X5 Retail Group. Памятка арендодателю: комплектность документов, типовые ошибки, способы передачи документов

Комплектность документов КУ
Договор аренды
1.1 Акт об оказании услуг c обязательной расшифровкой услуг фактического потребления, с приложением подтверждающих документов от сбытовой компании (печать и подпись с обеих сторон).
Важно! Если в акте по техническим причинам не удается указать детальную расшифровку либо составление акта об оказании услуг не предусмотрено договором – необходим:
1.2 Документ «Расчет стоимости» c обязательной расшифровкой услуг фактического потребления, с приложением подтверждающих документов от сбытовой компании. Расчет стоимости должен содержать все признаки первичного документа (в том числе печати и подписи с обеих сторон)
1.1 Акт об оказании услуг на всю сумму перевыставленных КУ, включая НДС, с разбивкой по видам услуг и расшифровкой (кол-во, цена) и приложением копий подтверждающих документов от сбытовых компаний (печать и подпись с обеих сторон)
Важно! Если составление акта выполненных работ не предусмотрено в договоре либо в акте по техническим причинам не удается указать детальную расшифровку – необходим:
1.2 Документ «Расчет стоимости» c обязательной расшифровкой услуг фактического потребления и приложением копий подтверждающих документов от сбытовых компаний (печать и подпись с обеих сторон)
Договор аренды
Компенсация (Возмещение)
Переменная часть арендной платы (ПАП)
2. Счет-фактура - если контрагент является плательщиком НДС и выставление счета-фактуры предусмотрено законодательством.

Комплектность документов КУ
Агентский договор
1. Отчет агента - Включает:
расчет вознаграждения агента (может быть оформлен отдельным актом);
расшифровку сумм расходов, подлежащих к возмещению (вид услуг, количество, цена, сумма);
информацию о суммах НДС, включенных в стоимость расходов.
2. Копии актов и счет-фактур от прямых поставщиков коммунальных услуг.
3. Счет-фактуры:
на сумму агентского вознаграждения (если агент является плательщиком НДС);
в отношении перевыставляемых коммунальных расходов (даже если агент не является плательщиком НДС).
1. Отчет агента - Включает:
расчет вознаграждения агента (может быть оформлен отдельным актом);
расшифровку сумм расходов, подлежащих к возмещению (вид услуг, количество, цена, сумма);
информация о суммах НДС, включенных в стоимость расходов, не выделяется.
2. Копии актов и счет-фактур от прямых поставщиков коммунальных услуг
Агент – организация или ИП
Агент – физическое лицо
Агентский договор
Агент действует от своего имени

1. В документе обязательно должны быть печати / подписи / расшифровки подписи и должности
ФИО - подпись должна быть ответственного лица согласно приказу/распоряжению предприятия;
в случае, если контрагент (КА) является индивидуальным предпринимателем (ИП) - подпись проставляется в строке для подписи «Индивидуальный предприниматель»;
в случае, если контрагент работает без печати или в договоре прописан пункт о возможном ее неиспользовании, место печати (М.П.) в документе не указывается и печать не проставляется. В случае, если нет технической возможности внести исправления в программу и документы выставляются с реквизитом М.П., необходимо прописывать «без печати» или «БП».
2. В документе обязательно должна стоять дата и указан период, за который выставляется данный документ (период оказания услуги)
дата акта об оказании услуг/расчета должна быть позже либо равна дате подтверждающего документа от сбытовой компании (от прямых поставщиков услуг);
период, указанный в акте об оказании услуг/расчете, за который предоставляются услуги, должен совпадать с периодом, указанным в подтверждающих документах от сбытовой компании (от прямых поставщиков услуг).
3. Организационно-правовая форма в документах должна совпадать.
В случае, если ОПФ не совпадает - может потребоваться дополнительное уточнение со стороны КА.
4. Заверение подписью и печатью организации копий подтверждающих документов от сбытовых организаций не требуется.
Типовые ошибки в оформлении первичных документов и счетов-фактур
Общие правила

Типовые ошибки в оформлении первичных документов и счетов-фактур
в одном налоговом периоде не может быть одинаковых номеров счетов-фактур и актов об оказании услуг, номера присваиваются в хронологическом порядке по мере составления документа;
в перевыставленном счете-фактуре наименование, дата, ОПФ и реквизиты продавца должны быть аналогичны реквизитам, указанным в подтверждающем счете-фактуре от сбытовой компании;
сумма в акте оказанных услуг/расчете не может быть больше суммы, указанной в подтверждающем документе. В случае, когда по условию договора в сумму перевыставляемых расходов включается коэффициент, должен быть приложен расчет с указанием % и суммы коэффициента;
агент, являющийся физическим лицом без образования ИП и действующий от своего имени, не выставляет счет-фактуру на сумму перевыставленных КУ;
возмещению подлежат не авансы, а суммы фактического потребления энергоресурсов на основании документов ресурсоснабжающих организаций;
в качестве подтверждающих расходы документов должны быть предоставлены не только копии счетов-фактур, но и копии актов об оказании услуг
ВАЖНО!
Переход на электронный документооборот полностью исключает ошибки оформления документов, доставка документов становится мгновенной и оплата производится в срок согласно условиям договора
Дополнительно

Способы передачи документов
1. Высокая степень надежности :
ЭДО : Тензор СБИС или Контур Диадок
Подробную инструкцию по переходу на ЭДО можно получить у клиентского менеджера:
2. Средняя степень надежности :
Почта России
Курьерская служба
3. Низкая степень надежности :
Передача документов через персонал магазинов и инженеров – сроки передачи документов ответственным исполнителям (Сервисный Центр Нижний Новгород) в данном случае могут быть существенно увеличены
Основные способы передачи документов
Контакты Контура (платформа ДИАДОК):
Телефон: [phone]
Почта:
[email protected]
Контакты Тензора (платформа СБИС):
Телефон: [phone], доб.3495, 4443, 4445
Почта:
[email protected]