Рекомендации по работе с документами в образовательном учреждении

НОРМАТИВНАЯ БАЗА
Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 года №01-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях»
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. №65-ст).
Положения общеобразовательных учреждений об организации делопроизводства

ПИСЬМО МИНОБРАЗОВАНИЯ РФ ОТ 20.12.2000 Г. №03-51/64 ВКЛЮЧАЕТ РАЗДЕЛЫ:
Общие положения
Документирование управленческой деятельности образовательного учреждения
Прием и регистрация документов
Контроль за сроками исполнения документов
Составление номенклатуры и формирование дел
Подготовка документов к передаче в архив
Приложения (в количестве 24)

ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГОССТАНДАРТА РФ
ОТ 03.03.2003 Г. №65-СТ:
Область применения
Состав реквизитов документов
Требования к оформлению реквизитов документов
Требования к бланкам документов

ПОЛОЖЕНИЕ О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА:
Общие положения
Цели и задачи делопроизводства
Принципы делопроизводства
Функции делопроизводства
Классификация документов
Требования к оформлению документов
Организация документооборота
Номенклатура дел
Отбор документов
Требования к хранению и применению печати
Перечень документов школы, подлежащих утверждению директором

СОСТАВ НОМЕНКЛАТУРЫ
И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 г. №03-51/64 предлагает Примерную номенклатуру дел
Примерная номенклатура дел является основой для составления номенклатуры дел конкретного общеобразовательного учреждения, способствует правильному формированию дел, служит унификацией ведения делопроизводства, ускоряет процесс обработки документов для передач их в архив
В номенклатуре дел общеобразовательного учреждения отражаются все документы, возникающие в делопроизводстве школы, в том числе и не предусмотренные Примерной номенклатурой дел.

СОСТАВ НОМЕНКЛАТУРЫ
И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
В целях правильного формирования дел общеобразовательного учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.
Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел - списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве общеобразовательного учреждения с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки и распределения исполненных документов в дела, индексации дел, определения сроков их хранения.
Формирование дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения.
При формировании дел требуется определять состав документов, включенных в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, копий, вырезок из газет и журналов и документов, подлежащих возврату, не допускается.
Документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОУ (УТВЕРЖДАЕТСЯ ЕЖЕГОДНО):
Включает 9 блоков:
01 – канцелярия
02 – учебно-воспитательная работа
03 – кадры
04 – финансово-хозяйственная деятельность
05 – медицинская документация
06 – охрана труда и техника безопасности
07 – пожарная безопасность
08 – электробезопасность
09 – документы по гражданской обороне и действиях в чрезвычайных ситуациях

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛА
(ПРИЛОЖЕНИЕ 20 К ПИСЬМУ МИНОБРАЗОВАНИЯ РФ ОТ 20.12.2000 Г. №03-51/64)
______________________________________________________________________ (название вышестоящей организации)
______________________________________________________________________
(наименование учебного заведения)
Дело N_____
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________ (заголовок дела)
Начато: ______________ 200 ____г.
Окончено: ___________ 200 ____ г.
На __________ листах
Хранить _____________________

ПРИ ФОРМИРОВАНИИ ДЕЛ НЕОБХОДИМО СОБЛЮДАТЬ СЛЕДУЮЩИЕ ПРАВИЛА:
в дело помещаются только исполненные документы;
документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями (запрещается подшивать в дела черновики, проекты документов и пр.);
в дело включается один экземпляр документа;
приложения помещают вместе с основными документами;
документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
в деле группируются документы одного календарного года.
Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.
Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несет, в первую очередь, руководитель образовательного учреждения, который может делегировать эту функцию сотрудникам (заместителю, секретарю)

КАНЦЕЛЯРИЯ:

КАНЦЕЛЯРИЯ:

КАНЦЕЛЯРИЯ:

КАНЦЕЛЯРИЯ:

УЧЕБНО-ВОСПИТАТЕЛЬНАЯ РАБОТА:

КАДРЫ:

КАДРЫ:
Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:
заявление о приеме на работу;
направление или представление;
анкета;
листок по учету кадров;
автобиография;
документы об образовании;
аттестационный лист;
выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (в ред. Постановления Правительства РФ от 06.02.04 г. №51)
Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.03 г. №69)

ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ:

ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ:

ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ:

ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ:

МЕДИЦИНСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ:

МЕДИЦИНСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ:

ОХРАНА ТРУДА И ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ
В ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ:

ОХРАНА ТРУДА И ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ
В ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ:

ПОЖАРНАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ
В ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ:

ЭЛЕКТРОБЕЗОПАСНОСТЬ
В ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ: