База данных. Основные понятия

База данных — это файл специального формата, содержащий
информацию, структурированную заданным образом.
База данных (БД) - это информационная модель,
позволяющая в упорядоченном виде хранить данные
о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств.
Существует несколько различных структур
информационных моделей и соответственно
различных типов баз данных:
иерархические, табличные и сетевые.

Поля, их свойства и типы данных
Поля — основные структурные элементы базы данных, которые обладают определенными свойствами:
Длина - основное свойство, которое выражается в символах или в знаках
Имя - уникальное свойство любого поля
Подпись — это та информация, которая отображается в заголовке столбца
Типы данных:
Текстовый – одна строка текста до 255 символов
Поле МЕМО – текст, состоящий из нескольких строк до 65 535 символов
Числовой – число любого типа
Дата/время – содержит дату и время
Денежный – выражается в денежных единицах (рубли, доллары и т д)
Счетчик – вводится автоматически с вводом новой записи
Логический – содержит одно из значений TRUE (истина) или FALSE (ложь) и используется в логических операциях
Поле объекта OLE – содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документы Word и т д

СУБД Access
Системы управления базами данных (СУБД) — это программные
средства, с помощью которых можно создавать базы данных,
наполнять их и работать с ними.
В состав пакета Microsoft Office 2003 входит
система управления базами данных Access 2003.

Объекты Access
Таблицы — основные объекты базы данных.
Запросы — это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы.
Формы — это объекты, с помощью которых
в базу вводят новые данные или просматривают
имеющиеся.
Отчеты — это формы «наоборот»,
С их помощью данные выдают на принтер
в удобном и наглядном виде.
Макросы — это макрокоманды.
Модули — это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic.
Режимы работы с Access 2003
В работе с любой базой данных есть два разных режима:
проектировочный и эксплуатационный (пользовательский).

Таблицы. Создание таблиц.
Таблицы — основные объекты базы данных.
Способы создания таблиц
1. Самый «автоматичный» способ
состоит в импорте таблиц из другой
базы.
2. Создание таблицы в режиме
Конструктора.
В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и
настроить свойства.

3. Создание таблицы с помощью Мастера
В режиме Таблицы выбрать Создание таблицы с помощью Мастера. В появившемся окне Создание таблиц отмечают Деловые
или Личные,
выбирают Образцы полей
будущей таблицы и переносят их в окно
Поля новой таблицы, нажимают Далее.
Задают Имя для новой таблицы и таблица готова.

В этом режиме имена полей, выбор их типа и настраивание свойств
производят самостоятельно !
В режиме Таблицы выбрать Создание таблицы путём ввода данных. В появившемся окне Таблица
задают имена полей, выбирают их тип и
настраивают свойства.
Таблица готова.

Таблицы баз данных не являются самостоятельными документами.
Сама база — это документ. Ей соответствует файл на диске, и мы можем
сделать его копию. Структура таблиц — тоже документ.
Все изменения в таблицах сохраняются автоматически в режиме
реального времени.
Запросы
Для доступа к данным есть гибкое и удобное средство — запросы
В режиме Запросы выбирают Создание запроса с помощью Мастера.
В появившемся окне Таблицы и запросы в Доступных полях выбирают нужную информацию и переносят в Выбранные поля
и нажимают Далее

В результате работы запроса из общей исходной базы формируется
результирующая таблица, содержащая часть общей информации,
соответствующую запросу.
Запрос можно создать и в режиме Конструктора
В режиме Запросы выбирают Создание запроса в режиме Конструктора. В появившемся окне Запрос на выборку
отмечают имена полей соответствующих запросу. Если нужны данные из разных таблиц, то эти таблицы добавляют к запросу и устанавливают между ними связи Запрос готов.

Формы
Для упрощения труда разработчик базы может подготовить
специальные объекты — формы. Форма представляет собой
некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода
данных. Наборщик вводит данные в эти поля, и данные
автоматически заносятся в таблицы базы.

Зачем нужны формы?
Данные в таблицу можно вносить и без помощи каких-либо форм,
но существуют по крайней мере четыре причины, которые делают
формы незаменимым средством ввода данных в базу.
1. Малоквалифицированному персоналу нельзя предоставлять доступ
к таблицам (самому ценному из того, что есть в базе).
Представьте, что будет, если новичок «наведет порядок» в таблице банка
2. Разные люди могут иметь разные права доступа к информации,
хранящейся в таблицах.
3. Ввод данных в таблицу — чрезвычайно утомительное занятие.
Уже после нескольких часов работы люди делают ошибки.
Ввод данных в форму проще. Здесь многое можно автоматизировать.
4. Откуда берется информация для баз данных.
Как правило, ее берут из бумажных бланков
(анкет, заявлений, накладных, счетов, описей, ведомостей, справок и т. п.).
Экранные формы можно сделать точной копией
бумажных бланков, с которых происходит ввод данных.
Благодаря этому но много раз уменьшается количество ошибок
при вводе и значительно снижается утомляемость персонала.

Создание форм..
Автоформы.
Автоформы — самый простой вид автоматических форм.
1. Создание формы в режиме Конструктора
Выбирают объект Формы и далее Создание Формы в режиме Конструктора. В появившемся окне Формы с помощью Панели элементов создаём нужную форму, используя следующие элементы:
Добавить текст
Рисунок
Поле со списком и т.д.
Список
Линия
Кнопка

2. Создание формы с помощью Мастера
1. С помощью Мастера форма создается всего в четыре этапа: выбор полей,
данные для которых можно
будет вводить форме;
выбор внешнего вида формы
(один из шести);
выбор фонового рисунка формы
(один из десяти);
задание имени формы.
2. Готовую форму можно сразу же использовать
для просмотра существующих записей
или для ввода новых.

Отчеты
Отчеты во многом похожи на формы и тоже позволяют получить результаты работы запросов в виде распечатки на принтере. Таким образом, в результате
работы отчета создается бумажный документ.

Заключение
Системы управления базами данных (СУБД) — это специальные программные
средства, предназначенные для работы с файлами баз данных
(файлами специального формата, содержащими информацию,
структурированную заданным образом).
Современные СУБД позволяют хранить в виде файлов данные
любых типов: числовые, текстовые, графические, звуковые, видео и прочие.
Данные в базах хранятся в виде таблиц. Каждая таблица имеет структуру.
Структура таблицы определяется составом ее полей и их свойствами.
Важнейшими свойствами полей являются: тип поля и размер поля.
Для хранения разных типов данных используют поля
соответствующих типов.
Данные, хранящиеся в таблице, можно изменять, удалять, сортировать,
фильтровать, размножать и выполнять с ними другие операции.
Для автоматизации операций по работе с данными, в частности,
для отбора нужных данных, применяют специальные объекты,
которые называются запросами.