Нормирование труда секретаря

Секретарю нужно знать как выполнять ту или иную работу, а также необходимо еще иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.

Центральным бюро нормативов по труду разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Работу с документами отражают:
1. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23);
2. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72);

3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. №152);
4. Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий (утверждены постановлением Минтруда России от 18 декабря 1992 г. № 57);
5. Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. №189/11-64).

В настоящее время наиболее актуальными являются Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти, которые включают нормы времени на работы по набору текста на персональном компьютере, оформлению документов, документированию деятельности коллегиальных органов, обработке и учету документов, регистрации, справочно-аналитической работе, контролю за исполнением документов, составлению и ведению номенклатуры дел, хранению и поиску документов.
Кроме того, в норматив включен раздел, содержащий секретарско-референтские работы, в числе которых работы по получению и передаче информации, организации и ведению телефонных переговоров (включая заказ пропусков, вызов участников совещаний, организацию связи руководителя с необходимыми лицами).

Хотя нормы времени и предназначены для управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти, указанные виды работ проводятся в организациях различной организационно-правовой формы и, следовательно, могут быть использованы в работе любых подразделений и работников, занимающихся документированием и делопроизводственным обслуживанием, а также в работе секретарей.
Нормы времени являются чрезвычайно важным документом для руководителей делопроизводственной службы, т.к. позволяют решить многие проблемы, связанные с организацией ее работы. Например, они могут быть использованы при аттестации для установления категории специалиста, при специализации работников делопроизводственной службы.

Режимы труда и отдыха работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и видеодисплейных терминалов, устанавливаются исходя из распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных (трудоемких) из них в первой половине дня, когда у работников отмечается более высокая устойчивая работоспособность.
Режимы труда и отдыха работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и ВДТ, должны устанавливаться в зависимости от вида и категории их трудовой деятельности.

Виды трудовой деятельности работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и ВДТ, разделяются на 3 группы:
группа А - работа по считыванию информации с экрана ВДТ с предварительным запросом;
группа Б - работа по вводу информации в ПЭВМ;
группа В - творческая работа в режиме диалога с ПЭВМ.
При выполнении в течение рабочего дня работ, относящихся к разным видам трудовой деятельности, за основную работу с ПЭВМ и ВДТ следует принимать такую, которая занимает не менее 50% времени в течение рабочего дня.

Для обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья профессиональных пользователей ПЭВМ и ВДТ на протяжении рабочего дня должны устанавливаться регламентированные перерывы.
Время регламентированных перерывов в течение рабочего дня следует устанавливать в зависимости от его продолжительности, вида и категории трудовой деятельности.
Продолжительность непрерывной работы на ВДТ и ПЭВМ без регламентированного перерыва не должна превышать 2 часов.

При 8-часовом рабочем дне и работе на ВДТ и ПЭВМ регламентированные перерывы следует устанавливать:
для I группы работ - через 2 часа от начала рабочей смены и через 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый;
для II группы работ - через 2 часа от начала рабочей смены и через 1,5 - 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый или продолжительностью 10 минут через каждый час работы;
для III группы работ - через 1,5 - 2 часа от начала рабочей смены и через 1,5 - 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 20 минут каждый или продолжительностью 15 минут через каждый час работы.

С использованием норм времени определяется трудоемкость работ по документационному обеспечению деятельности управленческих структур федеральных органов исполнительной власти за год и рассчитывается нормативная численность работников, выполняющих эти виды работ.
Набор текста на персональном компьютере осуществляется с оригинала, который в Нормах времени подразделяется на три группы:
I группа - печатный или разборчивый рукописный оригинал;
II группа - печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение, до 50% текста;
III группа - неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством поправок, превышающих 50% текста, мелкий типографский или компьютерный текст.
За единицу измерения по-прежнему берется текстовой оригинал формата А4 - 210х297 мм, напечатанный с одной стороны.

Нормы времени на отдельные виды работ
Нормы времени на набор текста без вертикального графления, мин

Нормы времени на отдельные виды работ
Нормы времени на набор текста на типовых бланках

Нормы времени на отдельные виды работ
Нормы времени на секретарско-референтские работы

Нормы времени на отдельные виды работ
Нормы времени на творческий вид деятельности по составлению документов можно взять из разделов, посвященных разработке текстов управленческих документов.
Например:
- на служебное письмо (инициативное) - 1,25 часа;
- на служебное письмо (ответное) - 1,2 часа;
- на письмо-извещение - 0,45 часа;
- на сопроводительное письмо - 0,1 часа;
- на объяснительную записку - 0,15 часа и др.