Служба сервиса Desk

Основные вопросы
9.1. Введение
9.2. Цель
9.3. Структура
9.4. Виды деятельности

Служба Service Desk играет важную роль в поддержке пользователей.
Современная полномасштабная Служба Service Desk выполняет функции «фронт-офиса» для всей ИТ-организации и сама может решать большую часть обращений и запросов пользователей, не прибегая к помощи специалистов.
Для пользователей Служба Service Desk является единой точкой контактов с ИТ-организацией, гарантирующей своевременное решение их вопроса.

Другими словами, при наличии Службы Service Desk пользователям не нужно тратить время на бесконечные поиски специалистов, которые смогут решить их проблемы.
Часто Служба Service Desk занимается не только обработкой внешних обращений пользователей, но и тех обращений, которые были инициированы внутри самой ИТ-организации, например, решает инциденты, обнаруженные автоматически или вручную ИТ-персоналом, или принимает Запросы на Обслуживание от других подразделений ИТ-организации.

Служба Service Desk играет важнейшую роль в ИТ Сервис-менеджменте.
Для обозначения более широкого спектра деятельности используется понятие Service Desk, вместо употребляемого долгое время термина Help Desk.
Служба Help Desk обычно участвовала только в Процессе Управления Инцидентами, в то время как Служба Service Desk охватывает более широкий спектр деятельности ИТ.

Служба Service Desk выполняет действия в рамках ряда базовых процессов ITIL, а именно:
В первую очередь это Процесс Управления Инцидентами, т. к. большая часть инцидентов принимается (регистрируется) Службой Service Desk и многие обращения в службу имеют отношение именно к инцидентам.
В функции Службы Service Desk входит координация действий организаций поставщиков, участвующих в обработке инцидентов.

На Службу Service Desk могут быть возложены обязанности по установке оборудования и программного обеспечения, и соответственно, она может играть определенную роль в Процессах Управления Релизами или Изменениями.
Если при регистрации инцидента Служба Service Desk проверяет информацию о пользователе и детали Конфигурации его ИТ-ресурсов, то в этом случае Служба участвует в Процессе Управления Конфигурациями.

Процессы, в которых участвует Служба Service Desk

Служба Service Desk может выполнять Стандартные Запросы, такие как подключение к LAN и перемещение рабочих станций, в этом случае она участвует в оценке и проведении изменений и, следовательно, в Процессе Управления Изменениями.
Служба Service Desk информирует пользователей о поддерживаемых ею продуктах и услугах. Если Служба не имеет полномочий на выполнение какого-либо Запроса, ей следует вежливо сообщить пользователю об этом и известить Процесс Управления Уровнем Услуг о поступившем Запросе.

Служба Service Desk также может выполнять действия, связанные с рядом других процессов ITIL, например, с Процессом Управления Инфраструктурой (Операционная деятельность).
Служба поддерживает взаимодействие с заказчиками, предоставляя информацию о поддерживаемых сервисах.
Кроме этого Служба Service Desk является точкой ежедневных контактов с пользователями и средством мониторинга степени их удовлетворенности.

9.2. Цель
Основной целью Службы Service Desk является поддержка услуг, предоставляемых ИТ-организацией на основе достигнутых с заказчиком договоренностей, путем выполнения ряда действий по поддержке (из разных процессов).
Являясь точкой контакта с пользователями, Служба Service Desk позволяет уменьшить нагрузку на другие ИТ-подразделения путем «перехвата» не относящихся к делу обращений и вопросов, на которые легко ответить.

Служба Service Desk действует как фильтр, который пропускает звонки на вторую и третью линии поддержки, только когда это действительно необходимо.
Как единая точка контактов, Service Desk всегда действует профессионально при общении с пользователями и оберегает их от бесконечных поисков решения.

