Делопроизводство и режим секретности

«Основы делопроизводства в органах внутренних дел Российской Федерации»

Рекомендуемая литература:
Казаков В.В. Основы делопроизводства в органах внутренних дел: Курс лекций / Казаков В.В., Вершинина Е.С., Маринин С.А., Горюнов В.Ю. – Н. Новгород: Нижегородская академия МВД России, 2017. – 134 с.
Приказ МВД России № 615
от 20.06.2012 г. «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в ОВД РФ».

Вопросы лекции:
История развития делопроизводства
2. Понятие, элементы и правовое регулирование делопроизводства в ОВД
3. Функциональные обязанности сотрудников ОВД по осуществлению делопроизводства
4. Виды и системы организации делопроизводства в ОВД
5. Документирование
6.Документооборот

Вопрос № 1.
История развития делопроизводства

Этапы развития делопроизводства
Делопроизводство в Древнерусском государстве XI – XV вв.
Приказное делопроизводство XV - XVII вв.
Коллежское делопроизводство XVIII - XIX вв.
Министерское делопроизводство XIX - начала XX вв.
Делопроизводство в СССР и России в ХХ веке

Вопрос № 2
Понятие, элементы и правовое регулирование
делопроизводства в ОВД

Делопроизводство
– деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию
работы с ними
в органах внутренних дел.

Элементы делопроизводства:
документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

Правовое регулирование делопроизводства:
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) –
совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами

Правовое регулирование делопроизводства:
государственные стандарты на документацию (ГОСТы):
ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
ГОСТ Р 7.0.97- 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Правовое регулирование делопроизводства:
законодательные акты РФ
Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»
указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ
Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»

Правовое регулирование делопроизводства:
правовые акты федеральных органов государственной власти РФ
Приказ МВД России № 615
от 20.06.2012 г. «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в ОВД РФ».

Вопрос № 3.
Функциональные обязанности сотрудников ОВД по осуществлению делопроизводства

Подразделения делопроизводства и режима органов внутренних дел,
(управления, отделы,
отделения, группы)
УДиР, ОДиР, ГрДир

Обязанности сотрудников ОВД при работе с документами:
1. Знать и точно выполнять требования, установленные Инструкцией по делопроизводству.
2. Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, или утрате документов.
3. Требовать от подчиненных сотрудников своевременного исполнения полученных документов.
4. Передавать документы в соответствии с правилами.
5. Немедленно сообщать непосредственному начальнику и в подразделение делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, личных печатей.

Вопрос № 4.
Виды и системы организации
делопроизводства в ОВД

Виды делопроизводства:
общее
специальное
секретное

Общее делопроизводство —документирование общей управленческой деятельности (учет, анализ, прогнозирование, планирование, организация, регулирование, контроль), обслуживает реализацию и обеспечивающих функций (финансовою, хозяйственную деятельность, кадровую работу и т.д.) аппарата управления.

Специальное делопроизводство – документирование специальной деятельности
(для ОВД — борьба с преступностью и правонарушениями).
Составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных документов.

Секретное делопроизводство –
документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайну, и организация работы с документами, содержащими такие сведения.

Системы организации делопроизводства:
Централизованная — все делопроизводство сосредоточено в делопроизводственном подразделении.
Децентрализованная — все делопроизводство рассредоточено по отдельным структурным подразделениям или исполнителям.
Смешанная — часть делопроизводственных операций централизованно осуществляется в делопроизводственном подразделении ОВД (прием, отправка), а другая часть осуществляется делопроизводственными аппаратами структурных подразделений.

5. Документирование

Документирование
– фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке

Группы управленческих документов:
Организационные: уставы, положения, наставления, инструкции, регламенты, типовые правила, штатные расписания.
2. Распорядительные: постановления, решения, распоряжения, указания, приказы, директивы.
3. Справочно-информационные: письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, объяснительные, акты, справки, обзоры, заключения.
4. Кадровые: заявления, справки, характеристики, личные карточки, различные учетные формы и данные по личному составу.

