Внедрение системы электронного документооборота и архивирования

О компании Теле2
Tele2 - ведущий альтернативный телекоммуникационный оператор в Европе
Миссия компании - предоставлять лучшее соотношение цены и качества услуг
на всех рынках Tele2 (The Best Deal)
Абонентская база Группы Tele2 насчитывает более 30 миллионов абонентов
в 11 странах: Норвегии, Швеции, Хорватии, Эстонии, Латвии, Литве, Казахстане, Австрии, Голландии, Германии и России
В Европе компания предлагает своим абонентам услуги как мобильной,
так и фиксированной телефонии, а также широкополосного доступа
и передачи данных
С 1996 года акции Tele2 котируются на Стокгольмской бирже –
OMX Nordic Exchange Stockholm
В России Tele2 обслуживает около
21 млн. абонентов, предоставляя
им услуги мобильной связи
Регионы Tele2 находятся в различных
стадиях развития – Defenders, Challengers, Newcomers, Greenfield
и распределены по 7 макро-регионам

Быстрый рост бизнеса и объема документооборота
Централизация бухгалтерии (создание ОЦО)
36 операционных компаний + 9 представительств ЦФ
Стратегия компании: качество по разумной цене
Начало внедрения проекта – апрель 2010
Предпосылки проекта и цели внедрения
Сокращение расходов благодаря увеличению производительности труда работников, занятых в документоёмких бизнес-процессах;
ЭДО
Создание системы для хранения и передачи электронных документов в финансовый центр, систем архивирования для других подразделений.
Увеличение скорости информационных потоков, увеличение эффективности взаимодействия между подразделениями компании.

Требования к системе
Количество пользователей системы не менее 1000
Количество документов до 10 млн в год
Количество площадок – около 40 регионов
Высокая скорость работы
Обмен документами с ОЦО
Пакетное сканирование файлов с распознаванием и загрузкой в систему
Стандартный функционал (безопасность, согласования-визирования, отчеты, уведомления, группировка, управление учетными записями и правами доступа, оперативный доступ к данным)
Гибкий атрибутивный поиск документов
Возможность интеграции с другими ИС Компании
Интеграция с внешними Информационными системами
Возможность постоянного увеличения объёмов хранимых документов
и количества пользователей
Возможность создавать новые процессы и отчеты без привлечения интегратора
Наличие гибкого пользовательского интерфейса в Системе (возможность его изменения без дополнительного программирования)
Параметры
Функционал
Гибкость

Этапы проекта
Этап 1 Хранение документов и обмен с ОЦО
Этап 2 Визирование, готовность заменить ЭДО
в Lotus Notes
Этап 3 Интеграция с внешними информационными системами Компании, создание отчетности

Этапы создания и развития ОЦО Теlе2 / Stage of SSC Tele 2 launching and development
Этапы проекта

1-й этап внедрения: Электронный архив
Хранение и передача документов в ОЦО
Пакетное сканирование первичных документов
Регистрация сканирования документов с возможностью принять\вернуть на доработку
Создание потомков документов для автоматизации процесса создания
Миграция документов существующего ЭДО
Полнотекстовое распознавание документов
Интеграция с финансовой системой Компании
Интеграция со справочником контрагентов

2-й этап внедрения:
Замена электронного документооборота
Загрузка
Изменение
На доработку
Утверждение
Удаление
Доработка процессов 1-го этапа
Создание системы визирования
Оповещение по E-mail
Электронный архив регистрационных форм Абонентской службы
Электронный архив документов для Юридической службы

3-й этап внедрения:
Интеграция с другими системами
Доработка процессов 2-го этапа
Интеграция с финансовой системой Компании
- Получение информации о статусе платежа
- Автоматическое добавление номера п/п
Расширение функционала визирования
- Возможность отзыва документов с визирования
- Создание механизма замещений

Планируемые доработки:
Интегрирование с системой контроля капитальных затрат
Создание системы Мониторинга
«Тюнинг» процессов
Дальнейшая интеграция с финансовой системой
Переход на релизный подход к обновлению системы 1 раз
в квартал
Настройка логирования действий пользователя

Ключевые факторы успеха:
Четкое понимание цели проекта
Назревшая бизнес-потребность
Осознание необходимости всеми функциональными подразделениями компании
Эффективная система коммуникаций и тренингов
Слаженная командная работа (IT, бизнес-пользователей, центральной команды, локальных финансистов)

ОЦО сегодня

СПАСИБО !!!

Back-office
Модель Общего центра обслуживания Теle 2
Компании Tele2
Транзакционный центр
Функц. Департаменты
Получение ПД визирование, присвоение аналитик
Специалитсы по документообороту
Внесение атрибутов документа в систему, сканирование
Контроль качества
Транзакционные отделы
Формирование транзакций, Главной книги
Центр экспертизы
Доставка сервиса
1. Уровень. Технологии самообслуживания (Sh P)
2. Уровень. Call-центр ОЦО.
3. Уровень. Центр Экспертизы ОЦО
Обработка запросов
Взаимодействие
с консолидационным центром
Методология
Консолидацион-ный центр
Контроль качества, оценка CSI
Формирование отчетности
Взаимодействие
с контролирующими органами
Экспертная поддержка функций
Мониторинг продуктивности, KPI
Найм/Обучение персонала, система учета рабочего времени

Осуществление поддержки системы
Локальный ИТ
Центральный ИТ
Настройка ПК
МФУ
Консультирование пользователей системы
Передача запросов в Центральный ИТ
Настройка системы
и новых процессов
Поддержка аппаратной платформы
Передача запросов интегратору
Интегратор
Исправление ошибок
Доработка и модернизация системы
Передача запросов вендорам (IBM, ABBYY, Oracle)
(ГК АйТи)

Основные принципы
(зафиксированы в апреле 2011):
Функция выполняет в процессе только те действия, которые связаны с внешней части документооборота (взаимодействие с контрагентом , согласование и подписание договора, приемка и подписание работ/услуг и пр. документы)
Функция указывает только ту аналитическую информацию, которой «владеет» только операционный менеджер (например, принадлежность договора к статье бюджета)
Функция представляет аналитическую информацию только один раз (т.е. либо в системе, либо на документе – в зависимости от документа определен способ указания аналитики)