Система управления проектами организации: анализ подходов и существующих программных решений

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ТЕСНО СВЯЗАНА С ВЫПОЛНЕНИЕМ БОЛЬШОГО ЧИСЛА РАЗНООБРАЗНЫХ РАБОТ, РЕАЛИЗАЦИЕЙ ПРОЕКТОВ, ИСПОЛНЕНИЕМ ПОРУЧЕНИЙ РУКОВОДСТВА, СОГЛАСОВАНИЕМ ДОКУМЕНТОВ, ПОДГОТОВКОЙ КОНКУРСНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И Т. Д.
Планирование и контроль выполнения всех перечисленных видов работ затрудняется большим количеством проектов и ответственных за их исполнение. Существенно повысить эффективность управления этой деятельностью позволяют разработки в сфере современных информационных технологий и, в частности, в области систем управления проектами.

ГОСТ Р 54869-2011 ОПРЕДЕЛЯЕТ ПРОЕКТ КАК КОМПЛЕКС ВЗАИМОСВЯЗАННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ, НАПРАВЛЕННЫХ НА СОЗДАНИЕ УНИКАЛЬНОГО ПРОДУКТА ИЛИ УСЛУГИ В УСЛОВИЯХ ВРЕМЕННЫХ И РЕСУРСНЫХ ОГРАНИЧЕНИЙ.
является некоторый измеримый результат, который получается в ходе его реализации
Продуктом проекта
Управление проектом
включает в себя планирование, организацию и контроль трудовых, финансовых и материальнотехнических ресурсов, направленных на эффективное достижение целей проекта.
Под планированием
подразумевается составление базового плана проекта, содержащего сведения о его основных временных и стоимостных параметрах
представляют собой наборы инструментов, методологий, методов и ресурсов, используемых в процессе управления, включают в себя средства для планирования задач, составления расписания, управления бюджетом, распределения ресурсов, документирования, формирования отчетов, совместной работы исполнителей.

Системы управления проектами
представляют собой наборы инструментов, методологий, методов и ресурсов, используемых в процессе управления, включают в себя средства для планирования задач, составления расписания, управления бюджетом, распределения ресурсов, документирования, формирования отчетов, совместной работы исполнителей.
В основе любой системы управления проектами лежит план управления, который описывает, каким образом будет использоваться система.

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ ОБЫЧНО СОДЕРЖАТ:
панель состояния проекта
календарь
задачи (по проектам и ответственным)
список сотрудников (с возможностью просмотра загруженности каждого)
план проекта
сетевой график
отчеты по проекту
систему учета рабочего времени
систему сообщений
хранилище файлов и документов

создавать, внедрять и корректировать план работ по проекту,
эффективно распределять материальные и человеческие ресурсы, необходимые для реализации проекта,
контролировать основные показатели темпов и качества выполнения проекта,
добиваться повышения эффективности производства,
устанавливать наличие взаимосвязей в реализации различных проектов,
учитывать достоинства и недостатки выполненной работы при планировании нового проекта.
ПРИМЕНЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ ПОЗВОЛЯЕТ:

ГЛАВНАЯ ЗАДАЧА ВНЕДРЕНИЯ КОРПОРАТИВНОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ – ФОРМАЛИЗАЦИЯ И УПОРЯДОЧЕНИЕ ПРОЦЕССОВ, СВЯЗАННЫХ С РЕАЛИЗАЦИЕЙ ПРОЕКТОВ.
Для эффективного руководства
членам проектной команды необходимо видеть объективную информацию по каждому активному проекту:
текущие задачи, ход их выполнения,
календарно-сетевые графики,
изменения в ходе проектных работ.
Чаще всего системы управления проектами являются частью более сложных программных комплексов (корпоративных информационных систем).
необходимы автоматизация стандартных функций, повышение качества планирования, использование накопленного опыта.
Эффективное управление проектами – это только одна из множества проблем, решаемых руководителями организации.
Для повышения эффективности

СУЩЕСТВУЕТ ДВА МЕХАНИЗМА РАСПРОСТРАНЕНИЯ КОММЕРЧЕСКИХ КОРПОРАТИВНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
постоянная лицензия на установку
программное обеспечение как услуга (SaaS).
- потребитель получает в свое распоряжение программный продукт и сам обеспечивает его работу. Настройка приложения под свои нужды, поддержание работоспособности, содержание собственного сервера – все это должно быть организовано потребителем. Изменять программный код продукта можно в рамках доступа, ограниченного разработчиком.
поставщик не только разрабатывает программное обеспечение, но и управляет им, поддерживает его постоянное функционирование. Заказчику же предоставляется доступ к программному обеспечению через Интернет. Оплата SaaS-услуг обычно выполняется по схеме «по числу пользователей». Дополнительные услуги, связанные с расширением и модернизацией систем обычно оплачиваются отдельно (например, введение в систему дополнительных пользователей или создание резервных копий базы данных)

