Руководство по выполнению заявок ООО Салаир

ТЕНДЕРНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЕЖЕДНЕВНОЙ РАССЫЛКИ АКТУАЛЬНЫХ ЗАЯВОК ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ
Тендерные процедуры с использованием ежедневной рассылки актуальных заявок по электронной почте
- Тендерные процедуры проводятся в определенные логистом периоды времени, через рассылку информации об актуальных загрузках на указанную перевозчиком электронную почту.
- Победителем тендера определяется компания, предложившая самую низкую ставку (при полном соблюдении прочих условий заявки: даты загрузки/выгрузки, срочность, отдельный транспорт и прочее).
Важно:
О всех изменениях в сроках загрузки/доставки указанных в заявке на транспорт, а также других существенных моментах касаемо перевозки, необходимо незамедлительно информировать по средствам электронной почты (при срочных вопросах, дополнительно звонить), сотрудника, который подтвердил вам выигрыш в тендере.

ФОРМА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДАННЫХ ДЛЯ ТК (НАПРАВЛЯТЬ В ТЕЛЕ ПИСЬМА)

ЗАКРЫТИЕ ЗАЯВОК ЧЕРЕЗ ТЕНДЕРНУЮ ПЛОЩАДКУ XPLANET
Распределение заявок происходит по тендерной системе на площадке Xplanet. Для каждой заявки проходят торги на понижение ставки, шаг торгов 2 %.

Всю информацию по выполнению заявок через площадку, вы можете получить после прохождения регистрации, в разделе "Вопросы и ответы". В данном разделе есть текстовые варианты ответов, а также видео инструкции.
При возникновении трудностей при работе
на площадке обратитесь в клиентский сервис:
Контакты клиентского сервиса:
Тел: [phone]
E-mail: [e-mail]

ИНСТРУКЦИЯ ВОДИТЕЛЮ ДЛЯ ПЕРЕВОЗКИ ГРУЗА
1.ПРИБЫТИЕ НА ПОГРУЗКУ
1. Водитель, Вам должны выписать минимум 4 экземпляра ТН по форме САЛАИР, один из которых остается у Грузоотправителя, а три отдаются водителю в дорогу. Если выписывают меньше, чем 4, или форма документа явно не по форме САЛАИР – не подписывайте ее и не уезжайте, а звоните в Службу клиентского сервиса САЛАИР Тел: [phone]! Нет связи с экспедитором – стойте и ждите, пока будет связь. Без трех ТН поездку вам не оплатят.
Как проверить форму Салаир: в верхней части ТН должен быть штрихкод или QR код.
2. Водитель обязан сверить количество и наименование того, что содержит в себе ТН, и того, что фактически грузят. Если не совпадает количество, или наименование, или тара повреждена, обращайте на это внимание грузоотправителя. Пусть лишний раз пересчитают то, что загрузили, или переоформят ТН. Если отказываются – звоните в Службу клиентского сервиса САЛАИР Тел: [phone]! После выезда за ворота погрузки доказать что-либо станет невозможно.
3. Водитель, если грузоотправитель не подписывает и не ставит печать, должность и ФИО в пункте 6 ТН, срочно звоните в Службу клиентского сервиса САЛАИР Тел: [phone]. Не уезжайте и действуйте согласно указанию диспетчера.
4. Водитель, распишитесь в пункте 6 ТН за принятый груз к перевозке. Без подписи поездку вам не оплатят.
5. Водитель, НЕ РАСПИСЫВАЙТЕСЬ в пункте 9 транспортной накладной, там расписывается САЛАИР.
6. Водитель, проверьте пункт 10 ТН. Есть ли Ваши ФИО и номер телефона? Если нет, впишите.
7. Водитель, проверьте пункт 11 ТН. Правильно ли указана марка и номер автомобиля и прицепа? Если нет, звоните в Службу клиентского сервиса САЛАИР Тел: [phone].
8. Водитель, если есть сомнение в правильности заполнения ТН грузоотправителем, постарайтесь сфотографировать ТН на телефон и отправить в Службу клиентского сервиса САЛАИР с просьбой проверить.

