Документооборот

Организация документооборота
правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении

СОСТАВЛЯЮЩИЕ ПРОЦЕССА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ
информационную поддержку решения;
2) документирование решения (создание распорядительного документа);
3) контроль за его выполнением.
Этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения.
Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем – к руководителям.
Скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операцией оказывают влияние на процесс управления в целом.

принципы организации движения документооборота:
оперативность движения;
единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов; однократность операций одинакового целевого назначения;
исключение лишних инстанций.

Главное правило документооборота
оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда

Этапы документооборота
1) экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию – это получение, проверка целостности конвертов, направление либо адресатам, либо на рассмотрение руководителя. Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с отметкой «лично»;
2) предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.
При оценке поступившего документа учитывается:
· важность его содержания;
· сложность и новизна поставленных вопросов;
· общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления;
· реальная срочность исполнения документа;
· вид документа (закон распоряжение, письмо и т.д.).
После предварительного рассмотрения документы отправляются руководителю для принятия решений по каждому документу (этапы данного вида работ подробно изложены в типовой инструкции по делопроизводству);

Этапы документооборота
3) рациональное движение документов
–оптимизация и сокращение документопотоков,
- разработка технологических инструкций с определением схем последовательности этапов подготовки документов;
4) обработка исполненных и отправляемых документов
Этот этап целесообразно централизовать в единой экспедиции организации. Документ должен быть подготовлен к отправке в полном объеме и с соответствующим
качеством исполнения.

При налаживании системы документооборота организации важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т.е. ответственных исполнителей.
Исполнитель получает документ в день регистрации в соответствии с указанием руководителя.
Затем определяет срочность исполнения документа, намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля.
Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа.
Затем оформляет его и отправляет на подпись руководителю.

качественные характеристики документооборота
характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
маршруты движения документов;
периодичность (стадии документооборота);
направленность движения.
Переработка растущего объёма документации требует совершенствования технологии делопроизводства.
В основе этой технологии лежит организация всего комплекса работ с документированной информацией, регулирование системы документационного обеспечения менеджмента.
Эффективная технология делопроизводства позволяет рационально построить документооборот.
В современных условиях время (его экономное использование) становится важным фактором в конкурентной борьбе.

документопоток
сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении

Документопотоки различают по направлению
горизонтальные – связывающие организации одного уровня управления;
вертикальные (восходящие и нисходящие) – связывающие организации различных уровней.
восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций;
нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления починенным организациям.

Документопотоки различают по отношению к управленческому объекту:
входящий,
исходящий
Внутренний
Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, зависящий от
состава и содержания документов,
степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений,
распределения обязанностей между руководителями и
от принятой в организации технологии работы с документами.
Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.
Исходящий документопоток пронизывает всю управленческую структуру. Документы, информационные и инициативные, готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования, и подписания документов, от принятой технологии подготовки текста, регистрации и отправки документов.

объем документооборота
общее количество документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.

Работа с внутренними документами

Работа с входящими документами