История государственной системы документоведения. Коллежское делопроизводство

Коллегии
Коллегия иностранных дел,
2) Коллегия военная,
3) Коллегия адмиралтейская (морская),
4) Штатс-коллегия (ведомство расходов),
5) Камер-коллегия (ведомство доходов),
6) Юстиц-коллегия (судебная),
7) Ревизион-коллегия (финансовый контроль),
8) Коммерц-коллегия (торговая),
9) Мануфактур-коллегия (промышленность),
10) Берг-коллегия (горное дело),
11) Вотчинная коллегия (промышленность),
12) Главный Магистрат (городское управление).

Здание Двенадцати коллегий в Петербурге. Неизвестный художник XVIII века. По гравюре Е. Г. Внукова с рисунка М. И. Махаева

День архивов ежегодно отмечают в России 10 марта в память о подписанном Петром Первым 28 февраля (по старому стилю)
1720 года "Генеральном регламенте или Уставе",
который повелевал основать во всех государственных органах власти архивы и ввести новую государственную должность актуариуса, которому надлежало
"письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечивать".

От царя и Сената в коллегии и из коллегий в местные учреждения направлялись распорядительные документы в форме указов.
Подчиненные учреждения и должностные лица посылали в вышестоящие учреждения (например, коллегии в Сенат, местные учреждения в коллегии) рапорты и доношения.
Новый вид документа — протокол.
Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных («прошения челобитчиковы»). В последней четверти XVIII в. за данным видом документа прочно закрепилось наименование «прошение».

Для переписки между военными - рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания.
Учет численного состава фиксировался в штатах, табелях, списках, ведомостях.
Договорные отношения с иностранными государствами закреплялись в трактатах, договорах, конвенциях, инструментах, протоколах.
Для переписки с иностранными государствами использовали ноты, мемуары, меморандумы, письма; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши.
Судебная документация состояла из допросов, клятвенных обещаний, показаний; результат судебного разбирательства отражался в приговорах, определениях, выписках из журналов.
Статистический учет вели в подушных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировался в «ревизских сказках», на основании которых составлялись губернские сводки.
В XVIII в. складывается система документации по личному составу. Введены формулярные (послужные) списки — документ, дающий полное представление о находящемся на государственной службе (от семейного положения до выхода в отставку или на пенсию).

Коренным образом изменился формуляр документа в связи с переходом на листовую форму ведения делопроизводства.
Из текста выделяются реквизиты:
адресат,
автор,
вид документа,
подпись,
дата составления (подписания),
дата получения документа,
скрепы,
регистрационные номера (исходящий и входящий).
Документ начинали с обозначения адресата
В Государственную Юстиц-коллегию
Автор указывался под адресатом:
Из Тульского уездного суда

Прошение

«Регламент духовный»
1721 года:
«…Державнейший Царь Всероссийский, Петр Первый премудре на пользу отечества державы Своея уставил в лето 1718.
А яко Христианский Государь, правоверия
же и всякаго в церкви Святей благочиния блюститель, посмотрев и на духовныя нужды,
и всякаго лучшаго управления оных возжелав, благоволил уставити и духовное Коллегиум, которое бы прилежно и непрестанно наблюдало, еже на пользу церкви, да вся по чину бывают, и да не будут нестроения, еже есть желание Апостола, или паче Самаго Бога благоволение…»

Пример
оформления
рапорта

Пример
оформления
доношения

коллежское деление отличалось от приказного: 1) ведомственным распределением дел, 2) пространством действия учреждений и 3) порядком ведения дел.

Министерское делопроизводство

Первые министерства
Военно-морских сил
Иностранных дел
Внутренних дел
Коммерции
Финансов
Народного просвещения
Юстиции
Государственное казначейство

текущие дела (на общих основаниях в соответствии с установленным порядком) - донесения, ведомости, представления, переписка и др.;
чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям;
срочные – «не терпящие времени».
Классификация дел, поступающих в министерства:

Правитель канцелярии Симбирского удельного округа коллежский
ассесор Сергей Васильевич Лазаревский 9 апреля 1900 года был
пожалован орденом Святой Анны третьей степени.
Грамота (указ)
была дана 24 мая 1900 года.

Грамота от Санкт-Петербургского губернского предводителя дворянства и уездных депутатов Санкт-Петербургской губернии данная дворянину коллежскому секретарю Евгению Гуляеву о подтверждении его дворянского достоинства и внесении его с женой и детьми в третью часть дворянской родословной книги Санкт-Петербургской губернии. Оттиск печати сохранен. Пергамент, орешковые чернила, краска.
1862 г.