Советы по проведению встреч

План презентации
Типы встреч
Как организовать
Важно перед встречей
Важно на встрече

Типы встреч (1)
(1) Часть круглого стола/конференции
Участвуют: НПО, пресса, деловые круги, люди из правительств;
Можно задавать вопросы или делать публичные заявления (на всю аудиторию);
Вы можете воспользоваться встречей, чтобы заинтересовать прессу вашей историей

Типы встреч (2)
(2) Специально организованные встречи с НПО
Только НПО и лица, принимающие решения (1-5 человек)
Могут использоваться для выяснения разных вопросов вплоть до деталей, для лоббирования отдельных вопросов
(3) Неформальные встречи
Лучше всего подходят для лоббирования

Как организовать
Найдите контактное лицо, которое занимается вашим вопросом;
Позвоните или при необходимости напишите отдельный запрос на встречу;
Представьтесь кто Вы, какую организацию представляете, почему хотите встретиться;
Договаривайтесь о встрече зараннее;

Перед встречей
Узнайте основную информацию по вопросу заранее, соберите факты и аргументы;
Подумайте что Вы хотите от принимающего решения – подготовьте и представьте конкретные требования, а не только жалобы и претензии;
Когда думаете про требования - поставьте себя на место чиновника и сформулируйте так, чтобы было понятно что именно чиновник может сделать.

Перед встречей
Четко определите цель своего визита;
Составьте план встречи: представление себя и организации, список вопросов, описание проблемы, предложения;
Подготовьте презентацию или другую визуальную информацию. Очень хорошо иметь вашу позицию оформленную на бумаге.
Сконцентрируйтесь на главных моментах, не вдавайтесь в мелкие подробности;
Информация с места всегда более интересна чем общие рассуждения;
Если вас несколько - выберите ведущего встречи (фасилитатора);
Правильно подбирайте одежду

На встрече
Сделайте вступление к встрече (включая основные поднимаемые темы), уточните сколько на разговор есть времени;
Стремитесь высказаться коротко и ясно, уважайте своих коллег, которым тоже необходимо высказаться;
Вежливо прерывайте слишком длинные выступления;
Контролируйте время;
Вести встречу должен человек с опытом;
Решите какие темы приоритетные, кто их поднимет и сколько времени потратит;
Оставьте время для дополнительных вопросов;
Договоритесь о дальнейших действиях;
Решите кто ведет протокол.

На встрече
Начинайте разговор с приятных слов, будьте вежливы;
Говорите четко, громко и уверенно;
Внимательно слушайте, не перебивайте;
Никогда не удовлетворяйтесь ответом «Нет»;
Не ставьте в неловкое положение в присутствии начальника или коллег;
Делайте заметки во время встречи;
В конце разговора подведите итог сказанному, поблагодарите и пожмите руку.

Спасибо за внимание

Процедури ЄБРР участі у прийнятті рішень
Знати що відбуваються консультації – Бути у списках банку
Мати інформацію про конкретні проекти
Вимагати дотримання процедур
Вплив на установу ззовні
Вплив на окремих співробітників

Процедури ЄБРР участі у прийнятті рішень
Вплив на установу ззовні
Інформувати директорів та владу країн-донорів
Інформувати НПО в інших країнах
Інформувати пресу
Вплив на окремих співробітників