Обзор решения 1С:Управление автотранспортом

Позиционирование решения
«1С:Управление автотранспортом» –
решение, разработанное на платформе 1С:Предприятие 8 и предназначенное для автоматизации бизнес процессов управления и оперативного учета на:
специализированных автотранспортных предприятий;
не автотранспортных предприятий, но имеющих в своем составе транспортные подразделения (торговые компании, производственные предприятия);

Области применения
Специализированные АТП
Производственные предприятия
Торговые предприятия
Строительные организации
Прочие
Легковые и маршрутные такси, автобусные парки

Что полезного получают пользователи программы
Руководство компании
Улучшается взаимодействие между отделами, информация не застаивается в отдельных подразделениях:
механик ввел информацию о плановом ТО - диспетчер при выписке п/л имеет возможность контролировать автомобили;
инженер ПТО ввел информацию о страховых полисах - диспетчер при выписке п/л имеет возможность контролировать сроки окончания действия полисов;
диспетчер рассчитал и обработал путевой лист:
в отделе ГСМ появились готовые данные по нормативному и фактическому расходу топлива;
для финансового отдела появились готовые данные по выполненным объемам работ в разрезе клиентов;
для сервисно-ремонтной службы появился накопительный пробег для планирования ТО и контроля пробега шин;
и многое другое…;
Повышается оперативность формирования и достоверность аналитических отчетов;
Возможность вести учет и анализ затрат и рентабельности, в т.ч. в разрезе автомобилей, клиентов, объектов строительства;
Взаимодействие с типовыми конфигурациями 1С;

Что полезного получают пользователи программы
Бухгалтерия
взаимодействие УАТ и типовых конфигураций 1С:
объединение в единую информационную баз;
выгрузка данных в БП:
выгрузка расхода з/ч по ремонтным листам;
выгрузка актов и счетов за оказанные услуги;
выгрузка данных для начисления амортизации ТС;
выгрузка начислений з/п водителей;
выгрузка выгрузка начислений з/п водителей в УПП и ЗУП;
формирование отчетов для учета ГСМ. Очень часто, из-за отсутствия автоматизации, бухгалтерия вынуждена вести учет ГСМ в разрезе каждого автомобиля (каждый автомобиль заносится как отдельный склад и т.д.). В случае внедрения УАТ трудозатраты на такой учет из бухгалтерии уйдет;

Что полезного получают пользователи программы
Диспетчерская
Работа со списком ТС, карточка ТС; На крупных АТП ( > 50 автомобилей) очень полезно использование разнарядки, пакетной выписки и печати п/л.
Удобен расчет факт. расхода ГСМ от нормативного, т.е. «от обратного»;
Автоматический контроль окончания сроков действия документов водителей и автомобилей;
Удобство работы со списком п/л: контроль несданных п/л;
Аналитические отчеты по результатам работы автомобилей;
Для торговых предприятий удобна возможность объединения УАТ и УТ в единую ИБ и возможности АРМ диспетчера заказов в такой ИБ:
На основании документов типовой УТ «Заказ покупателя» или «Реализация услуг» формируются документы «Заказ на ТС»

Что полезного получают пользователи программы
Отдел учета ГСМ
Настройка норм расхода ГСМ;
Возможность учета различных видов заправок;
Возможность автоматической загрузки данных процессинговых центров;
Возможность группировок отчетов (ГСМ, колонны, модели ТС и т.д.);
Сворачивание данных в отчетах для бухгалтерии;

Что полезного получают пользователи программы
ОТИЗ (бухгалтерия)
Формирование табеля учета рабочего времени водителей; Начисление з/п, выгрузка в БП, ЗУП, УПП;

Как могут помочь ПП в эффективном управлении ТП?
Одной из многих составляющих эффективного управления транспортным предприятием является оперативная и достоверная информация

Взаимосвязь подразделений
Основным центром ввода данных является отдел диспетчеризации
Заявки на работу ТС
Путевые листы
Расход ГСМ
Результаты работы для расчета стоимости услуг заказчиков
Результаты работы для расчета з/п водителей
Данные для планирования ТО