Требования по подготовке документов
правовой культуры
оперативности изготовления, оформления и обработки документов
технической эстетики
информационной культуры

Реквизит документа — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним

01 – Государственный герб Российской Федерации;
03 – геральдический знак – эмблема ОВД РФ РФ;
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/
код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование органа внутренних дел;
09 – справочные данные об органе внутренних дел;
10 – вид документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на исходящий регистрационный номер
и дату документа адресанта;
14 – место составления (издания) документа;
15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;
17 – указания по исполнению документа;
18 – наименование либо аннотация документа;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись; 22.1 - отметка об электронной подписи;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа
и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в ОВД;
30 – идентификатор электронной копии документа;
31 – гриф ограничения доступа к документу.

Рапорт на основной и дополнительный отпуск
Адресат
Вид документа
Текст документа
Подпись
Дата

Шрифт: Times New Roman
размер шрифта № 12
полужирное начертание
через один межстрочный интервал.
08 – наименование ОВД

Шрифт: Times New Roman,
размер шрифта № 10-12
через один межстрочный интервал.
09 – справочные данные
об ОВД

13 – ссылка на исходящий регистрационный № и дату документа
___________ № ___________
на №_______ от ___________
заполняется в случае ответа на запрос

10 - Вид документа
Р А П О Р Т
П Р И К А З
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
А К Т
ПИСЬМО(не указывается)

11 - Дата документа
14.01.2020
14 января 2020 г.

(12-13)
Регистрационный номер и ссылка на регистрационный номер и дату документа
___________ № ___________
на №_______ от ___________

15 - Адресат
- должностное лицо
юридическое лицо
- физическое лицо

Должность
специальное звание
И.О. Фамилия
15 – адресат
(должностное лицо)

Иванову И.И.
ул., д., кв., г., р-н, обл., индекс
15 – адресат
(физическое лицо)

16 - Гриф утверждения
УТВЕРЖДАЮ
Начальник ГУ МВД России
по Нижегородской области
специальное звание
И.О. Фамилия
23.03.2020

17 - Указания по исполнению документа
И.С. Ивановой
______________________
Прошу подготовить ответ к 16.01.2020
Личная подпись И.О. Фамилия
09.01.2020

18 - аннотация документа
от левой границы текстового поля
может занимать до 5 строк
по 28 – 30 знаков в строке
шрифт размера № 10 – 12
через 1 межстрочный интервал
точку в конце аннотации не ставят
может отвечать на вопросы:
о чем? (о ком?),
чего? (кого?)

20- текст документа
Официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату) отделяется от других частей текста восклицательным знаком. Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения.
Обращение к адресату располагается на 2 - 3 межстрочных интервала ниже реквизита "Наименование либо аннотация документа".
Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от обращения одним дополнительным межстрочным интервалом. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 - 1,5 см от левой границы текстового поля.

21 – отметка о наличии приложений
Приложение: 1. Лекция по теме 1, на 35 л. в 1 экз.
2. Лекция по теме 2, на 33 л. в 1 экз.

22 - подпись
.
Реквизит "Подпись" отделяется от предыдущего реквизита 1 - 2 дополнительными межстрочными интервалами.
В состав реквизита "Подпись" в общем случае входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, если документ оформлен на бланке органа внутренних дел и подписан его руководством, в остальных случаях - полное); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки реквизита, например:

22 - подпись
При направлении документа в системе МВД России, а также должностным лицам других организаций, имеющим специальные (воинские) звания, в состав реквизита "Подпись" включается специальное (воинское) звание лица, подписавшего документ, например:
Начальник Договорно-правового
департамента МВД России
специальное звание личная подпись И.О. Фамилия
или на бланке
Начальник
специальное звание личная подпись И.О. Фамилия

22 - подпись
Документ может быть подписан исполняющим обязанности (временно исполняющим обязанности) должностного лица, например:
И.о. начальника ГУ МВД России
по Ставропольскому краю
специальное звание личная подпись И.О. Фамилия
или:
Врио начальника
специальное звание личная подпись И.О. Фамилия

22 - подпись
Запрещается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
Факсимильная подпись руководителя (начальника) органа внутренних дел может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях, бланках почетных грамот, благодарностей и других подобных документах.

23 - Гриф согласования

25 - Оттиск печати
Печать является средством подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Печать проставляется на свободном от текста месте, так чтобы была видна вся информация на оттиске печати. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и не закрывать его личную подпись.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП".

