Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи

Интернациональные свойства делового письма — следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно — служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации.

К служебной информации предъявляются общие требования:
Достоверность (объективность),
Актуальность (необходимость, новизна, своевременность),
Убедительность (аргументированность),
Полнота (достаточность информации).

Общие функции документа
Информационная
Социальная
Коммуникативная
Культурная

Специальные функции документа:
Управленческая
Правовая
Функция исторического источника
Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу.

Формирование официально-деловой письменной речи обусловлено
Развитием государственности,
Развитием аппарата управления и
Официально – деловая письменная речь связана с необходимостью документально закреплять административно-правовые отношения юридических и частных лиц

Деловая письменная речь – одна из форм делового общения, языковое средство фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации.

Итог документирования – создание документа,«материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования».

Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов– обязательных элементов оформления документа
К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.

К деловой корреспонденции неизменно предъявляются требования
1. Точность выражения мысли, исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей.
2. Логичность и структурированность изложения.
3. Стандартизация и унификация языковых и текстовых средств.

Участники делового общения (автор и адресат документа)выступают как субъекты правоотношений

Официальным автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом – руководителем организации, автором документа является «коллективный субъект».

То же можно сказать и об адресате документа

Однако представление об отправителе и получателе документа как о коллективном субъекте, а также надличностный характер изложения информации не всегда одинаково проявляются в разных школах делового письма. В большей мере это характерно для отечественной официально-деловой письменной речи.

В практике западной деловой переписки передаваемая информация, как правило, имеет индивидуально-личностную направленность. Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул– устойчивых языковых оборотов, используемых в неизменном виде.

Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора готовой формулы:
1) «Сообщаем что…»,
2)«Считаем целесообразным…»,
3) «Просим Вас рассмотреть вопрос о…»
в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу

Помимо выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийном письме:
«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…»;
в письме-претензии: «…в противном случае дело будет передано в арбитражный суд».

В деловом письме регламентированность отношений между адресантом (автором письма) и адресатом (получателем) выражается с помощью речевых этикетных формул обращения и прощания, а также соблюдением общей тональности послания в рамках корректности и учтивости.

В деловой письменной речи не допускаются:
Ирония
Сарказм
Оскорбления
Этикетные формулы не только придают письму необходимый тон вежливости и почтительности, но и свидетельствуют о характере взаимоотношений между отправителем и получателем корреспонденции

Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы этики отношений между деловыми партнерами. В деловой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату

Соблюдение ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату.
Для получателя официальной корреспонденции обязательным требованием является оперативный и четкий ответ организации-отправителю в виде ответного письма или послания, переданного с помощью других средств связи.

Составителям деловых писем не рекомендуется :побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «Срочно»
«Незамедлительно»;
навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например; «Прошу изучить и решить вопрос положительно»

Итак, особые условия делового общения, такие как официальный характер, юридическая значимость, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, определяют общие требования, предъявляемые к официально-деловой письменной речи.