Документационное обеспечение управления (установочное занятие)

Структура изучения дисциплины
Установочное занятие
Самостоятельная работа в межсессионный период
Консультации

Содержание дисциплины
Понятие "документ" и его функции;
Классификация документов;
ГОСТ Р 6.30-2003, его структура;
Требования к оформлению реквизитов документов;
Бланк документа, виды бланков;
Организационные документы;
Распорядительные документы;
Информационно-справочные документы.
Документооборот. Этапы работы с документами в организации;
Номенклатура дел;
Правила формирования дел.

Классификация документов
Company Logo

ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», устанавливает правила оформления организационно-распорядительной документации.
Введен 01.07.2003

Форматы документов
Форматы документов:
А 3
А 4
А 5
А 6
А 7
(210 x 297 мм)

Размеры полей на документе

01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – Герб субъекта Российской Федерации;
03 – Эмблема организации или товарный знак;
04 – Код организации;
05 – ОГРН юридического лица;
06 – Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – Код формы документа;
08 – Наименование организации;
09 – Справочные данные об организации;
10 – Наименование вида документа;
11 – Дата документа;
12 – Регистрационный номер документа;
13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – Место составления или издания документа;
15 – Адресат;
Состав реквизитов документов

Состав реквизитов документов
16 – Гриф утверждения документа;
17 – Резолюция;
18 – Заголовок к тексту;
19 – Отметка о контроле;
20 – Текст документа;
21 – Отметка о наличии приложений;
22 – Подпись;
23 – Гриф согласования документа;
24 – Визы согласования документа;
25 – Оттиск печати;
26 – Отметка о заверении копии;
27 – Отметка об исполнителе;
28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – Отметка о поступлении документа в организацию;
30 – Идентификатор электронной копии документа.

Схема расположения реквизитов на документе

Классификация бланков

Общий бланк

Бланки для писем

Бланк конкретного вида документа

Бланк должностного лица и структурного подразделения

Реквизит 01 – Государственный герб Российской Федерации
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом
"О Государственном гербе Российской Федерации".

Реквизит 02 – Герб субъекта Российской Федерации
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Реквизит 03 –
Эмблема организации

Реквизит 04 – Код организации
Реквизит 05 - ОГРН
Реквизит 06 – ИНН/КПП
Реквизит 07 – Код формы документа
ОКПО 00083411 ОГРН 1047796317832
ИНН/КПП 7725509655/772501001
ОКУД
0211231 Устав

Реквизит 08 – Наименование организации

Реквизит 09 – Справочные данные об организации

Реквизит 10 – Наименование вида документа

Реквизит 11 – Дата документа
1 способ – 2 способ
21.02.1015 21 февраля 2015 года
08.03.2015 08 марта 2015 г.

Реквизит 12 – Регистрационный номер документа
№ 1-3/115
№ 115-л/с

Реквизит 13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа
На № 10-16/1212 от 10.10.2007

Реквизит 14 – Место составления или издания документа
Санкт-Петербург
Волгоград
Нижний Новгород
г. Чебоксары
г. Алатырь
г. Пермь

Реквизит 15 – Адресат
Министерство юстиции России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
Директору Чебоксарского экономико-технологического колледжа Минобразования Чуваши
В. В. Устяку
пр. Ленина, д.61, г. Чебоксары, 428020
Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264

Реквизит 16 – Гриф утверждения документа
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания акционеров
от 05.01.2008 № 14

Реквизит 17 – Резолюция

Реквизит 18 –
Заголовок к тексту

Реквизит 19 –
Отметка о контроле

Реквизит 20 – Текст документа

Реквизит 21 – Отметка о наличии приложений

Реквизит 22 – Подпись
Президент Ассоциации
региональных
предприятий Борисов А.В. Борисов
Вице-президент Алеев Б.А. Алеев

Реквизит 22 – Подпись
Директор института Ларин М.В.Ларин
Главный бухгалтер Марьяш З.В.Марьяш
Председатель комиссии Банасюкевич В.Д.Банасюкевич
Члены комиссии Сокова А.Н.Сокова
Красавин А.С.Красавин

Реквизит 23 – Гриф согласования документа
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Грязнова А.Г. Грязнова
04.02.2008

Реквизит 24 – Виза согласования документа

Реквизит 25 – Оттиск печати

Реквизит 26 – Отметка о заверении копии
Оттиск печати

Реквизит 27 – Отметка об исполнителе

Реквизит 28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит 29 – Отметка о поступлении документа в организацию

Реквизит 30 – Идентификатор электронной копии документа

ПРИМЕЧАНИЕ:
При печатании документов рекомендуется соблюдать отступ от левой границы текстового поля:
0 – для печатания реквизитов:
"Заголовок к тексту",
"Текст" (кроме абзацев),
"Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе",
"Отметка об исполнении документа и направлении его в дело";
наименование должности в реквизите "Подпись»
"Гриф согласования документа«
заверительной надписи "ВЕРНО",
для слов ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ.

Образцы служебных писем

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ К ВЫПОЛНЕНИЮ
ДОМАШНЕЙ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ
Выбор варианта студент осуществляет по последней цифре учебного номера.
Контрольная работа выполняется в обычной школьной тетради, предлагаемый объем – 14-18 страниц.
Допускается выполнение домашней контрольной работы в распечатанном и в электронном варианте.
Студент должен последовательно ответить на теоретические вопросы и приступить к выполнению практических заданий. Каждое новое задание рекомендуется начинать с новой страницы.

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ К ВЫПОЛНЕНИЮ
ДОМАШНЕЙ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ
Работа должна заканчиваться списком использованной литературы, после которого студент должен поставить дату окончания выполнения контрольной работы и личную подпись.
Практические задания (№№ 4, 5 и 6) выполняются на отдельных листах бумаги с учётом требований к выбору соответствующего формата (А-4, А-5).
Выполненные документы прилагаются к контрольной работе и сдаются вместе с ней на проверку.

Литература