9.3. Структура
Доступность
Одной из основных задач Службы Service Desk является обеспечение доступа пользователей к ИТ-организации.
Следует поощрять пользователей обращаться в Службу Service Desk, если у них есть вопросы или им нужна поддержка. Возможно осуществлять мониторинг способа обращений с помощью отчетов, предоставляемых телефонной станцией РАВХ.

Для создания благоприятного впечатления Служба Service Desk в своей работе с заказчиками должна действовать квалифицировано и быть последовательной.
Этому могут способствовать специально разработанные процедуры взаимодействия и стандартные анкеты (опросники) с вариантами стандартных ответов.

Для обеспечения доступа в Службу Service Desk могут использоваться различные технические средства, хотя телефон и электронная почта являются самыми распространенными.
Также возможно использование голосовой почты, факса, интернета и автоматически генерируемых текстовых сообщений (например, для мобильных телефонов и пейджеров).

Поддержка бизнеса
Звонки можно разделить на несколько групп:
звонки, связанные с инцидентами в технической инфраструктуре;
звонки, связанные с инцидентами и вопросами по использованию приложений;
звонки с вопросами о статусе услуг (ходе работы над инцидентами),
Запросы на Стандартные Изменения и другие Запросы

В зависимости от организационного типа, Служба Service Desk может рассматривать либо все обращения или только те обращения, которые связаны с техническими проблемами и запросами, а поддержку приложений оставить заказчику.
В последнем случае подразделение заказчика, где используется приложение, контактирует со Службой поддержки бизнес-операций.
Данная Служба будет отвечать на вопросы пользователей по приложениям, а технические вопросы направлять в Службу Service Desk ИТ-организации.
При такой организации работы Служба Service Desk не будет перегружена вопросами, связанными с использованием приложений.

Варианты организации
Существует несколько вариантов организации Служб Service Desk.
Наиболее распространенными являются следующие:
Централизованная Служба Service Desk как единая точка контакта для всех пользователей, возможно с отдельной Службой Service Desk, расположенной ближе к пользователям бизнес-приложений (Service Desk с разделением функций).

Локальные (распределенные) Службы Service Desk, расположенные на нескольких объектах. Обычно такое деление Службы Service Desk усложняет управление.
Виртуальная Служба Service Desk, когда ее географическое расположение не имеет значения в связи с использованием коммуникационных и Интернет-технологий.

Централизованная Служба Service Desk
На следующем рис. показана структура Централизованной Службы Service Desk с разделением функций.
Если ИТ-организация несет ответственность и за предоставление услуг, и за поддержку информационных систем, то лучше всего, чтобы Служба Service Desk была для пользователей единой точкой контактов.
В этом случае Service Desk отвечает за прием, регистрацию, мониторинг хода обработки и эскалацию звонков.

Функция поддержки бизнес-операций может являться частью функций Службы Service Desk или же за это может отвечать отдельная группа поддержки, контролируемая Службой Service Desk.
Для такой организации работы требуется общая система регистрации инцидентов. Если ИТ-организация не несет ответственности за поддержку бизнес-операций, тогда служба поддержки бизнес-операций будет действовать от лица пользователей в тех случаях, когда требуется поддержка со стороны поставщика ИТ-услуг.

Служба Service Desk с разделением функций

Такой подход сочетается с организацией «моста» с операционной средой[ - точкой концентрации руководства операционной деятельностью, которой может выступать,Служба Service Desk в сочетании с отделом эксплуатации. Под отделом эксплуатации (операционным отделом) понимается группа обеспечения операционной деятельности.

Это целесообразно для обеспечения взаимодействия между Службой Service Desk и руководством операционной деятельностью, включая Управление Сетями, Серверами и т.д.
Такое взаимодействие Службы Service Desk с функциональными подразделениями ИТ обеспечивает быстрое реагирование в тех случаях, когда Служба Service Desk не может сразу же устранить ошибки. В идеале эти подразделения должны размещаться близко друг к другу.

