Эффективность деятельности службы ДОУ. Показатели оценки деятельности (KPI) Иритикова Вера Степановна, заведующий отделом докумен

Эффективность службы ДОУ. Показатели оценки деятельности
1. Ключевые показатели эффективности деятельности (KPI).
2. Новые подходы к оценке деятельности в связи с концепцией управления документами. Проблемы. Принципы разработки.
3. Система KPI.
4. Вопросы, нуждающиеся в регламентации. Примеры и задание

Эффективность службы ДОУ. Показатели оценки деятельности
Показатели эффективности деятельности – KPI (Key Performance Indicators).
KPI – набор показателей, отражающих аспекты организационной деятельности, которые являются наиболее важными для сегодняшней и завтрашней деятельности организации. KPI связаны со стратегией организации и являются инструментом её трансляции и доведения до каждого сотрудника.
Традиционный главный критерий оценки деятельности службы ДОУ – полнота реализации функций, закрепленных Положением о подразделении; дополнительные критерии – квалификация сотрудников, степень автоматизации выполнения операций, оснащение рабочих мест.
Учёт количественных показателей:
объем документооборота;
штатная численность;
- наличие, количество или отсутствие фактов утраты или потери документов.

Эффективность службы ДОУ. Показатели оценки деятельности
Учет качественных показателей:
соблюдение требований, установленных нормативными и методическими документами в сфере документационного обеспечения управления;
отсутствие жалоб на работу службы делопроизводства и нареканий со стороны руководства.
В рамках корпоративного планирования (в организации внедрена система управленческого учета) в оценку вводятся экономические показатели (аналитические количественные), комплексно учитывающие штатную численность, ФОТ, объем документооборота, нормы выработки и т.п.
В процессе развития корпоративной культуры учитываются в качестве показателей культура общения, культура рабочего места, безусловное соблюдение установленных норм и правил поведения, эмпатия, вежливость, навыки коммуникации и т.п.

Эффективность службы ДОУ. Показатели оценки деятельности
Новые подходы к оценке деятельности службы ДОУ возникают в связи с внедрением концепции управления документами.
ГОСТ Р ИСО 15489-1- 2007:
«Управление документами – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций»
Система управления документами рассматривается и как организационная система, и как информационная система.
Служба ДОУ становится центром компетенций в области управления документами

Проблемы
1. Несовпадение законодательного и реального практического подходов к формированию зон ответственности в области ДОУ;
2. Несбалансированность целей и ответственности руководства в области ДОУ и управления документами;
Пример целей и показателей деятельности руководства:
Чистая прибыль – рост прибыли – показатель EBITDA (доход до уплаты налогов на прибыль, процентов и амортизационных отчислений)– вес показателя;
Рентабельность капитала – показатель роста рентабельности – вес показателя;
Рост удовлетворенности клиентов – показатель удовлетворенности внешних клиентов – вес показателя
Сокращение издержек – показатель оптимизации численности персонала – вес показателя
Компетенции менеджера и неэкономические показатели не входят в систему целей и показателей руководства (за редким исключением).

Проблемы
3. Связь системы показателей оценки деятельности исключительно с процессами внедрения системы мотивации персонала, зависимость от внешних консультантов и привнесенных ими методик;
4. Сложность системы показателей оценки деятельности, достаточная сложность расчетов для каждого вида деятельности, подлежащей оценке;
5. Обязательность включения показателей взаимодействия подразделений в систему ключевых показателей эффективности в организационном аспекте и в управленческом аспекте (общая нацеленность и работа на результат). В области ДОУ – служба делопроизводства является «точкой организации документооборота», а значит – центром организации документированного взаимодействия.
В методологии ИСО 9000 организация – группа работников и необходимых средств с распределением ответственности, полномочий и взаимоотношений.

Общие принципы разработки KPI
Согласование показателей со стратегией организации;
Преимущественное следование правилу 10/80/10 при разработке системы показателей;
Каскадирование показателей и делегирование полномочий, вовлечение всех сотрудников организации;
Выявление «критических факторов успеха» или «ключевых областей»;
Системность и интегрированность;
Использование элементов проектного управления;
Приглашение внешнего консультанта-интегратора.

