Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы

Что такое ECM?

Объемы неструктурированной информации
Рост объемов неструктурированной информации
.
По данным“Enterprise Disk Storage Consumption Model” (IDC, 2007)

Cтруктурированная/неструктурированная информация
Неструктурированная
Структурированная
Имеет четко определенную модель, набор переменных, правила хранения
.

Предпосылки для внедрения ECM

Нужна ли ECM-система?
Пример. Использование интернет-поиска для доступа к информации вместо внутренних ресурсов
( по исследованиям AIIM в 2009 г. 71% использует в первую очередь веб-поиск)

Нужна ли ECM-система?
Пример 2. Какая версия документа окончательная?
Dogovor_romashka_last
Dogovor_last_romashka

Потребности бизнеса
По результатам опроса проекта Docflow

Функционал ECM-систем
управление документами (экспорт/импорт, безопасность и службы библиотек для деловых документов);
управление образами документов (сканирование бумажных документов, распознавание текста и реквизитов);
Управление записями (долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам);
управление потоками работ (или workflow, т. е. поддержка бизнес-процессов, передача документов и другого контента по заранее разработанным маршрутам, назначение рабочих задач, создание журналов хода выполнения бизнес-процессов);

Функционал ECM-систем
Управление Веб-контентом (содержанием корпоративного сайта или портала), взаимодействием пользователей;
управление медиаконтентом (графическими, видео- и аудиофайлами, и др.);
управление знаниями (поддержка систем для накопления и доставки информации, необходимой для принятия решений);
управление коллективным взаимодействием пользователей при подготовке и использовании документов (поддержка совместной работы пользователей и поддержка проектных команд).

Жизненный цикл информации
Создание
Рецензирование
Утверждение
Публикация
Архивирование
При необходимости – извлечение из архива

Компоненты ECM-решения

Результаты внедрения ECM системы
Эффективность совместной работы
Объединение информационных ресурсов, в том числе территориально распределенных
Стандартизация типовых бизнес-процессов
Информированность сотрудников
Улучшенная безопасность
Более полная информация для принятия решений
Надежность хранения

Общие тенденции-2011
4G: Беспроводной доступ со скоростью проводного
Мобильные устройства
Облачные сервисы (SaaS, PaaS)
масштабируемость
Конвергенция технологий, интеграция разнородных решений, унификация интерфейсов
!Безопасность!

Тенденции ECM сегмента
Растущие объемы
пользовательского
контента
Мобильность
Значительное
расширение
пользовательской
аудитории,
существенный
рост объемов рынка
ECM-решений
«Социальное» взаимодействие, «социальный бизнес»

Актуальные требования к ЕСM-решению
Возможность работы в любом месте в любое время( удаленный доступ)
Возможность быстрого конфигурирования для специализированных задач
Интеграция со стандартными офисными приложениями
(По данным исследования AIIM, наиболее важными факторами при выборе ECM-решения являются удобство использования, возможности интеграции с другими решениями и простота внедрения)

Собственная разработка или готовая платформа?
Преимущества: скорость разработки, надежность, техническая поддержка, «узнаваемость решения»

Какую платформу выбрать?

Gartner, 2010

Microsoft SharePoint 2010

EOS for SharePoint 2010

ECM-система eDocLib 2.5

Акты, полисы, договоры
Управленческая документация
Карточки учета материальных ценностей
Научно-техническая документация
Файлы пользователей
Фото-, видео- материалы

Особенности eDocLib 2.5

ECM-cистема eDocLib 2.5
Регистрация документов, пришедших по почте может осуществляться напрямую из Microsoft Outlook

ECM-cистема eDocLib 2.5
Доступ к документам через проводник Windows

ECM-cистема eDocLib 2.5
Поиск по документам, хранящимся в системе, включая полнотекстовой поиск и поиск в плавающем диапазоне форма для документа в eDocLib

ECM-cистема eDocLib 2.5
Постоянно необходимые пользователю документы могут быть сохранены в Личных папках

ECM-cистема eDocLib 2.5
Доступ к личным папкам может быть предоставлен другим пользователям – удобное пространство для совместной работы

ECM-cистема eDocLib 2.5
Рубрикация данных с помощью файловых каталогов часто приводит к дублированию данных и трудностями при поиске из-за несоблюдения иерархии каталогов. Механизм рубрик eDocLib позволяет подробно структурировать данные и обеспечить к ним быстрый доступ.

ECM-cистема eDocLib 2.5

ECM-cистема eDocLib 2.5
Отправка проекта документа
на ознакомление

ECM-cистема eDocLib 2.5
Выдача поручения сотруднику

ECM-cистема eDocLib 2.5

История версий документа в eDocLib
ECM-cистема eDocLib 2.5

ECM-cистема eDocLib 2.5

ECM-cистема eDocLib 2.5
Гибкая система настроек безопасности позволяет регламентировать действия пользователей как на основе общих правил, так и для отдельно для выбранных документов

Области применения системы
Внутренний портал организации
Документооборот
Приемная руководителя
Архивы
CRM
Базы знаний
Учет (договоров, музейных ценностей, библиотечный и т.п.)
Отдельные функциональные задачи

eDocLib
Подписка на документ
Пользователь
Автор документа
Новый документ
Новый документ
E-mail
Подписка на документы

Источники данных в eDocLib

Архитектура системы

Наиболее востребованный функционал
По мнению аналитиков Gartner
Управление архивами данных
Поисковые механизмы и анализ контента
Автоматизация специальных процессов обработки контента (case management)
«Облачное» хранение данных
Управление «облачным» контентом

Полезные ссылки
www.aiim.org
Cmswire.com
ecm-community.livejournal.com
pcweek.ru/ecm
docflow.ru
www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics