личному составу
Журнал регистрации вводного инструктажа
Бланки:
Личная карточка Т-2
Трудовая книжка, вкладыш (чистые бланки)

Обязательные:
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
Локальный акт об оплате труда
Локальный акт о персональных данных
Инструкции и правила по охране труда, пожарной безопасности, электробезопасности, ГО и ЧС
Штатное расписание - Письма Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1
График отпусков - Письмо от 31.10.2007 N 4414-6.
Положение по охране труда (положение об обучении по охране труда, положение о СУОТ)

Правила внутреннего трудового распорядка
ПВТР – особый локальный акт. Наименование – только такое!
Трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка.
Содержание – СТРОГО согласно ст.189 ТК РФ
порядок приема и увольнения работников
основные права и обязанности сторон
ответственность сторон трудового договора
режим работы, времени отдыха
применяемые к работникам меры поощрения и взыскания
иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя
Отсутствие или нарушения в ПВТР - от 30 до 50 тыс. руб. на компанию, от 1 до 5 тыс. на руководителя по ч.1 ст. 5.27 КоАП РФ

Структура правил внутреннего трудового распорядка
Общие положения.
Прием и увольнение с работы, переводы.
Права и обязанности сторон трудового договора.
Рабочее время и период отдыха.
Оплата труда.
Ответственность сторон, включая поощрения и дисциплинарные взыскания.
Дополнительные разделы

Оформление ПВТР
При оформлении нужно обратить внимание на наличие необходимых реквизитов:
полное и сокращенное наименование организации;
наименование вида документа;
реквизиты и название документа, которыми они утверждены;
все страницы должны быть пронумерованы.
Если к правилам имеются приложения:
они являются неотделимой частью правил;
должны содержать свое полное наименование и реквизиты документа, которыми утверждены;
имеют сквозную нумерацию с ПВТР.

Особое внимание на раздел «Режим рабочего времени»
Обязательный раздел и в нем необходимо указать:
продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены),
время начала и окончания работы,
время перерывов в работе,
число смен в сутки,
чередование рабочих и нерабочих дней,
продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем)
Описать все используемые варианты режима рабочего времени
Приложить списки должностей при использовании различных режимов – или в отдельных приказах

Что учесть в разделе «Оплата труда»
Дни выплаты – ПВТР или кол.договор или ТД (ст. 136 ТК РФ в ред. Федерального закона от 03.07.2016 № 272-ФЗ, Письмо Минтруда от 23.09.2016 г. № 14-1/ООГ-8532)
Полмесяца = 16 дней (Рекомендацией № 85 МОТ). Полмесяца также и в отношении вновь принятых (Письмо Минздравсоцразвития России от 25 февраля 2009 г. № 22-2-709, Решение от 11.04.2017 N 7-609/2017 по делу N 12-76/2017)
Заработная плата за первую половину месяца должна быть рассчитана с учетом фактически отработанного времени сотрудника (Постановление от 23 мая 1957 года N 566, Письмо Роструда от 08.09.2006 года N 1557-6)

Утверждает руководитель (желательно приказом)
Работников знакомим под роспись – ст.68 ТК РФ
Способы фиксации:
на листе ознакомлении к локальному;
в журнале ознакомления;
на отдельных листах ознакомления для каждого работника (в таком листе приводится полный перечень локальных актов);
в трудовом договоре (в конце трудового договора делается отметка об ознакомлении с ПВТР).

Штатное расписание
Обязательный документ (Письмо Роструда от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1)
Форма Т-3 или собственная утвержденная приказом.
Оформлен в бумажном виде с подписями обязательно?
Наименование должностей: ЕКС/ЕКТС, профстандарты - в отдельных случаях
«Вилки» окладов – нарушение! Решение: одинаковый оклад + надбавки; разные должности; разные должностные инструкции
Оклад в штатном меньше мин з/п. НЕ нарушение, если начисления не менее МРОТ
Не забыть про отраслевые тарифные соглашения!
Тарифную ставку- указываем
Надбавки указаны?
Знакомить работников не нужно. При необходимости- выписка.

Трудовой договор
Содержание трудового договора
Согласно статье 57 ТК РФ, в документе должны содержаться следующие сведения:
Ф.И.О. работника и наименование компании-работодателя;
паспортные данные сотрудника (и работодателя, если он является физлицом);
ИНН работодателя;
дата и место подписания трудового договора.
Обязательными для включения в документ являются сведения, касающиеся профессиональной деятельности человека:
место работы. Обычно это сама организация. Если же у организации имеются структурные подразделения, то местом работы считается то подразделение, которое указано в трудовом договоре;

Содержание трудового договора
должность согласно штатному расписанию;
дата начала работы (если заключен срочный договор, указывается срок его действия);
условия оплаты труда (в том числе тарифная ставка, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
режим труда и отдыха. Если они отличаются от общих правил, установленных в организации,
гарантии, предоставляемые трудовым договором;
характер работы ;
условия труда на рабочем месте (СОУТ).

