Технологическое проектирование как инструмент системы менеджмента

«Если Вы не можете описать свою деятельность как процесс, значит Вы ничего не делаете»
Э. Деминг

Цикл Деминга PCDA

Качество - на национальной основе
(по мотивам выступления В.Е. Швеца)
Качество для американца - «Чтобы работало»
Качество для немца - Соответствие
требованиям
Качество для француза - Люкс или роскошь
Качество для итальянца - Стиль
Качество для японца - Совершенство
Качество для русского - «Чтобы не убило?!»

Система менеджмента качества. Принципы управления
Ориентация на потребителя
Лидерство руководителя
Вовлечение работников
Процессный подход
Системный подход к менеджменту
Постоянное улучшение
Принятие решений, основанное на фактах
Взаимовыгодные отношения с поставщиками

Система менеджмента качества
Ключевое положение стандартов ИСО 9000
Деятельность, использующая ресурсы и управляемая с целью преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс
Применение в организации системы процессов, а также менеджмент процессов могут считаться «процессным подходом»

Модель системы менеджмента качества

Процесс –
это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы
ИСО 9000:2000

Требования и обратная связь
Процессный подход
ПРОЦЕСС
Поставщик
Потребитель
Вход
Выход
Требования и обратная связь

Результативность процесса
Способность достигать желаемого результата
Эффективность
процесса
Достигнутые результаты к затраченным ресурсам
Продукция (результат процесса)
Процесс
(Набор взаимосвязанных или интерактивных
действий)
Вход
ресурсы
Управляющее воздействие (Нормативные, законодательные требования) Процедура определяет способ осуществления действия или процесса. Может быть документированной или недокументированной.
Возможность мониторинга и измерений
(До, во время и после процесса)
Выход

Функциональная модель библиотеки (НМБ СибГМУ)

Структурно-функциональная система управления научной библиотеки СибГТУ

Этапы технологического проектирования
1. Выявление процессов
2. Моделирование процессов
3. Документирование процессов

Этап 1. Выявление процессов
Выявить полную систему процессов
Определить последовательность и взаимосвязь в этой системе процессов
С позиций стратегических целей и планов определить основные процессы

Процессный подход
1. Управленческие процессы
2. Управление ресурсами
3. Процессы жизненного цикла продукции
4. Процессы мониторинга, измерения, анализа, улучшения

Комплектование библиотечного фонда
Библиотечная обработка документов и организация СПА
Размещение и хранение библиотечного фонда
Информационное обслуживание пользователей
Образовательный и научный процессы университета
Запросы пользователей
Основные процессы
Учет и отчетность
Организа-ция работы
контроль
Планирова-ние
Управленческие процессы
Удовлетворенность пользователей
Информационное обеспечение учебного и научного процессов университета
Финансово – хозяйственная деят-ть
Методиче-ская работа
Администрирование программных и технических средств
Маркетин-говая
деят-ть
Вспомогательные процессы
Рисунок 1 Карта процессов библиотеки

Дерево процессов
«Путь читателя»

Этап 2. Моделирование процессов
Построить модели процессов
Определить ресурсы, необходимые для каждого процесса
Определить входы и выходы каждого процесса

Управление процессами
Определить границы процесса
Определить руководителя процесса
Определить цель процесса
Определить вход
Управляющее воздействие
Вход (сырье, материалы, информацию)
Необходимые ресурсы
Определить выход (т.е. результат процесса)
Определить последовательность деятельности
Распределить ответственность и полномочия в рамках процесса
Определить процедуру, необходимую для выполнения каждой операции
Определить документацию, задающую требования к процессу
Определить точки измерения, методы и инструменты
Определить методы обработки и анализа результатов измерений
Определить линии обратной связи

Модели процессов
Формирование
библиографической
записи в ЭК.
Распечатка
каталожных
карточек
Учетная запись
Учтенные, проиндексированные документы 1
АРМ Каталогизатор
ОКат, ОТех
Учтенные, проиндексированные документы 2
Библиографическая запись
Каталожная карточка
Шаблоны
АБД
Mesh
РИ
Входы процесса
Выходы процесса
Регламенты процесса
Средства процесса

Обозначения, используемые
в блок-схеме
− смежные процессы (предыдущий, последующий)
− начало и конец процесса
− действие процесса
− принятие решения
− документ (входной, выходной)
− направление

Матрица ответственности

Обозначения, используемые в матрице

Этап 3. Документирование процессов
Описать порядок выполнения процессов
Оформить документированные процедуры на процессы

Структура документированной процедуры
Цель
Область действия
Понятия и сокращения
Ответственность и полномочия
Порядок работы
Ссылки
Документированные формы

Документированные процедуры (ДП)
ДП Комплектование библиотечного фонда определяет порядок выявления, отбора, заказа и получения документов в фонд библиотеки
ДП Библиотечная обработка документов и организация СПА определяет порядок учета, индексирования документов, формирования библиографического описания, технической обработки документов, расстановки каталожных карточек, редактирования СПА.
ДП Размещение и хранение фонда описывает алгоритм организации упорядоченного хранения и рационального размещения библиотечного фонда, а так же определяет порядок проверки, редактирования, восстановления документов.
ДП Предоставление информационных услуг пользователям определяет порядок регистрации, консультирования и информирования читателей, приема и выполнения запросов, в том числе по МБА, выдачи и приема документов, в том числе взамен утерянных, работы с читательской задолженностью, анализа читательских отказов.

Технологическое проектирование позволяет:
Определить номенклатуру технологических процессов организации.
Построить карту процессов, отражающую производственную структуру организации .
Разработать модели основных технологических процессов.
Предложить вариант документирования основных технологических процессов.

Выводы
Система менеджмента качества позволяет реально обеспечить высокий уровень производимых организацией продуктов и предоставляемых услуг.
Адекватное выделение сети процессов возможно с помощью методов проектирования и моделирования.
Четкость выделения процессов и операций необходима также в аспекте повышения эффективности деятельности, поскольку качество деятельности находится в прямой зависимости от качества процессов и составляющих их операций.