2. ПРИБЫТИЕ НА ВЫГРУЗКУ
1. Водитель, убедитесь, что вы приехали по адресу. Если есть сомнения что это именно та организация – звоните в Службу клиентского сервиса САЛАИР Тел: [phone]. Либо попросите у принимающего лица показать печать, которой он собирается делать отметку в ТН.
2. Если по приезду Вас начинают переадресовывать – никуда не едете, звоните в Службу клиентского сервиса САЛАИР Тел: [phone].
3. Водитель обязан присутствовать на разгрузке и участвовать в пересчете груза. В противном случае если возникнет недостача, а вы не считали, то, что разгружали, оплата недостачи будет из Вашего кармана.
4. Если обнаружено несоответствие качества или количества груза, немедленно оповестите Службу клиентского сервиса САЛАИР Тел: [phone] и не подписывайте никаких актов и документов до поступления от него указаний. Нет связи с экспедитором – стойте и ждите, пока будет связь. Это дешевле, чем взять на себя недостачу.
5. Внимательно смотрите - кто подписывает ТН, какую печать ставит, и какие дополнительные отметки вписывает. Если на печати название организации не совпадает с названием в пункте 7 ТН, значит, вы подарили груз посторонней организации. Немедленно звоните в Службу клиентского сервиса САЛАИР Тел: [phone]!
6. Водитель, проверьте, что в пункте 7 ТН есть подпись, печать, должность и ФИО принявшего груз. Если нет, то никуда не едете, звоните в Службу клиентского сервиса САЛАИР Тел: [phone]! Без подписи поездку вам не оплатят.
7. Водитель, распишитесь в пункте 15 за перевозчика.
8. Заберите два экземпляра транспортных накладных с собой – нет ТН, нет оплаты.

ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯ
С 01.01.2021 действует новая форма транспортной накладной (далее ТН), Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200 "Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации". Указанное Постановление является руководством к действию не только Грузоотправителя, но и всех участников перевозки, в связи с этим, напоминаем основные требования по заполнению ТН:
ТН должна быть в действующем форме, согласно законодательству.
Пункт 6, 7: водитель обязан обеспечить/проконтролировать указание должности, ФИО, подписи, печати/штампа сотрудника склада. Не производить перевозку без письменного распоряжения Заказчика, в случае отказа сотрудников склада заполнять п.6 и/или п.7 ТН.
Пункт 6, 7: обеспечить подпись и ФИО водителя.
Пункт 7: указать фактическую дату разгрузки в п.7 ТН.
Первичные бухгалтерские документы (УПД, акт, с/ф) должны быть датированы этой датой.
Пункт 10: указать «ООО "САЛАИР", ИНН 7715857460, КПП 770201001, 129110, г. Москва, ул. Щепкина, д.42, корп. 2а, эт/пом/ком 8/1/1 через «____________________ (наименование, адрес, ИНН, номер телефона перевозчика и владельца транспортного средства)»

Указать ФИО и телефон водителя.
Пункт 11: указать тип, марку автомобиля и гос. номер. Если был прицеп, то так же указать гос. номер прицепа. Указать тип собственности транспортного средства.
Пункт 15: должность, подпись и расшифровка подписи уполномоченного лица от перевозчика. Если уполномоченным лицом является водитель, то расписывается водитель. К комплекту документов должна быть приложена доверенность на подписанта с печатью, в этом случае печать в ТН не обязательна.
По всем вопросам обращаться Тел: [phone] E-mail: [e-mail] Клиентский сервис работает в режиме 24х7.
По мере поступления разъяснений о порядке заполнения ТН от законодательных органов, требования могут быть изменены.

Сроки возврата оригиналов товаросопроводительных документов
Оригиналы – в течении 20 календарных дней (предприятия Трансмашхолдинга),
ЭДО - в течении 5 календарных дней (предприятия Локотеха).
Адрес возврата оригиналов документов
Чемоданова Елена
. 8 (495) 260-0-250 доб. 3130
[e-mail]
Чарикова Дарья.
тел. [phone] доб. 1211
[e-mail]
(495) 260-0-250 доел. 8 (495) 260-0-250 доб. 3130