Распределенная Служба Service Desk
Распределенная служба размещается в разных зданиях или даже в разных городах и регионах. На следующем рис. представлен пример распределенной Службы Service Desk
При использовании такой структуры целесообразно выбрать один из предлагаемых ниже вариантов:
Центральная точка контактов, где звонки принимаются и далее маршрутизируются в локальные службы поддержки.

Центральная Служба Service Deck является для пользователей начальной точкой контактов, где регистрируются инциденты.
Современное программное обеспечение маршрутизации звонков способствует повышению эффективности работы Службы Service Deck в разрешении инцидентов.

Локальные точки контактов с центральной Службой Service Deck предназначены для отслеживания и мониторинга инцидентов.
Данный подход часто используется в тех случаях, когда у локальной организации свой язык и корпоративная культура, а также когда у организации достаточно много специфических приложений собственной разработки для каждого направления бизнеса.
Например, у компании в химической отрасли может быть более трехсот категорий собственных приложений, а общее количество приложений-около тысячи.

В такой ситуации единственным практическим решением является распределение функции Службы Service Deck различными направлениями бизнеса, т.к. для решения инцидентов требуются специфические знания в конкретной области.
Локальная ответственность за затраты на поддержку может служить дополнительным мотивирующим фактором в такой структуре.

Центр обработки звонков (Call Center). Этот вариант становится все более популярным, и его часто используют провайдеры и поставщики услуг. По центральному номер телефона, обычно бесплатному, можно получить доступ к главному меню, из которого пользователь выбирает пункт, по которому требуется помощь, например, электронная почта или офисные приложения.
Звонок затем направляется к специалисту соответствующей группы поддержки. Эти группы могут находиться в разных местах, но пользователь об этом может даже не подозревать.

Распределенная служба Service Desk с централизованным управлением (источник: OGC)

Виртуальная Служба Service Deck
Виртуальная служба Service Deck является современной специализированной версией распределенной службы.
Она состоит из нескольких локальных Служб Service Deck, которые образуют единую (виртуальную) службу, поскольку современные телекоммуникационные и Интернет - технологии делают месторасположение несущественным фактором.
В таком случае Служба Service Deck и группы поддержки могут располагаться где угодно.

Имея локальные службы в разных временных зонах, такая служба обеспечивает круглосуточную поддержку пользователей (концепция «следуя за солнцем»).
Недостатком такой организации является трудность предоставления поддержки на местах.
В последнее время мы видим возможности самостоятельного получения помощи пользователями (самообслуживания-self-help) как форму «автоматизированной» функциональности Службы Service Deck.

Например, возможность самообслуживания посредством Web-доступа к базе знаний (поиск известных ошибок) и записям инцидентов (проверка статуса и т.д.), способствует сокращению расходов и созданию сообщества пользователей.

Персонал Службы Service Deck
Требования к персоналу Службы Service Deck определяются ее миссией и структурой. Ниже даются возможные варианты основных способов построения и требования к персоналу, вытекающие из поставленных задач
Центр обработки звонков (Call Center): производит только запись/регистрацию звонков и не предоставляет какой-либо поддержки.
Обращения перенаправляются к специалистам соответствующих подразделений для обработки. В некоторых случаях можно автоматизировать запись и маршрутизацию обращений с помощью голосовых меню.

Неквалифицированная Служба Service Deck или Служба регистрации звонков:
все звонки регистрируются, описываются в общих чертах и затем сразу маршрутизируются.
Служба Sernice Deck в основном выполняет диспетчерские функции, и для обработки поступающих звонков ей необходимы стандартные процедуры работы и сценарии обработки обращений (опросники).

Для обеспечения успешной работы необходимо наличие опытного руководителя и хорошей дисциплины.
Преимуществом данного подхода является стандартизация приема и регистрации инцидентов, а недостатком - более длительное время реакции и более низкая степень решения инцидентов при первом обращении по сравнению с квалифицированной Службой Service Deck.

