Финансы. Кассовая расписка х и z-отчеты

КАССОВАЯ РАСПИСКА Х И Z-ОТЧЕТЫ
Кассовая расписка – составляется за каждый рабочий день, в начале смены за предыдущий день. Далее сканы кассовой расписки, Z-отчет и Х-отчёт выкладываются на удаленный рабочий стол утром до 11:00 по местному времени. Например, отчет за 10.08.21 должен быть на удалёнке до 11:00 11.08.21, в выходные дни регламент такой же.
За несвоевременное отправление отчета налагается штраф в размере 1.000 рублей.
В кассовой расписке указываются все поступления и расходы денежных средств, они разделяются по статьям, так же указывается размер инкассации. При не верном заполнении отчета сотрудник облагается штрафом.

КАССОВАЯ ДИСЦИПЛИНА
Кассовая дисциплина – корректное общение с кассовым аппаратом, составление кассового отчёта и постоянный учёт поступлений и расхода денежных средств. Учёт денежных средств ведёт – финансовый отдел компании, а так же контролируется налоговой службой.
Кассовый аппарат – в начале каждого рабочего дня необходимо открыть смену, только после этого работа с контрольно-кассовой машиной (ККМ) будет возможна. В течении дня, при каждом поступлении денег от Клиента ему выдаётся фискальный чек с соответствующей суммой. Чек выдаётся с указанием вида поступления: наличные, безналичные или предоплата. По окончании рабочего дня сотрудник, ответственный за ведение кассы, делает Х-отчет и сверяет сумму поступления денежных средств по базе и сумму, на которую выбиты чеки. При несоответствии данных статей, необходимо выяснить причину и устранить её.
По завершении рабочего дня необходимо закрыть смену до 22:00. Не корректное закрытие смены влечёт штраф.
Наиболее частые ошибки при работе с ККМ:
Не правильно указана статья поступления (нал, б/н)
Не выбили чек
Клиент не принял технику, а чек возврата прихода не выбили
Чек выбит на отличную сумму, от суммы поступления

СВЕДЕНИЕ КАССЫ
Пересчёт кассы происходит ежедневно. Управляющим/Старшим логистом утром, в середине рабочего дня и по итогу закрытия смены. Сумма денег физически находящихся в денежном ящике, должна совпадать с показаниями базы CRM (остаток).
В случае нисхождения необходимо произвести проверку всех проводок в базе (приходы и расходы). Если деньги оказались лишними в кассе, это может быть следствием нескольких манипуляций: не проведён приход (закрытие заказа/предоплата), задублен какой-то расход, проведён сторонний ошибочный расход, если денег в кассе не хватает: задублен приход, не выведена инкассация б/н (в случаях оплат по терминалу, QR-коду и от организаций на расчётный счёт), не проведены какие-то расходы, но деньги отданы (покупка запчастей, логистика и так далее).
Если самостоятельно найти расхождение не удаётся, нужно сообщить об этом Региональному Директору. Касса должна сходиться рубль в рубль на постоянной основе. В случае, если по каким-то причинам невозможно свести кассу, то сумма недостачи/излишек должна быть зафиксирована, далее в последующие дни принимается решение со стороны главного офиса, каким образом будет происходить сведение.

ИНСТРУКЦИЯ ПО УСТАНОВКЕ УДАЛЁННОГО РАБОЧЕГО СТОЛА
1. В Windows нажать сочетание Win+R, откроется окно запуска программ.
2. В нем набрать mstsc и нажать OK
3. В открывшейся программе “Подключение к удаленному рабочему столу” в поле “компьютер” ввести значение 88.198.9.26
4. Нажать “показать параметры” в нижней левой части окна.
5. Включить галочку “всегда запрашивать учетные данные” и заполнить поле “пользователь”
6. В разделе “параметры подключения” нажать кнопку “сохранить как…” и сохранить ярлык с текущим соединением на рабочий стол
7. Нажать кнопку “Подключить”, ввести пароль.
8. Вы попадаете на удаленный рабочий стол
На этом удаленном рабочем столе присутствует браузер Chrome, Edge, пакет офисных программ Microsoft Office 2013 Pro.
Все свои документы сохраняйте в папке “Мои документы” либо на рабочем столе. Вне этих папок документы могут быть доступны другим пользователям.
Папка с отчетами находится на диске C по пути C:\Общая папка\Отчеты; выберите раздел своего города. Редактировать файлы в этой папке сможете только вы, другие пользователи не имеют доступа, у Финансового директора есть доступ на просмотр и копирование.
Я убедительно прошу Вас не пользоваться Скайпом на удаленном рабочем столе, веб-версию WhatsApp пользовать разрешается.
При проблемах с подключением или функционированием обращайтесь в WhatsApp, [phone] Руслан IT