Взаимосвязь подразделений
Сервисно-ремонтная служба
Ремонтные листы
Суточная разнарядка на выпуск ТС
Взаиморасчеты с автосервисами
Результаты работы для расчета з/п водителей
Выписка путевых листов
Планирование закупки з/ч
Планирование и контроль ТО
Контроль документов ТС

Взаимосвязь подразделений
Отдел ГСМ
Настройка норм расхода ГСМ
Взаиморасчеты с поставщиками ГСМ
Обработка путевых листов
Обработка заправочных ведомостей
Формирование аналитической отчетности

Взаимосвязь подразделений
Отдел по управлению персоналом
Учет документов водителей
Обработка путевых листов
Выписка путевых листов
Учет тарифов

УАТ и основные способы повышения
рентабельности
Финансовый кризис больно бьет по реальному сектору экономики, в т.ч. и по автотранспортным предприятиям
Необходимо принятие антикризисных решений
Оптимизация расходов на ГСМ и ремонты;
Оптимизация тарифов на транспортные услуги;
Оптимизация расходов на з/п водителей;
Оптимизация полезного использования автомобилей;
Повышение производительности труда за счет автоматизации рутинных работ;

Оптимизация расходов на ремонты в УАТ
При ремонтах автотранспорта необходимо оценивать затраты на каждый автомобиль и не допускать превращения отдельных автомобилей в «черные дыры», требующих постоянных капиталовложений.
Отчет «Рейтинг автомобилей по затратам на ремонт»:
Позволяет проанализировать автомобили по следующим показателям:
Общая сумма ремонта, в т.ч. стоимость установленных з/ч и стоимость работ;
Стоимость ремонта на 1 км. пробега;

Оптимизация расходов ГСМ в УАТ
Расходы на ГСМ являются одной из основных статей затрат автотранспортных предприятий и одной из основных статей доходов водителей.
Возможности программы «1С:Управление автотранспортом» позволяют:
легко выявлять пережоги топлива на автомобилях;
проводить сравнительный анализ работы различных водителей на одном и том же автомобиле;
автоматически загружать данных процессинговых центров и сравнивать с квитанциями, предоставленными водителями для выявления «левых» квитанций;

Оптимизация расходов на ГСМ в УАТ
Отчет «Сравнительный анализ расхода ГСМ по водителям»:

Оптимизация расходов на ГСМ в УАТ
Сравнение заправок по пластиковым
картам

Анализ рентабельности и оптимизация
тарифов на услуги в УАТ
В условиях кризиса у автотранспортных предприятий сокращается количество заказов и, следовательно, усиливается конкуренция. Предприятие должны быть готово к уменьшения своих тарифов.
Программа «1С:Управление автотранспортом» позволяет проводить анализ рентабельности оказанных услуг в разрезе контрагентов и принимать обоснованные решения об изменении тарифов;

Оптимизация полезного использования автомобилей
Для автотранспортных предприятий, особенно в период кризиса, недопустим простой дорогостоящей техники. Важно максимально загрузить используемые автомобили, чтобы окупать амортизацию и получать прибыль.
Программа «1С:Управление автотранспортом» позволяет проводить анализ простоев техники, рассчитывать ключевые показатели:
коэффициент использования парка;
коэффициент порожнего пробега;

В период кризиса важно искать пути оптимизации такой важной статьи бюджета, как заработная плата.
В автотранспортных предприятиях зачастую применяется начисление з/п водителей по окладам. При такой системе оплаты водители не понимают, за какую конкретно работу они получают деньги. Программа «1С:Управление автотранспортом» позволяет уйти от «окладной» схемы начисления з/п и перейти к начислению з/п за фактически выполненную работу, которая может автоматически рассчитываться на основании данных путевых листов
Оптимизация полезного использования автомобилей

Оптимизация расходов
на з/п водителей
Начисление з/п
водителей
по окладам
Водители не понимают,
за какую конкретно
работу они получают
деньги
Начисление з/п
водителей
по тарифам
Водители з/п за
фактически
выполненную работу
Это плохо ☹
А вот это хорошо ☺

