Картирование процессов. Внесение изменений в методические рекомендации

Нормативный правовой акт
Распоряжение Губернатора Белгородской области от 5 июня 2020 года № 325-р
«Об утверждении методических рекомендаций по проведению картирования процессов
в органах исполнительной власти
и государственных органах власти области»

Этапы картирования процессов (п.1.6)
Шаг 1
Шаг 2
Шаг 3
Шаг 4
Шаг 5
Подготовительный этап
Построение карты текущего состояния процесса
Поиск и анализ проблем
Построение карты идеального состояния процесса
Построение карты целевого состояния процесса
Шаг 6
Разработка плана мероприятий

Стенд бережливого проекта (п.1.6, 9.1-9.7)
Карточка процесса, подписанная руководителем проекта и заказчиком
Карта текущего состояния
Пирамида проблем
Результаты анализа проблем
с приложением использованного
для анализа метода
Карта идеального состояния
Карта целевого состояния
Диаграмма Ганта
Уголок решенных проблем
Производственный анализ
Стенд бережливого проекта формируется последовательно по мере применения соответствующих инструментов бережливого управления и сохраняется до момента картирования следующего процесса

Стенд бережливого проекта (п.1.6, 9.1-9.7)
В течение одного календарного года после завершения бережливого проекта на стенде бережливого проекта сохраняются следующие элементы:
разработанная и утвержденная в рамках реализации стандартная операционная процедура;
производственный анализ, который заполняется кратно периодичности протекания процесса в течение календарного года в качестве апробации и проверки актуальности стандартной операционной процедуры в постпроектной деятельности.

Архив бережливого проекта (п.1.7)
копию протокола экспертной комиссии по вопросам проектной деятельности, на которой был защищен бережливый проект;
утвержденные паспорт и план управления проектом;
результаты анкетирования потребителей;
кейс по итогам реализации бережливого проекта;
стандартную операционную процедуру процесса;
производственный анализ апробации стандартной операционной процедуры процесса;
копии разработанных в рамках проекта правовых актов, шаблонов, форм, перечней и иных документов, направленных на оптимизацию процесса.
Хранится в отраслевом проектном офисе не менее двух лет
Формируется руководителем бережливого проекта в электроном виде в течение
30 календарных дней с даты защиты итогов реализации проекта на экспертной комиссии .
Включает:

Карточка процесса

Анкетирование потребителей (п.2.3, 2.9)
АНКЕТИРОВАНИЕ ПРОВОДИТСЯ
Целями анкетирования являются:
определение удовлетворенности потребителей состоянием процесса, выявление проблемных зон в процессе
На подготовительном этапе картирования
(включается в обоснование)
По итогам
оптимизации процесса
(включается в эффекты)

Карта текущего состояния процесса (п.3.1-3.5)
Время всех операций и время ожиданий необходимо указывать: - в единых единицах измерения
- в диапазоне от минимального до максимального значения.
Потери в виде ожидания, наносятся на карту между операциями с указанием времени ожидания.
Время протекания процесса рассчитывается по варианту протекания, включающему максимальное количество операций, и учитывает возвраты и повторное выполнение операций.
В верхней части карты указывается ее вид
В верхнем правом углу карты указывается дата ее составления

Поиск первопричин проблем (п.4.1.2)

Таблица «Анализ проблем» (п.4.1.3-4.1.5)
При анализе первопричин по методике «5 почему?» необходимо приводить не менее 5 первопричин для каждой проблемы (вся цепочка последовательных вопросов);
Для каждой проблемы необходимо разработать не менее 2 (двух) решений;
Необходимо провести оценку вклада каждого варианта решения в достижение цели мероприятий по повышению эффективности

Карта идеального состояния (п.5.1-5.3)
Карта идеального состояния процесса –
это графическое представление последовательности операций, позволяющее смоделировать идеальное состояние процесса, к которому необходимо стремиться.
Характеризуется :
минимально возможными: временем протекания и количеством задействованных ресурсов, отсутствием брака

Разработка плана мероприятий (п.7.1.-7.4)
При составлении плана мероприятий необходимо детализировать решения, предложенные в рамках анализа проблем.
Решения, необходимость которых не обоснована в рамках анализа проблем, в план мероприятий не включаются.

Критерии разграничения (п.8.1.-8.2)

Диаграмма Ганта (п. 9.3)
Рабочие совещания у Диаграммы Ганта проводятся ежедневно:
- если в течение дня, на который было запланировано выполнение определенного объема, выполнялись поставленные в рамках выполняемой работы задачи, то день закрашивается зеленым цветом;
- если в течение дня, на который было запланировано выполнение определенного объема, не выполнялись поставленные в рамках выполняемой работы задачи, то день закрашивается красным цветом.

Уголок решенных проблем (п. 9.4)
По мере реализации бережливого проекта/дорожной карты:
проблемы из пирамиды проблем необходимо перемещать в уголок решенных проблем в столбец «Проблема»;
в столбце «Решение» указать мероприятия, которые были реализованы для их устранения данной проблемы
в столбце «Визуализация решения» визуализировать разработанные материалы
в столбце «Вклад в цель» указать фактически достигнутую экономия времени по итогам проведения контрольных замеров времени для участка процесса, на котором внедрялись улучшения