ИНСТРУКЦИЯ ПО ОТПРАВКЕ КАССОВЫХ ОТЧЕТОВ В УПРАВЛЯЮЩУЮ КОМПАНИЮ (УК)
Вся документация должна храниться на филиале. У каждого филиала в наличии должно быть 3 папки:
1 папка: кассовые отчеты (Z отчеты и кассовые расписки)
2 папка: Чеки (ЗПЧ, расходники)
3 папка: ЗП ведомости
Первый лист в папке - название месяца, документы сортировать в хронологическом порядке.
Две коробки:
1 – Договора
2 – Акты выполненных работ
Договора, Акты выполненных работ хранятся на филиале 3 месяца, после чего утилизируются.
При необходимости УК будет формировать запрос с перечнем документов на отправку.

БЛОК КАССА, СТАТЬИ РАСХОДА/ПРИХОДА

3 БАЗЫ

НА КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ ВСЕ ДС ДОЛЖНЫ НАХОДИТЬСЯ В ОСНОВНОЙ БАЗЕ

ЧТО ДЕЛАТЬ ЕСЛИ В БАЗЕ «ПРИЕМКА» + ДС

ИНКАССАЦИЯ
Инкассация делится на 2 типа – наличная и безналичная.
Инкасс по безналу – это оплаты по картам (терминалы), от Юридических лиц на расчетный счет, оплата по QR-коду. По итогу оплаты необходимо внести эту выручку в заказ (закрытие/предоплата), далее провести расход по блоку «Кассы». В случае оплаты картой/по QR-коду выбираем 39 статью Инкассация б/н выручки(безналичная оплата эквайринг). В случае оплаты на расчетный счет выбираем 84 статью Инкассация б/н выручки (безналичная оплата б/н счетов Юр.лицами).
Наличная инкассация происходит каждый день по итогу закрытия смены. Сумма согласовывается с Региональным Директором. Отправляется инкасс на номер карты, закрепленной за городом.

ЛИМИТЫ НА ЗАПЧАСТИ
30000
Москва
Альфа
Санкт-Петербург
20000
Екатеринбург
Новосибирск
Челябинск
Казань
15000
Красноярск
Нижний Новгород
Ростов на Дону
Тюмень
Уфа
Краснодар
10000
Омск
Пермь
Воронеж
Саратов
Самара
Иркутск
Волгоград
Ярославль
Тольятти

РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ С ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ
Для выставления счёта необходимы: электронная почта Клиента, реквизиты, акт выполненных работ по заказу.
В первую очередь отправляем заявку с реквизитами и актом выполненных работ нашему бухгалтеру, на удаленном рабочем столе: Общая папка => Филиалы => Отчёты по б/н выручке => Заявки. Бухгалтер из этих двух документов формирует счет для Клиента в формате PDF и выкладывает в папку «Счета и акты».
Распечатываем его, ставим роспись и печать, сканируем и отправляем на почту клиенту. Счёт должен быть оплачен в течении трёх рабочих дней. О поступлении денежных средств бухгалтер каждое утро за предыдущий день заполняет таблицу ecxel там же на удалёнке в папке "оплаты", если клиент утверждает что счёт оплачен, а от бухгалтера нет инфы по поступлению - запросите бланк платёжного поручения и отправьте его бухгалтеру для проверки поступления.
После оплаты счёта клиенту вместе с техникой отвозятся оригинал счёта и два экземпляра актов выполненных работ (в папке "счета и акты") с подписью и печатью. На нашем экземпляре акта клиент обязан поставить печать с подписью и вернуть курьеру.
Если по каким-то причинам клиент не может поставить печать на акте при доставке, допускается приём доверенности, на которой стоит печать, в таком случае доверенность скрепляется с подписанным актом и в таком виде отправляется бухгалтеру.
В заказ обязательно нужно вносить день в день поступившую выручку как предоплату (после окончания ремонта и доставки клиенту закрывается заказ нулём), сумма инкассации б/н (юр лица) выводится тоже в день поступления денежных средств на счёт.

ЗАЯВКА НА ВЫСТАВЛЕНИЕ СЧЁТА ДОЛЖНА СОДЕРЖАТЬ СЛЕДУЮЩИЕ ДАННЫЕ
Название города
Номер заказа
Реквизиты Клиента (карточка компании)
Перечень выполненных работ с ценами
Общую сумму заказа

ВЫДАЕТСЯ ЛИ ТЕРМИНАЛЬНЫЙ ЧЕК?

ВСЕ ПОЗИЦИИ ОТЧЁТА ДОЛЖНЫ СХОДИТСЯ ПО ТРЁМ ПАРАМЕТРАМ:
-БАЗА (БЛОК ДЕНЕГ)
-Z-ОТЧЁТ И СВЕРКА ИТОГОВ
-ВАШ КАССОВЫЙ ОТЧЁТ.