К чему нужно быть готовым при внедрении
Специализированные АТП.
Затраты при внедрении: Разработка ТЗ;
настройка УАТ;
загрузка данных из старых ИС;
обучение пользователей;

Производственные предприятия
Затраты при внедрении:
разработка ТЗ
настройка УАТ;
настройка взаимодействия с другими ИС (УПП, УТ);
обучение пользователей;
К чему нужно быть готовым при внедрении

Строительные организации
Затраты при внедрении:
настройка УАТ:
учет заказов;
настройка тарифов для клиентов;
настройка расчета з/п водителей и учета их выработки;
загрузка данных из старых ИС;
обучение пользователей;
К чему нужно быть готовым при внедрении

Области применения
Торговые предприятия
Продажа типовой коробки;
Обучение;

Работа с демо-версиями программ
Компания «1С-Рарус» предоставляет доступ для работы с демо-базами программных продуктов:
«1С:Управление автотранспортом»;
«Управление автотранспортом. Строительная техника и механизмы»;
«Управление автотранспортом. Пассажирские перевозки и такси»;
«1С-Рарус:Транспортная логистика и экспедирование»;
в режиме терминального сервера. Присылайте заявки на электронный адрес
[email protected]

Структурная схема системы

Перечень задач, решаемых диспетчерской службой:
Регистрация заказов на автотранспорт:
Принятие заказов как от сторонних заказчиков, так и от подразделений организации;
Возможность отслеживания исполнения заказов;
Оформление групповых и долгосрочных заказов;
При принятие заказа контролируется возможность его выполнения;
Формирование разнарядки и подбор транспортных средств:
Разнарядка формируется как автоматически на основании заказов так и вводится вручную;
При формировании разнарядки контролируется доступность транспортных средств;
На основании разнарядки автоматически выписываются путевые листы;
Возможность отслеживания исполнения заказов;
Удобный графический интерфейс распределения заказов;
Выписка путевых листов:
Режим пакетной выписки и автоматической печати п/л;
Режим ручного ввода п/л;
Пакетная печать путевых листов возможна как на двусторонний так и на односторонний принтеры;
Модуль «Диспетчерская»

Модуль «Диспетчерская»
Безошибочность оформления п/л осуществляется, благодаря взаимодействию и использованию оперативной информации из следующих подсистем:
Производственно-технический отдел (ПТО). Диспетчер имеет оперативную картину состояния парка автомобилей с учетом плана технического обслуживания;
Ремонтная служба. Диспетчер принимает решения с учетом того, что часть автопарка ремонтируется;
Отдел кадров. Диспетчер принимает решения с учетом оперативной информации о водителях;
Приближается плановое ТО
Есть просроченные документы

Модуль «Диспетчерская»

Перечень задач, решаемых в модуле «Учет перевозок»:
Оформление путевых листов следующих видов:
Легкового автомобиля (Форма №3);
Грузового автомобиля повременный (Форма №4-П);
Грузового автомобиля сдельный (Форма №4-С);
Специального автомобиля (Форма №3 спец);
Междугородного автомобиля (Форма №4-М);
Автобусов (Форма №6С);
Индивидуальных предпринимателей;
Расчет выработки транспортных средств и водителей по различным, настраиваемым показателям;
Расчет нормативного и фактического расхода топлива:
Реализован раздельный расчет расхода по неограниченному количеству механизмов и оборудования;
Возможен учет взаимозаменяемых видов топлива;
Реализована настройка точности расчета расхода и остатков топлива в баках;
Возможен расчет фактического расхода от нормативного;
Модуль учета перевозок