1. Повышение эффективности взаимодействия подразделений компании.
2. Достижение слаженности в работе команды проекта.
3. Унификацию информационных потоков и документооборота по управлению проектами.
4. Оперативное получение информации о ходе выполнения проекта, возможность анализа и оперативного принятия управленческих решений.
5. Обеспечение контроля качества выполнения проекта
СРЕДИ ВОЗМОЖНОСТЕЙ, ПОЛУЧАЕМЫХ ОРГАНИЗАЦИЕЙ ОТ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ, МОЖНО ОТМЕТИТЬ:

1. Удобство использования (Usability). Это один из самых важных критериев. Система, с которой предстоит работать каждый день по несколько часов, должна быть быстрой и удобной.
2. Применение современных вебтехнологий. Обеспечивает интерактивность, быстроту и удобство.
3. История изменения параметров проекта. Ведение учета изменений проекта – обязательное условие. Без истории изменений можно модифицировать исходный проект до неузнаваемости.
4. Система отчетов. Необходима для составления квартальных и прочих отчетов с целью оценки работы подчиненных.
5. Возможность построения диаграммы Ганта по проекту. Проект очень часто состоит из нескольких задач, назначенных на разных исполнителей, и визуальная оценка сложности проекта крайне важна для руководителя
ДЛЯ ВЫБОРА СРЕДИ БОЛЬШОГО ЧИСЛА ПРЕДСТАВЛЕННЫХ НА РЫНКЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ МОЖНО ОПИРАТЬСЯ НА СЛЕДУЮЩИЕ КРИТЕРИИ:

ИЗ АНАЛИЗА РАЗЛИЧНЫХ КРИТЕРИЕВ ОЦЕНКИ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ В КАЧЕСТВЕ ОПРЕДЕЛЯЮЩИХ БЫЛИ ВЫБРАНЫ СЛЕДУЮЩИЕ:
1. Возможность управления проектами и задачами.
2. Возможность построения диаграммы Ганта.
3. Возможность учета ресурсов и финансов.
4. Возможность управления документами.
5. Наличие корпоративного портала (социальные возможности).
6. Возможность формирования отчетов

.
Решения по управлению проектами активно используются различными организациями: все большее количество организаций формирует свою культуру управления проектами и задачами, где инструментарий выполняет вторичные функции – многие агентства комбинируют разные решения, чаще всего для разных отделов.
Среди множества существующих систем были выделены следующие: ADVANTA, Мегаплан, MS Project, Asana, Битрикс24, TeamLab, Worksection, Project Kaiser, TeamBridge, Comindwork

С учетом вышесказанного был проведен анализ существующих систем управления проектами на основе выбранных критериев

Из таблицы 1 следует, что все рассмотренные сервисы имеют богатый функционал, поддерживают работу с проектами и задачами, имеют встроенные механизмы построения диаграмм Ганта, позволяют автоматизировать работу с документами и управлять пользователями системы.
Любой из рассмотренных сервисов может использоваться в качестве полноценной системы управления проектами.
Различия заключаются в дополнительных функциях: возможности использования в качестве корпоративной информационной системы, наличии коммуникационной среды, электронного согласования документов, встроенных функций телефонии и др
В связи с тем, что большинство сервисов обладают широкими функциональными возможностями, выбор системы управления проектами существенно зависит от стоимости подписки или покупки постоянной лицензии. Кроме того, учитываются и другие важные факторы, такие как:
1. Переплата за избыточный функционал.
2. Возможность интеграции с существующими системами.
3. Возможность модернизации и расширения системы под собственные нужды самостоятельно специалистами существующих IT-подразделений.

АНАЛИЗИРУЯ РЕЗУЛЬТАТЫ ТАБЛИЦЫ 2 МОЖНО ОТМЕТИТЬ, ЧТО СТОИМОСТЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАССМОТРЕННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ С ЧИСЛЕННОСТЬЮ СОТРУДНИКОВ 100 ЧЕЛОВЕК ПРЕВЫШАЕТ 96000 РУБЛЕЙ В ГОД.
С учетом текущей экономической ситуации, необходимости интеграции с используемыми программными системами, недостаточной расширяемости готовых решений, а также постоянно изменяющихся требований к функционалу систем поддержки принятия решений было решено разработать собственную систему управления проектами.

ВЫВОД:
Деятельность современной организации неразрывно связана с выполнением большого количества разнообразных работ, планирование и контроль за выполнением которых невозможно осуществлять без учета современных достижений в области информационных технологий.
Программные решения направлены на автоматизацию и существенное повышение эффективности деятельности организаций.
Учитывая высокую стоимость владения существующими на рынке программными системами управления проектами, необходимость интеграции их с другими информационными системами, используемыми в организациях, перспективной видится разработка собственного решения
Система управления проектами может разрабатываться в качестве составной части корпоративной информационной системы организации, также объединяющей в себе такие компоненты, как контроль исполнения поручений, кадровый учет, подготовку и согласование документов и др.
Единая система управления позволит поднять эффективность управления организацией на совершенно новый, более высокий уровень, упорядочит рабочие процессы, объединит в одном целом различные направления деятельности, требующие постоянного анализа и контроля.