«Дело-КС» Автоматизация делопроизводства

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА
Формирование регистрационного номера входящего,
исходящего или внутреннего документа
ВХОДЯЩИЙ
ДОКУМЕНТ
ИСХОДЯЩИЙ
ДОКУМЕНТ
ВНУТРЕННИЙ
ДОКУМЕНТ
Документооборот
Регистрация
входящих
Регистрация
исходящих
Регистрация
внутренних
Регистрационные номера присваиваются по заранее подготовленным шаблонам
Входящий документ регистрируется при поступлении в организацию
Исходящий или внутренний — после утверждения у руководителя
Права на регистрацию имеет секретариат или канцелярия

КАРТОЧКА ДОКУМЕНТА
Регистрационная карточка содержит:
основные реквизиты документа;
информация об исполнении/продвижении документа;
результат исполнения;
информацию о корреспондентах;
электронные версии самих документов;

ЖУРНАЛЫ ДОКУМЕНТОВ
Данные о регистрации фиксируются в одном из журналов регистрации согласно типу документа: внутренний, входящий, исходящий или обращение граждан

РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТА
Входящие
документы
Руководитель
Анализ,
принятие решения
Создание
поручений
Передача
на ознакомление
указание исполнителей
срок исполнения текст резолюции
перечень сотрудников
текст резолюции

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТА
передача на исполнение с контролем исполнения
передача на ознакомление без контроля исполнения
многоуровневое назначение исполнителей
выделение ответственного исполнителя
индивидуальные сроки исполнения и тексты поручений

ПОСТУПИВШИЕ ДОКУМЕНТЫ
Сотрудник (исполнитель, получатель) видит только документы, которые направлены ему. Документы отображаются в соответствующих папках.

ПОСТУПИВШИЕ ДОКУМЕНТЫ
Поступившие
документы
Сотрудник
Создание новых
поручений
Передача на
ознакомление
дальше
Исполнение поручения
Создание исходящих
подтверждение
согласование

ИСПОЛНЕНИЕ ПОРУЧЕНИЯ
Исполнитель:
установка отметки об исполнении
комментарий к исполнению
создание исходящего на основе входящего
Автор поручения подтверждает исполнение. Только после этого документ считается исполненным .

ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ
Исходящие
документы
Утверждение
Согласование
Регистрация

ПОДШИВКА В ДЕЛО
Процесс систематизации и хранения документов после исполнения

документ не зарегистрирован
документ зарегистрирован, но не поставлен на контроль
все поручения документа исполнены
имеется хотя бы одно неисполненное просроченное поручение
имеется неисполненное поручение
имеется поручение, но не назначен ответственный исполнитель.
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ
Программный контроль.
Предупреждение о неисполненных и просроченных документах при входе в программу.
Контроль неисполненных документов
Использование пользовательских фильтров

ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ
Формирование документов по типовым шаблонам позволяет ускорить
процесс создания документов.

ХРАНИЛИЩЕ ДОКУМЕНТОВ
Хранение файлов документа на сервере с поддержкой контроля версий открывает возможность свободного перемещения электронных документов по маршрутам.

ЭЛЕКТРОННО – ЦИФРОВАЯ ПОДПИСЬ
Электронно-цифровая подпись удостоверяет автора события, а также гарантирует, что реквизиты события не будут подменены.

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА
Автоматизация переноса документов, полученных по электронной почте, в систему делопроизводства (и наоборот) является неотъемлемой составной частью.