27 - Отметка об исполнителе
На оборотной стороне первого экземпляра письма допускается проставление только инициалов и фамилии исполнителя и его номера телефона.
При тиражировании документа, предназначенного для рассылки, в левом нижнем углу лицевой стороны его последнего листа в обязательном порядке проставляются инициалы и фамилия исполнителя, служебный телефон и наименование структурного подразделения, сотрудником которого он является.
При подготовке на бумажном носителе письма, предназначенного для рассылки по СЭД в электронном виде, в левом нижнем углу лицевой стороны его последнего листа проставляются инициалы, фамилия исполнителя и служебный телефон. Кроме того, на оборотной стороне его последнего листа проставляется отметка об исполнителе в следующем примерном виде:

27 - Отметка об исполнителе
(1 вариант)

27 - Отметка об исполнителе (2 вариант)

отп. в ед. экз. в дело или отп. в ед. экз. в дело ДДО МВД России
(подразделения-исполнителя) эл. копии: 1 - 82 в адрес
эл. копия - в адрес 83 - в ДПД МВД России
исп. И.О. Фамилия 84 - в дело
[phone] (подразделения-исполнителя)
07.02.2012 исп. И.О. Фамилия
[phone]
07.02.2012

31 – гриф ограничения доступа к документу
Отметка проставляется на документах, содержащих информацию, составляющую служебную тайну, иную конфиденциальную информацию (в том числе персональные данные)
Гриф ограничения доступа к документу ("Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно", пометка "Для служебного пользования") проставляется без кавычек на первом листе документа. Состав реквизита определяется иными нормативными правовыми актами МВД России. Реквизит может дополняться данными, предусмотренными законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и защите информации, нормативными правовыми актами МВД России (например - "Лично", "Литер "М" и другие)

6. Документооборот

прием и обработка
регистрация
исполнение
контроль за исполнением
учет подготовленных и отправка исходящих документов
хранение
уничтожение
Стадии документооборота:

Принятие управленческого решения по конкретному документу – одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель ОВД, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, четко изложить содержание поручения по исполнению документа и установить реальные сроки.
Исполнение документов

передаются им поочередно или одновременно в копиях.
Подлинник передается головному исполнителю,
названному в указаниях по исполнению первым, либо обозначенному словом «созыв» («ответственный») или отмеченному символом «*».
Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями

Исполнение документа - выполнение определенных действий или проведении мероприятий (оперативно-розыскных или следственных действий, профилактических операций), о результатах которых делается отметка на инициативном документе.

Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение установленных сроков исполнения документов без объективных причин.
Важным средством, обеспечивающим соблюдение сроков исполнения документов, является контроль.

в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения;
«оперативно» - в 10-дневный срок;
«срочно» - в 3-дневный срок;
в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения;
По отдельным видам документов (поручений) могут устанавливаться иные сроки их исполнения, определенные соответствующими нормативными правовыми актами
Сроки исполнения документов:

Срок исчисляется в календарных днях с даты поступления (регистрации) документа.
Срок исполнения поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, руководства МВД России, исчисляется с даты подписания соответствующего поручения.
Если последний день срока исполнения документа или поручения приходится на нерабочий день, то они подлежат исполнению в предшествующий рабочий день.

Приказ МВД России от 15 августа 2011 г. № 935 «Об организации архивной работы в системе МВД России».
Приказ МВД России от 30 июня 2012 г.
№ 655 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности ОВД РФ, с указанием сроков хранения»
Приказ МВД России
от 20 июня 2012 г. № 615
«Об утверждении инструкции по делопроизводству в ОВД РФ»

Правила формирования дел:
запрещается помещать в одно дело документы постоянного и временного сроков хранения, лишние экземпляры, черновики, неисполненные, неправильно оформленные документы;
по объему не должно превышать 250 л. и 4 см;
документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом;
несекретные документы подшиваются с совершенно секретными и секретными, если они соответствуют заголовку дела.

описание дела на обложке;
составление внутренней описи;
нумерация листов;
составление заверительного листа;
подшивка или переплет дела.
Этапы оформления дела:

На обороте обложки дела (тома дела) или на отдельном листе, хранящемся в деле (томе дела), указывается
список сотрудников органа внутренних дел, которым разрешено ознакомление с делом (томом дела).