Автоматизация офисной деятельности

Исторически автоматизация офиса началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.
На протяжении последних десятилетий автоматизация офисной деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов - разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части рынка информационных технологий.
При создании новой компании любого масштаба перед ее организаторами уже возникает проблема выбора средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, представленных на рынке.
Цель автоматизации офиса - повышение эффективности управления предприятием и обеспечение согласованности и бесперебойности работы всех офисных служб.
Задачи:
1.Развитие делопроизводства, управления, составление отчетов, поиск информации.
2.Ввод и обновление информации.
3.Составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.

Автоматизация офиса представляет собой комплексную автоматизацию работы всех офисных подразделений: кадровой службы, канцелярии, бухгалтерии, секретариата, планово-экономического отдела и др. Она гарантирует комфортные условия работы для всех сотрудников, полностью ликвидирует или минимизирует ручное выполнение рутинных операций, практически исключает случайные ошибки исполнителей, оптимизирует все имеющиеся бизнес-процессы.
Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее.
Автоматизация офиса, как информационная система, состоит из совокупности следующих обеспечивающих подсистем:
Техническое обеспечение офиса
Математическое и программное обеспечение офиса
Математическое и программное обеспечение офиса
Информационное обеспечение офиса
Правовое обеспечение

Техническое обеспечение офиса
Техническое обеспечение - это комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.
В техническое обеспечение офиса входят один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса); ксерокс, принтер, сканер, факс, модемы, картриджи и многое другое.
Математическое и программное обеспечение офиса
Математическое и программное обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ, их реализующих, для решения задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.
Математическое обеспечение - средство моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, математической статистики, теория массового обслуживания и т.п. Математическое обеспечение офисов слабо развито.
Информационное обеспечение офиса
Информационное обеспечение - это совокупность единой системы классификации кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.
Требования к информационному обеспечению: удовлетворение информационных потребностей органов управления; правильный отбор первичных сведений и источников информации; правильная систематизация и классификация информации; непрерывность процесса сбора и переработки информации; отсутствие дублирования информации; проверка корректности (непротиворечивости); многократное использование информации; приведение к общему формату; фильтрация и актуализация информации; уменьшение количества документов.

Правовое обеспечение
Правовое обеспечение - совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационной системы, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации. В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти.

Наивысшая отдача от автоматизации достигается при умелой реализации бизнес-процессов компании. По моему мнению, правильно выполненная автоматизация позволяет всю рутинную (а иногда и часть вполне интеллектуальной работы) поручить машине. И, наоборот, неграмотное вложение средств в автоматизацию не принесёт желаемого результата. Также трудностью, возникающей при внедрении компьютерных технологий, является сопротивление персонала к изменениям в работе, это иногда не лучшим образом сказывается на проведении автоматизации.
На рынке программного обеспечения имеется широкий выбор корпоративных информационных систем, предназначенных для автоматизации деятельности офиса. В подавляющем большинстве - это многопользовательские системы, построенные по технологии клиент-сервер, позволяющие организовать автоматизированные рабочие места для всех сотрудников офиса.
Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей других современных средств передачи и работы с информацией
Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение и ускорение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.
В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудио почта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.