Квалифицированная Служба Service Deck: этот тип Службы Service Deck предполагает наличие высокого уровня профессиональной подготовки и большого опыта у персонала.
Используя документированные решения, сотрудники данной службы могут решать большую часть всех поступающих инцидентов, хотя некоторые из них все же перенаправляются в группы поддержки.

Степень решения инцидентов при первом обращении у такой службы обычно бывает выше, чем у неквалифицированной Службы Service Deck
Экспертная Служба Service Deck: персонал данной службы знает всю ИТ-инфраструктуру и располагает экспертными знаниями, позволяющими решать инциденты самостоятельно.

Технологии для работы Службы Service Desk
Существует много технических вариантов организации Службы Service Desk.
Помимо рассмотрения эффективных инструментальных средств ИТ Сервис-менеджмента, должны быть также рассмотрены следующие аспекты:
интеграция инструментальных средств сервис-менеджемента с системами Управления ИТ инфраструктурой.
коммуникационные технологии, такие как Computer Telephone Integration (CTI) или Voice Over Internet Protocol (VOIP);

электронная почта (E-Mail);
факс-серверы (факс через электронную почту или Интернет);
инструментальные средства перенаправления звонков на пейджеры, мобильные телефоны и портативные компьютеры;
инструментальные средства поиска и диагностики неисправностей (базы знаний, системы принятия решения по ситуации);
автоматизированные инструментальные средства Управления Сетями и Системами;
Интранет и Интернет-порталы для самостоятельного доступа пользователей.

Ответы на обращения
Обращение (звонок) — это контакт пользователя со Службой Service Desk. Все обращения пользователей должны регистрироваться для облегчения дальнейшей обработки, мониторинга хода обработки и предоставления метрик, необходимых для контроля над процессом.
Существует две категории обращений:
Инциденты: по существу, это все обращения, за исключением тех, что связаны со стандартными изменениями.

Сообщения об ошибках: реальные сбои в инфраструктуре и жалобы на услуги.
Запросы на Обслуживание: в библиотеке ITIL Запросы на Обслуживание классифицируются как инциденты, но они не предполагают наличия сбоя в инфраструктуре.
Эти Запросы также не попадают в сферу действия Процесса Управления Изменениями.

Примером такого Запроса могут послужить вопросы типа «Как мне сделать?», Запросы на Информацию, например, Запросы о Статусах Систем, Запросы на Документацию или получение рекомендации, Запросы на Смену паролей, Запросы на Запуск Пакетных Заданий, восстановление файлов или получение информации из базы данных, Запросы на расходные материалы (включая замену мыши, клавиатуры и т. д., если они не являются Конфигурационными Единицами), на предоставление документации, например, руководства пользователя.

Изменения: в большинстве случаев это стандартные Запросы на Изменения (RFC).
В некоторых случаях Служба Service Desk также отвечает за перемещение оборудования. Стандартное изменение на практике представляет собой типовое (рутинное) изменение инфраструктуры, которое выполняется по установившейся известной схеме (процедуре) и является согласованным (одобренным) решением в ответ на какие-либо требования или группу требований.

Примерами стандартного изменения может служить апгрейд PC для использования специального программного обеспечения; настройка PC, установка стандартного набора программного обеспечения и подключение к сети новых сотрудников; простые стандартизированные настройки и заказ стандартных рабочих станций, периферийных устройств и локальных приложений.

Основное различие между Запросом на Обслуживание и стандартным изменением состоит в том, что первый регистрируется как инцидент, который не требует изменения в ИТ-инфраструктуре, в то время как второй регистрируется как изменение и требует проведения изменения в ИТ-инфраструктуре.

Согласно библиотеке ITIL оба типа обращений (сообщения об ошибках и Запросы на Обслуживание) рассматриваются как «инциденты», т. к. они обрабатываются по достаточно близким правилам.
С другой стороны, ITIL допускает использование отдельных процедур для обработки Запросов на Обслуживание, которые отделены от Процесса Управления Инцидентами.