Инструкция по обмену первичной бухгалтерской документацией с ООО «САЛАИР» с использованием ЭДО
1. В качестве оператора ЭДО ООО «САЛАИР» пользует систему СБИС компании Тензор.
Если ваша ТК использует иную систему ЭДО, то необходимо обратиться к своему оператору ЭДО для включения роуминга с ООО «САЛАИР» (ИНН 7715857460 КПП 770201001)
Требования к составу пакета документов:
Документы должны быть отправлены единым пакетом документов, отправка документов по отдельности ЗАПРЕЩЕНА.
Тип пакета документа: Реализация
Пакет документов по заявке на перевозку должен содержать в себе документы подписанные ЭЦП:
- Акт в формате *.xml оформленный в соответствии с Приказами ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ (действует до 31.12.2019), по Приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@ и Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
- Счёт-фактуру в формате *.xml оформленная в соответствии с Приказами ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ (действует до 31.12.2019) и Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
- УПД (Универсальный передаточный документ) в формате *.xml в соответствии с Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@
- Заявка на перевозку груза в формате *.pdf
- Скан-копии ТТН в формате *.pdf (для каждой перевозки направляется отдельный файл с ТТН)

В ООО «САЛАИР» используется система автоматического распознавания входящих документов. Для верного определения входящего пакета документов должны быть соблюдены требования по составу пакета документов и требования по именованию файлов.
Для транспортных заявок, закрытых через XPlanet
Требования к неформализованным документам (Заявка, ТТН):
Заявка скачивается с платформы в формате *.pdf

Имя файла должно соответствовать формату:
Заявка_№ заявки.pdf
Изменённые содержания файла и его имени не допускается

Скан копия ТТН должна быть отсканирована в формате *.pdf с разрешением не ниже 300 dpi
Имя файла скан копии ТТН должно соответствовать формату:
ТН_Номер ТН с платформы_фактический номер ТН.pdf
Номер ТН с платформы – указан на платформе
Фактический номер – Номер указанный в скан ТН
Номер ТН с платформы указывается в печатной форме ТН

Так же номер присутствует в табличной части заявки
В случае использования печатной формы ТН с платформы фактический номер равен номеру ТН с платформы
Пример: ТН_LLS303140_LLS303140.pdf
В случае использования другой печатной формы указать фактический номер ТН, который прописан в ТН
Пример:
ТН_LLS303140_1234.pdf

Пример состава комплекта документов:

Для транспортных заявок, закрытых через Почту
Требования по составу пакета документов:
Пакет документов по заявке на перевозку должен содержать в себе документы подписанные ЭЦП:
- Акт в формате xml
- Счёт-фактуру в формате xml
- При использовании УПД вместо Акта и счёт-фактуры направляется УПД в формате xml
- Заявка на перевозку груза в формате Excel – *.xls или *.xlsx
- Скан-копии ТТН в формате *.pdf (для каждой перевозки направляется отдельный файл с ТТН)
ВАЖНО: Комплект документов должен быть отправлен одним сообщением.

Требования к именованию файлов.
- Заявка на перевозку в формате Excel должна иметь имя файла соответствующее номеру заявки на перевозку груза . Пример: СЛ0256485.xlsx

- Скан-копии ТТН должны иметь имя, соответствующие полю «№ первичного документа (ЗнТ)» из файла Заявка на перевозку груза. Пример: 10557.pdf, 10558.pdf, 10559.pdf, 10560.pdf.
Приложение: пример заполнения заявки на перевозку груза «Пример Заявка на перевозку - СЛ0256485.xlsx»

Ответственный за внедрение и подключение ЭДО в ООО «САЛАИР»:
Соколов Никита Сергеевич 8 926 352 66 39 [e-mail]
Консультация заполнения и оформления первичных бухгалтерских документов в ЭДО ООО «САЛАИР»: НЕОБХОДИМО ОБРАЩАТЬСЯ В КЛИЕНТСКИЙ СЕРВИС XPL
Контакты клиентского сервиса:
Тел: [phone]
E-mail: [e-mail]
Также при закрытии первой заявки вы можете обратиться к:
Бубенко Никите Владиславовичу [e-mail] тел. [phone] доб. 1163