ВЫБИРАЕМ ПЕРИОД

КАК ВЫГЛЯДИТ НА ПРАКТИКЕ

КАССОВЫЙ ОТЧЕТ ЗА 24.05

БУДЬ ВНИМАТЕЛЕН

ОТЧЁТ РЕГИОНАЛЬНОМУ ДИРЕКТОРУ ПО ИТОГУ ДНЯ
Отчёт РД (в зависимости от распределения) предоставляется ежедневно по итогу дня в формате:
Город
Оборот
Эффективность (месяц)
Авто выплаты (за день)
Б/н
В кассе (общая сумма остатка) – (сумма на ЗПЧ) = ___.

ОТЧЁТ В ГРУППУ ГОРОДА ПО ЗАКРЫТИЮ ДНЯ
Форма отчёта в группу города по закрытию дня:
Остаток в кассе
б/н
Авто выплаты
Логистика
Инкассация
ЗП сотрудникам (с указанием ФИО каждого сотрудника, суммы выплат и месяца, за который производилось списание.

ФОРМА ОТЧЁТА МАСТЕРА КУРЬЕРА
Всего заявок – указываем общее количество заказов на текущий день.
Перенос – количество перенесённых заказов на другую дату.
Оператор отказы – указывается количество отказов, по которым не был совершён выезд МК.
Отказ по факту приезда Курьера – указываем количество отказов по приезду МК к Клиенту.
Доставлено в СЦ – общее количество доставленных в СЦ ТВ.
Забор МК – указываем количество забранных ТВ с указанием ФИО МК, который совершил забор.
Забор Курьером – указываем количество техники, которую доставил Курьер, а не МК.

ФОРМА ОТЧЁТА ПО ПЕРЕКЛЕЮ
Указываем общее количество техники, зашедшей с разбитым дисплеем.
Указываем количество техники, на которой переклеили стекло за отчетный день.
Регламент предоставления отчетов
Отчеты по МК и Переклею предоставляются на ежедневной основе по закрытию дня в группу Telegram «Отчёт по МК и Переклею». Запрос на добавление в группу происходит через сотрудников Отдела Адаптации (ОА),

РЕГЛАМЕНТ ДЕЙСТВИЙ ПРИ ПОСЕЩЕНИИ ОБЭП

ОБЭП , — ЭТО ПОЛИЦЕЙСКИЕ, ЗАНИМАЮЩИЕСЯ НАРУШЕНИЯМИ, СВЯЗАННЫМИ С БИЗНЕСОМ И КОРРУПЦИЕЙ. НАПРИМЕР, УКЛОНЕНИЕ ОТ УПЛАТЫ НАЛОГОВ, МОШЕННИЧЕСТВО.

ПРИ ВОЗНИКНОВЕНИИ ФОРС-МАЖОРНЫХ СИТУАЦИЙ ТРЕБУЕТСЯ СЛЕДУЮЩЕЕ ПОНИМАНИЕ ДЕЙСТВИЙ:
В МОМЕНТ НАЧАЛА ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРКИ ОПРЕДЕЛИТЬ:
Старшего ( отвечающего за проверку);
Причину проверки;
Выявить масштаб проверки ( с конфискацией, с препровождением сотрудников , с дачей показаний/ объяснений, с приостановкой деятельности / или нет).

В обязательном порядке запросить:
• Документы сотрудников
• Решение /постановление/исполнительный лист
• Предмет разбора ( № заказа, претензию, жалобу, требования)
Совершить следующие действия:
Оповестить о факте форс-мажорной ситуации.
Отписать в группах согласования, отделу адаптации, менеджеру.
Оповестить Регионального и Коммерческого директоров.
Получить корректировки плана действий.
Проверить факт трудоустройства сотрудников; при необходимости, в срочном порядке запросить УК на предмет трудоустройства сотрудников ( отдел бухгалтерии и/или Региональный директор (далее РД)
Сформировать, поставить печать, подписать доверенность на представление интересов компании и Генерального Директора ( в случае необходимости, запросить шаблон в УК.)
Убедиться в наличии документации по юр. лицу, обособленному подразделению. При необходимости запросить документы в УК, в отделе бухгалтерии или у РД.
В срочном порядке запросить в ОА удаление доступов базы, удаление из групп SKYPE, Telegram. Проверить их удаление.
Запросить в отделе IT, либо у РД установку переадресации на МСЦ.
Запросить у КД или РД отключение заказов до распоряжения.