Предоставление информации
Служба Service Desk должна служить основным источником информации для пользователей.
Способ предоставления информации может быть пассивным (например, через электронную доску объявлений) или активным (электронная почта, Web-доступ к автоматизированной системе Службы Service Desk, экранные формы и др.). Необходимо информировать пользователей о текущих или ожидаемых ошибках, и лучше делать это до того, как эти ошибки затронут пользователя. Служба Service Desk также должна предоставлять информацию о новых и имеющихся услугах, условиях Соглашений об Уровне Услуг (SLA), а также о процедурах заказа услуг и ценах.

Взаимодействие с поставщиками
Служба Service Desk часто отвечает за взаимодействие с обслуживающими организациями и внешними поставщиками.
Это касается ремонта и замены принтеров, рабочих станций и в некоторых случаях телекоммуникационного оборудования.
Такой тип поддержки может быть использован при обработке инцидентов, в своем первоначальном значении — сбоев, а также инцидентов в смысле Запросов на Обслуживание и Изменений

Операционные задачи
Примерами таких задач могут быть создание резервных копий и восстановление данных из архива, подключение к локальной сети, Управление Дисковой Памятью на локальных серверах, создание учетных записей, авторизация и смена паролей.

Мониторинг инфраструктуры
Служба Service Desk может иметь в своем распоряжении инструментальные средства, помогающие определению степени воздействия сбоев на работу критически важных систем, таких как маршрутизаторы, серверы, шлюзы, приложения и базы данных.
Часто эти средства автоматически обнаруживают сам сбой или угрозу его возникновения и передают информацию в Процесс Управления Инцидентами.
Службе Service Desk необязательно применять эти средства, т. к. обнаружение сбоев является главной задачей операционных подразделений ИТ, которые и передают эту информацию Службе Service Desk.

Эффективность
Удовлетворенность заказчика или пользователя является основным показателем эффективности работы Службы Service Desk.
Примерами Ключевых параметров эффективности (KPI) могут быть:
скорость ответа на телефонные звонки (например, на 90% телефонных звонков отвечают в течение X секунд);
скорость перенаправления звонков на вторую линию поддержки в течение X минут (если звонок нельзя разрешить на уровне Service Desk).

восстановление сервиса в течение допустимого времени и в соответствии с условиями Соглашения об Уровне Услуг (SLA);
своевременное информирование пользователей о текущих и будущих изменениях и ошибках.
Некоторые показатели эффективности можно определить только на основе результатов опроса заказчиков, например такие как:
Насколько вежливо специалисты Service Desk общаются по телефону?
Предоставляются ли пользователям хорошие рекомендации по способу предотвращения инцидентов?

Отчеты руководству
Служба Service Desk должна регулярно (например, раз в полгода) проверять, насколько ее работа отвечает заданным стандартам.
Примерами метрик являются:
процент инцидентов, которые могут решаться на Уровне Service Desk без перенаправления на другие уровни поддержки (например, на вторую или третью линии поддержки или к поставщику);
количество обработанных звонков на одно рабочее место/пользователя и общее количество звонков, обработанных Службой Service Desk;

среднее время решения инцидентов (по степени воздействия) или время, необходимое для выполнения Запроса на Обслуживание.
Следует указывать как непосредственное время на выполнение, так и общее время от открытия до закрытия инцидента;
отчеты телефонной станции (РАВХ) о среднем времени ответа на телефонный звонок, количестве звонков, прерванных пользователями, средней продолжительности звонков и соответствующих метрик на каждого специалиста Службы Service Desk.

Для этих метрик могут быть определены стандарты, по которым возможно отслеживание улучшения или ухудшения в предоставлении услуг.
Эффективность Службы Service Desk также может быть измерена путем проведения регулярных опросов и анкетирования пользователей в компании.