Типовая форма трудового договора для микропредприятий
Согласно статье 309.2 ТК РФ, работодатели - субъекты малого предпринимательства - микропредприятия вправе полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании и другие).
При отказе от актов микропредприятия обязаны включить в трудовые договоры условия, которые в соответствии с ТК РФ прописываются в актах.

Микропредприятие условия
Предельное значение среднесписочной численности работников за предыдущий календарный год - 15 человек
Доходы за год по правилам налогового учета не превысят - 120 млн руб.
Типовая форма трудового договора для микропредприятий утверждена постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

Плюсы и минусы типового трудового договора для микропредприятий

1.
Локальные нормативные акты касательно оплаты труда
Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 136 ТК РФ)
Положение об оплате труда, Положение о премировании
Штатное расписание Письма Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1, от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1).
Приказ об утверждении формы расчетного листка (ст. 136 ТК РФ) или приложение в ЛНА

Персональные данные
Персональные данные — это любая информация, которая прямо или косвенно относится к «физику» (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Например, его Ф. И. О., дата рождения, адрес, фотография, размер доходов, номер мобильного, электронная почта и т. д. Все эти данные организация обрабатывает. Чаще нужно обрабатывать данные «физика» только с его согласия (подп. 1 п. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).
Согласие на обработку персональных данных нужно оформить в письменном виде (ст. 88 ТК

Документы, которые необходимо потребовать при приеме на работу
паспорт или другой документ, который удостоверяет личность. Например, свидетельство о рождении для лиц, не достигших 14 лет;
трудовую книжку. Исключение – совместители и сотрудники, которых впервые поступают на работу;
документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета или карточку СНИЛС;
документы воинского учета, за исключением сотрудников-иностранцев. Для военнообязанных, пребывающих в запасе, – военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников – удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (п. 18 положения, утв. постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719);
документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, если работа требует специальных знаний или специальной подготовки.

СНИЛС
С 1 апреля 2019 года сотрудники при приеме на работу вправе предъявлять два документа. Во-первых, это зеленая карточка с номером СНИЛС. Во-вторых, это документ о том, что человек зарегистрирован в системе пенсионного страхования – бумажная или электронная выписка с номером СНИЛС.
С указанной даты Пенсионный фонд больше не выдает страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования. Вместо карточки СНИЛС ПФР выдает документ, который подтверждает регистрацию гражданина в системе индивидуального персонифицированного учета. При этом карточки СНИЛС, которые выдали раньше, сохранили свое действие наравне с новым документом.

справку о наличии или отсутствии судимости. Если работа связана с деятельностью, к которой не допускают лиц с судимостью (абз. 7 ч. 1 ст. 65 ТК);
справку об отсутствии наказания за потребление наркотиков. Если работа связана с деятельностью, к которой не допускают лиц, подвергнутых наказанию за потребление наркотических или психотропных веществ без назначения врача (абз. 8 ч. 1 ст. 65 ТК);
справку о прохождении медосмотра по форме 086/у. Если принимаете на работу несовершеннолетнего (приказ Минздрава от 15.12.2014 № 834н);
справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Если принимаете на работу совместителя и его работа связана с вредными или опасными условиями труда (ст. 283 ТК).
Кроме того, при приеме на работу сотрудник может принести следующие справки:
справку о сумме заработка и специальных периодах по форме 182н. Нужна для расчета больничного пособия, пособия по беременности и родам, по уходу за ребенком (приказ Минтруда от 30.04.2013 № 182н);
справку по форме 2-НДФЛ. Нужна для расчета стандартных налоговых вычетов при переходе сотрудника из одной организации в другую в течение календарного года (приложения 1 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566).

Чтобы перейти на электронные трудовые книжки:​​​​
определите ответственных лиц, которые будут вести и передавать сведения для электронной трудовой книжки в ПФР;
заведите корпоративный адрес электронной почты, на который сотрудники смогут присылать заявления о выдаче сведений о трудовой деятельности;
измените локальные акты, которые определяют порядок работы с трудовыми книжками, и ознакомьте с ними сотрудников;
уведомите сотрудников, что у них есть право продолжать вести бумажную трудовую книжки или перейти на электронную;

получите от сотрудников письменные заявления о том, что они хотят оставить бумажную трудовую или вести ее только в электронном виде;
обеспечьте техническую готовность представлять сведения о трудовой деятельности сотрудников по новой форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд;
каждый месяц отчитывайтесь по новой форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд.
Такие правила устанавливает статья 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.