ДЛЯ ЗАЯВОК ТМХ
С 01.01.2021 по всем перевозкам для ТМХ* документы от перевозчиков будут приниматься исключительно в оригиналах.
Через ЭДО перевозчики могут направлять в трех случаях:
Оригинал ТН передан сотруднику САЛАИР, что подтверждается подписью и печатью на обратной стороне ТН (транспортной накладной) в пределах 17 раздела ТН.
Оригинал ТН передан сотруднику САЛАИР, что подтверждается подписанным реестром о передаче оригиналов со стороны этого работника.
Оригинал ТН поступил в офис в Москве посредством курьера или почты, что подтверждается подписанным со стороны работника САЛАИР сопроводительным реестром. Подписанный реестр с подписью и печатью работник САЛАИР направляет перевозчику в день получения документов
*в ТМХ входят АО ОЭВРЗ, Торговый дом ХТК, Пензадизельмаш, Бежицкая сталь, ДМЗ, ПК Промтрактор, ООО ПО КТЗ, Трансмаш, Коломенский завод, Пензенские дизельные двигатели, Торговый дом КСК, ООО КСК, Метровагонмаш, Орловский компрессорный завод, НЭВЗ,
НЭВЗ-Электротех, ТВЗ.
Работники САЛАИР, находящиеся непосредственно на заводах:
БМЗ - Казанская Валерия Игоревна [e-mail] 8(929)0223498
НЭВЗ - Кузнецова Ольга Николаевна [e-mail] 8(951)5064979
По остальным заводам группы ТМХ прошу направлять оригиналы ТН по адресу:
129110, г. Москва, ул. Щепкина, д. 42, стр. 2а, эт/пом/оф 5/1/1 (Чемодановой Н., Чариковой Д.)

Отправлять на проверку в ЭДО с дальнейшим предоставление оригиналов нет необходимости.
Правила заполнения ТН и первичных бухгалтерских документов просты и прозрачны, поэтому перевозчик может самостоятельно произвести проверку.
Основные требования к документам для принятия:
Наличие подписи и расшифровка ФИО водителя в п.6, п.7,п.16 в ТН
Наличие должности, подписи, расшифровки ФИО, печати (штампа)* в п.6 со стороны Грузоотправителя**.
Наличие должности, подписи, расшифровки ФИО, печати (штампа)* в п.7 со стороны Грузополучателя.
Дата и время в п.7 (фактическая доставка) должны быть обязательно.
Дата УПД соответствует дате п.7 ТН (фактическая доставка).
Стоимость в УПД соответствует стоимости в заявке на перевозку.
Для международных перевозок обязательно предоставление CMR.
Для контейнерных и жд перевозок обязательно предоставление жд накладных или экспедиторских расписок (накладных) в случае экспедирования сборных грузов.
*печать (штамп) может отсутствовать при условии наличия одновременно должности, подписи и ФИО уполномоченного.
**допустимо отсутствие в п.6 отметок Грузоотправителя при условии предоставления копии ТОРГ-12, УПД или ТТН на реализацию товара.

КОНТАКТНАЯ СОТРУДНИКОВ ООО САЛАИР

Cектор автомобильных перевозок
Главный офис
Восточный полигон

Отдел сборных перевозок, ВЭД, негабаритные перевозки

Сектор железнодорожных и
контейнерных перевозок

Отдел по работе с перевозчиками
Руководитель отдела по работе с перевозчиками
Беляев Александр Владимирович
[phone] доб. 3351
[phone] [e-mail]

Для проверки знаний полученных из данного руководства, предлагаем вам пройти тест.
Перейдите в раздел «Слайд-шоу» и начните показ с текущего слайда.

Подтверждающие документы какого заказчика нужно предоставлять только в оригиналах ?
Локотех
ТМХ
Оба варианта

Попробовать еще раз
Не Верно

Верно
Продолжить тест

Какие виды торгов применяются на тендерной площадке Xplanet?
Только редукцион
Только тендер
Оба варианта

Попробовать еще раз
Не Верно

Верно
Продолжить тест

Звонить логисту
Что делать при трудностях с авторизацией/работой на площадке?
Написать в клиентский сервис
Молиться
Написать в клиентский сервис

Попробовать еще раз
Не Верно

Верно
Продолжить тест

К кому из перечисленных сотрудников можно обратиться за помощью в подключении ЭДО?
К любому сотруднику
К Иванову Владиславу
К Соколову Никите

Попробовать еще раз
Не Верно

Верно
Продолжить тест

Где вы можете информацию по выполнению заявок через площадку?
На площадке в разделе «Вопросы и ответы»
В данном руководстве
В отдельной инструкции

Попробовать еще раз
Не Верно

Верно
Продолжить тест

Сколько ТН должны выписать водителю на погрузке?
Одну
Минимум 4
От 2 до 3

Попробовать еще раз
Не Верно

Верно
Продолжить тест

Назовите оператора ЭДО компании ООО Салаир.
Диадок
Система СБИС компании Тензор
Такском

Попробовать еще раз
Не Верно

Верно
Продолжить тест

Должен ли водитель поставить подпись в пункте 15 ТН?
Не должен
Должен
По желанию водителя

Попробовать еще раз
Не Верно