Перечень задач, решаемых в модуле «Учет ГСМ»
Учет поступления и выдачи ГСМ:
Заправки со склада предприятия;
Заправки за наличные;
Заправки по пластиковым картам;
Заправки по талонам;
Настройка нормативов расхода топлива для транспортных средств, механизмов и оборудования:
Все алгоритмы реализованы в соответствии с приказом министерства транспорта;
Расчет нормативов расхода производится для следующих показателей:
На пробег (с учетом веса дополнительного прицепа, оборудования);
На транспортную работу;
На работу спец. оборудования;
На работу отопителя;
На простой с включенным двигателем;
На запуск двигателя;
В поставку входит обработка для загрузки справочника моделей ТС с нормами расхода топлива (около 500 моделей);
Модуль «Учет ГСМ»

Перечень задач, решаемых в модуле «Учет ГСМ»
Учет сезонных норм и особых условий работы;
Настройка таблицы зависимости изменений нормативов расхода ГСМ от температуры:
Востребовано в районах с часто меняющимися температурами;
Диспетчеру достаточно указать температуру воздуха при выписки путевого листа и программа автоматически скорректирует нормативный расход топлива;
Настройка взаимозаменяемых аналогов ГСМ;
Возможность ведения объемно-массового учета топлива;
Загрузка данных процессинговых центров по заправкам ГСМ:
На сегодняшний день реализованы обработки для:
ЛукойлИнтерКард;
Сибнефть;
ТНК Магистраль;
Автокард;
Модуль «Учет ГСМ»

Модуль «Учет ГСМ»
Прямо в путевом листе можно посмотреть расшифровку расхода топлива

Перечень задач, решаемых в модуле «Учет взаиморасчетов»
Настройка прейскурантов и тарифов за транспортные услуги:
Тарифы можно настраивать для любых параметров выработки;
Настройка применимости тарифов для определенных моделей ТС, ТС, маршрутов, объектов строительства;
Широкие возможности настройки тарифов от объема выполненной работы;
Учет ограничений для минимального объема работы;
Автоматическое заполнение ТТД на основании путевых листов;
Автоматический расчет объема и стоимости оказанных услуг;
Формирование соответствующих бухгалтерских документов в типовых конфигурациях 1С;
Модуль «Учет взаиморасчетов»

Модуль «Учет взаиморасчетов»
Для стандартного акта на оказанные услуги, в котором информация представлена в обобщенном виде, в программе дополнительно можно сформировать детализированный реестр

Модуль «Учет работы водителей»
Перечень задач, решаемых в модуле «Учет работы водителей» - учет рабочего времени
Учет выработки водителей;
Учет рабочего времени водителей:
Учет работы водителей по календарям и графикам;
Формирование табеля учета отработанного времени;
Начисление з/п водителей;

Перечень задач, решаемых в модуле «Учет работы водителей» - начисление з/п
Использование различных способов расчета з/п: сдельный, от выручки, постоянные доплаты, фиксированной суммой;
Гибкие возможности настройки тарифов з/п:
Тарифы можно настраивать для любых параметров выработки;
Настройка применимости тарифов для определенных моделей ТС, ТС, маршрутов, объектов строительства;
Различные тарифы – для разных организаций;
Тарифы можно объединять в тарифные планы. Это актуально для организаций с большим количеством водителей;
Водителям можно назначать как тарифы так и тарифные планы;
Модуль «Учет работы водителей»

Модуль «Учет работы водителей»
Перечень задач, решаемых в модуле «Учет работы водителей» - начисление з/п
Тарифы можно группировать для моделей ТС, объектов строительств, маршрутов
Тарифы можно настраивать в зависимости от объема работы

Перечень задач, решаемых в модуле «Учет ремонтов»
Обеспечивается учет проводимых ремонтных работ, ТО:
Учет ремонтов на собственной ремонтной зоне;
Учет ремонтов на сторонних автосервисах;
Учитываются проводимые работы с использованием справочной информации по нормам времени;
Разрабатывается возможность подключения электронных каталогов запасных частей;
Модуль «Учет ремонтов»