Характеристика KPI службы ДОУ
1. В основном нефинансовый характер показателей;
2. Соблюдение контролируется постоянно и/или часто;
3. Находятся на уровне зон ответственности руководства организации;
4. Должны быть понятны всем сотрудникам организации;
5. Предполагают ответственность конкретного лица (управляющего документами) и ответственных за управление документами/делопроизводство на всех уровнях управления организацией;
6. Оказывают значительное воздействие на всю деятельность организации, на «критические факторы успеха»;
7. Оказывают положительное воздействие на корпоративную культуру и остальные показатели оценки деятельности
Пример показателей деятельности руководителя службы делопроизводства:
Степень полномочий;
Масштаб деятельности;
Профессиональные знания;
Управленческие навыки;
Навыки взаимодействия.

Деятельность службы ДОУ
Система безопасности
Система трансляции внутрикорпоративной информации
Система управления персоналом:
Система компетенций
Система мотивации
Система KPI
Система делегирования полномочий
Система нормативов
Организация управления:
Система корпоративного управления
Система «административного» управления
Система согласования
Система контроля
Система принятия решений:
Система распорядительной деятельности на основе единоначалия
Система коллегиальных органов
Система совещаний

Система KPI (пример)
Система KPI в аспекте управления документами:
Производственные показатели;
КPI результативности;
KPI эффективности;
KPI качества;
KPI взаимодействия.
Главные задачи – вписать KPI в общую систему показателей оценки деятельности организации, в общую методологию и идеологию оценки;
управлять показателями в системе.
Общий алгоритм формирования системы KPI:
зона ответственности – функции – цель – показатели – измерители - вес- плановые и фактические значения

Система KPI (пример)
Примеры:
1. Служба контроля исполнения в составе службы ДОУ
1.1. KPI ответственных исполнителей (связь с системой мотивации и процедурой оценки):
Процент исполненных поручений: 90-100% - А; 75-90% - В; 55-75% - С (соответствие требованиям);
Процент исполненных в срок поручений (от общего количества исполненных): 70-90% - А;
50-70% - В; 35-50% - С (соответствие требованиям).
1.2. KPI сотрудников Контрольной службы:
Положительная динамика исполнения поручений Руководства - 12% (плановый показатель, т.е. увеличение доли исполненных поручений на 1% ежемесячно);
Своевременность доведения поручений до исполнителя – 24 часа.
1.3. KPI сотрудников - контролеров:
Своевременность доведения поручений до исполнителя – 24 часа или «день в день».
Своевременность выполнения запросов о состоянии исполнительской дисциплины (по исполнителям и подразделению) – 100%
2. Предоставление информации для оценки деятельности в процессе согласования документов
2.1. KPI руководителя подразделения/вида бизнеса
Количество/процент документов с «выпускающей» визой данного руководителя, согласованных в установленные сроки
Количество/процент документов, инициированных подведомственными подразделениями, подписанных руководством «с первого раза»

Система KPI (пример)
Задание:
1. Служба делопроизводства осуществляет предварительное рассмотрение поступающих документов
1.1. Разработка классификатора участков деятельности
1.2. Анализ поступившего документа
1.3. Проставление отметки о направлении документа руководству, исполнителю или в структурное подразделение
1.4. Систематизация документов и формирование документопотоков
1.5. Передача документов
Каковы производственные показатели? Какие KPI возможно сформулировать?

Эффективность службы ДОУ. Показатели оценки деятельности
Вопросы, нуждающиеся в регламентации:
- структура и функции службы делопроизводства (ДОУ); подчиненность, численность и должностной состав;
разработка справочников и классификаторов;
унификация документов;
организация документооборота, регламентация взаимодействия структурных подразделений, разработка показателей оценки деятельности (преимущественно - KPI взаимодействия);
организация системы контроля исполнения документов;
организация системы согласования документов;
организация системы работы с электронными документами, в том числе в рамках систем электронного документооборота и МЭДО;
организация системы трансляции документов;
организация работы с отдельными комплексами документов в рамках формирования документального фонда.