ПОСТАРАТЬСЯ МАКСИМАЛЬНО ЛОЯЛЬНО ВЫЯСНИТЬ ИСТИННЫЕ ПРИЧИНЫ ПРОВЕРКИ:
Как правило, большинство проверок проводятся по конкретным фактам претензий и конкретным заказам. Соответственно, выявить причину и постараться решить или пообещать решить проблему в максимально короткие сроки, с выгодой для заявителя.

ПРИ ФАКТЕ КОНФИСКАЦИИ , ЗАБОРА ТЕХНИКИ И ОБОРУДОВАНИЯ ПОСТАРАТЬСЯ МАКСИМАЛЬНОЕ КОЛИЧЕСТВО ОСТАВИТЬ В ОФИСЕ:
В обязательном порядке, при факте конфискации требовать наличие понятых, требовать формирование списков изымаемого имущества, с указанием органа и данных лиц, проводящих изъятие.
Выяснить контактную информацию органа, проводящего проверку.
По возможности, организовать прозвон клиентов, которые должны придти на приемку, с просьбой перенести выдачу. Либо попросить об этом МСЦ
По возможности, отправить сотрудника на вход для встречи и разговора клиентов, переноса встречи на более позднее время или другой день
Оповестить курьеров, чтобы в период проведение проверки не привозили технику в офис
Сверить показания кассового аппарата и иметь ровно ту сумму, которая есть, по показаниям ККТ
По любой новой информации, изменениям, ходу проверки, сообщать РД/КД.

РЕГЛАМЕНТ ДЕЙСТВИЙ ПРИ ПОСЕЩЕНИИ ФИЛИАЛА НАЛОГОВОЙ

НАЛОГОВАЯ – ЭТО ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ОРГАН ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ НАДЗОР.

ПРОВЕРКИ, ИНИЦИИРОВАННЫЕ НАЛОГОВЫМИ ОРГАНАМИ, МОГУТ БЫТЬ 3-Х ОСНОВНЫХ ВИДОВ:
А. Запрос на предоставление перечня документов, с последующим вызовом представителя компании, для дачи разъяснений и вынесением решения.
Б. Контрольная закупка, с последующим разбором. Также с запросом информации и документации, с последующим вызовом представителя компании для дачи разъяснений.
В. Выездная проверка. При выездной проверке, представители налоговой должны предоставить документ, на основании которого инициирована проверка.

ПРИ ПРОВЕРКЕ НАЛОГОВОЙ СЛЕДУЕТ:
Запросить у проверяющих оригинал предписания на проверку (без него не имеют права производить никакие действия).
Необходимо иметь в наличии по ОП:
• Официальное трудоустройство УСЦ, логиста, схемотехника;
• В кассе денег не больше чем « пробито за период»; с начала дня по кассовому аппарату;
• Работающий кассовый аппарат;
• Кассовый аппарат должен быть зарегистрирован на действующее ОП;
• Работающий терминал, также зарегистрирован на действующее ОП;
• Уставные документы организации ( заверенные копии);
• Договор аренды ( заверенная копия);
• Доверенность на УСЦ и/или иного сотрудник, который будет представлять интересы компании (от генерального директора);
• Z отчеты по кассе, сохраненные в отдельной папке/сейфе, а также сканы z отчетов;
• Копии трудовых договоров с сотрудниками;
• Штатное расписание ( без зп).

ИЗНАЧАЛЬНО, НА ТЕХНИКЕ, КОТОРАЯ ПРИНАДЛЕЖИТ ОП ДОЛЖНО БЫТЬ УСТАНОВЛЕНО ЛИЦЕНЗИОННОЕ ПО, ЛИБО LINUX.
Все документы и иная информация, предоставляется представителю налоговой только по согласованию с региональным директором.
В ходе проведения проверки, либо посещения представителями налоговой ОП, в обязательном порядке, необходимо выяснить, на каком основании инициирована проверка (что послужило поводом). Выяснить номер заказа, а также иную информацию, по конкретному прецеденту. Передать информацию в УК.
Не идти на конфликт, с представителями налоговой. На вопросы касающиеся структуры компании, ведение бухгалтерского учета, кадрового учета и прочего, отвечать отказом от предоставления информации, мотивирую тем, что генеральный директор и бухгалтерия находятся в Москве, и только они обладают данной информацией.

ЧТО МОЖНО ГОВОРИТЬ:
В городе открыто и функционирует ОП.
Касса, терминал в наличии. Чеки бьются 100%, отчетность сдается через УК, инкассация производится несколько раз в неделю (деньги передаются наличными, приезжающему представителю компании), сотрудники трудоустроены официально.
Все дальнейшие действия, посещение налоговой, ответы на запросы, решение вопросов по конкретному заказу и т.п. производится ТОЛЬКО по согласованию с региональным директором.