Перечень задач, решаемых в модуле «ПТО»
Контроль документов на транспортные средства и водителей:
Медицинские справки, вод. удостоверения, визы и т.д.;
Страховые полисы, разрешения и лицензии и т.д.;
Учет пробегов автомобилей и наработки оборудования;
Автоматический контроль планового технического обслуживания:
Неограниченное количество видов ТО;
Возможность настройки контроля ТО по любому параметру выработки (пробегу, времени в работе и т.д.);
Возможность настройки контроля ТО по принципу «Каждые 10000 км. но не реже одного раза в год»;
Учет шин и аккумуляторов:
Отдельный складской учет для шин и аккумуляторов;
Возможность группового оприходования (чтобы вручную не заводить каждую шину в справочник);
Учет пробега и износа, контроль сроков замены;
Учет ДТП;
Модуль «ПТО»

Модуль «ПТО»
Визуальный контроль планового ТО для диспетчера
Приближается плановое ТО
Приближается плановое ТО

Учет ДТП
Модуль «ПТО»

Модуль «Учет затрат»
Перечень задач, решаемых в модуле «Учет затрат»
Гибкая настройка аналитики затрат;
Возможность настройки планов затрат в разрезе статей и счетов учета, транспортных средств, колонн, контрагентов;
Распределение косвенных затрат по различным алгоритмам:
Пропорционально балансовой стоимости автомобилей;
Пропорционально объему выработки (пробегу, времени работы и т.д.)

Модуль «Учет затрат»
Учет затрат по автомобилям
Учет затрат по контрагентам

АРМ диспетчера
Документы «Заказ покупателя» УТ и УПП
Группировка заказов по зонам доставки

АРМ механика

Установка шин простым перетаскиванием мышки
АРМ механика

Варианты работы решения
Самостоятельная работа;
Работа в составе типовых конфигураций:
Легкость встраивания в типовые конфигурации посредством режима «Объединение конфигураций» и минимум ручных действий;
В «Управление автотранспортом. Пассажирские перевозки и такси» не используются измененные объекты типовых конфигураций;
Менеджер формирования документов типовых конфигураций:
Формирование выполняется за любой период;
Выполняется контроль ранее сформированных документов – для одного документа УАТ нельзя дважды сформировать документ типовой конфигурации;
Бухгалтерия
предприятия
Управление
торговлей
УПП

Варианты работы решения
Работа в составе типовых конфигураций:
Менеджер формирования документов типовых конфигураций:
Путевой лист
Заправка ГСМ
Выработка ОС
Авансовый отчет
Внутреннее перемещение
Пробег (или любой параметр выработки)
Номенклатура ГСМ
Номенклатура ГСМ
Заправка за наличные
Заправка за со склада
Работа в составе типовых конфигураций:
Менеджер формирования документов типовых конфигураций:
БП,
УПП
БП,
УТ,
УПП
Поступление товаров и услуг
Номенклатура ГСМ
Путевой лист
Заправка ГСМ

Варианты работы решения
Работа в составе типовых конфигураций:
Менеджер формирования документов типовых конфигураций:
Ремонтный лист
ТТД
Реализация услуг
Номенклатура услуг
Поступление услуг
Ремонт в автосервисе
Номенклатура услуг
Требование-накладная
Номенклатура з/ч
Ремонт в собственной рем. зоне
БП,
УТ,
УПП
УПП,
БП,
УТ
БП,
УТ,
УПП
Начисление з/п
водителей
Начисление з/п
Сумма начисленной з/п
БП
УПП

Варианты работы решения
Работа в составе типовых конфигураций:
Менеджер формирования документов типовых конфигураций:
Можно сформировать типовые документы только для новых документов УАТ
Товарно-транспортные документы можно обработать только для выбранного контрагента
Формируется или один общий документ типовой конфигурации, или отдельные документы

Ценовая политика и варианты поставки
Цены
Платформа 1С
Наименование продукта
73500
37500
Дополнительная лицензия на 1 р.м.
8500
1С:Управление автотранспортом. Основная поставка
15500
√
Дополнительная лицензия на 5 р.м.
Дополнительная лицензия на 10 р.м.
Дополнительная лицензия на 20 р.м.
Дополнительная лицензия на 50 р.м.
Дополнительная лицензия на 100 р.м.
138975
327000
572250