Оптимизация процесса подготовки и согласования сценария мероприятия (тематического концерта)

Утверждаю
Заказчик
Должность полностью с указанием учреждения
__________________
(подпись)
Подготовлено
Руководитель проекта
Должность полностью с указанием учреждения
__________________
(подпись)
Карточка проекта

ОБОСНОВАНИЕ ВЫБОРА ПРОЦЕССА:
Введение в предметную область
(описание ситуации «как есть»)
17-19 мероприятий на 1 специалиста
Циклический ежемесячный характер процесса
40 % текущих задач являются внеплановыми и срочными
70-80 % сценариев возвращаются на доработку
30 % сотрудников заняты на мероприятиях или в командировках
80-90 мероприятий в месяц для
32000 посетителей
Широкая тематическая и жанровая вариативность мероприятий

Введение в предметную область
(описание ситуации «как есть»)
КАРТА ТЕКУЩЕГО СОСТОЯНИЯ
1
3
4
5
7
8
6
3
2
2

Федеральный
уровень
Региональный уровень Управления культуры Белгородской области
Уровень
учреждения
Проблемы, решаемые на уровне учреждения
1. Низкое качество внутриорганизационных коммуникаций в рамках процесса;
2. Необходимость индивидуальной проработки каждого из 85 мероприятий в месяц;
3. Большая длительность написания сценария мероприятия (480-720 мин.);
4. До 20% подготавливаемых мероприятий не отражаются в месячном плане;
5. Нерациональное распределение нагрузки, на 1 специалиста в месяц может приходиться 17-19 мероприятий;
6. Низкое качество подготавливаемых сценариев и высокий процент (70-80%) их возврата на доработку;
7. Высокий риск (30%) несвоевременного получения готового сценария от специалистов, которые могут быть задействованы в культурно-досуговых мероприятиях, в т.ч., выездных, быть в командировке;
8. Высокая загрузка специалистов внеплановой и срочной работой, не связанной с подготовкой сценариев (до 40% рабочего времени).
Введение в предметную область
(описание ситуации «как есть»)
ПИРАМИДА ПРОБЛЕМ

Анализ проблем процесса «Подготовка и согласование сценария мероприятия (творческого концерта)»
Вклад в достижение
цели
Низкое качество внутриорганизационных коммуникаций в рамках процесса
1. Разработка СОП по подготовке и согласованию сценария мероприятия (творческого концерта)
Проблема
10-15 мин.
Решение
Первопричина
1. Приверженность организации традиционным формам взаимодействия между сотрудниками
Необходимость индивидуальной проработки каждого из 85 мероприятий в месяц
1. Разработка шаблонов сценариев по базовым типам проводимых мероприятий
1. Приверженность организации традиционным формам планирования мероприятий
2. Отсутствие шаблонов для типовых мероприятий
Большая длительность написания сценария мероприятия
(480-720 мин.)
1. Разработка шаблонов типовых сценариев
2. Проведение внутрикорпоративного обучения по разработке сценария мероприятия (творческого концерта)
1. Отсутствие шаблонов для типовых мероприятий
2. Низкие темпы профессионального роста ранее принятых специалистов
210-300 мин.
10-15 мин.
Введение в предметную область
(описание ситуации «как есть»)

До 20% подготавливаемых мероприятий не отражаются в месячном плане
Нерациональное распределение нагрузки, на 1 специалиста в месяц может приходиться
17-19 мероприятий
1. Регламентация процесса по подготовке и согласованию сценария мероприятия (творческого концерта)
1. Отсутствие критериев по распределению нагрузки между специалистами
Низкое качество подготавливаемых сценариев и высокий процент (70-80%) их возврата на доработку
1. Разработка единых методических рекомендаций по подготовке и согласованию сценария мероприятия (творческого концерта)
1. Отсутствие единых требований к содержанию подготавливаемых сценариев
1. Разработка СОП по подготовке и согласованию сценария мероприятия (творческого концерта) для своевременной подготовки срочных мероприятий
1. Срочный характер возникновения 20% поступающих задач по подготовке будущих мероприятий
35-40 мин.
16-20 мин.
Введение в предметную область
(описание ситуации «как есть»)
Проблема
Решение
Первопричина
Вклад в достижение
цели
Анализ проблем процесса «Подготовка и согласование сценария мероприятия (творческого концерта)»
Снижение рисков по срыву срочных мероприятий на 80%

Высокий риск (30%) несвоевременного получения готового сценария от специалистов, которые могут быть задействованы в культурно-досуговых мероприятиях, в т.ч., выездных, быть в командировке
Высокая загрузка специалистов внеплановой и срочной работой, не связанной с подготовкой сценариев (до 40% рабочего времени)
1. Регламентация процесса по подготовке и согласованию сценария мероприятия (творческого концерта)
1. Отсутствие критериев по распределению нагрузки между специалистами
1. Разработка единых методических рекомендаций по подготовке и согласованию сценария мероприятия (творческого концерта)
1. Отсутствие взаимозаменяемости специалистов
21-25 мин.
Введение в предметную область
(описание ситуации «как есть»)
Проблема
Решение
Первопричина
Вклад в достижение
цели
Анализ проблем процесса «Подготовка и согласование сценария мероприятия (творческого концерта)»
Снижение рисков по нарушению сроков подготовки сценариев на 20%

ВВЕДЕНИЕ В ПРЕДМЕТНУЮ ОБЛАСТЬ
(ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ «КАК БУДЕТ»)
Карта целевого состояния
4
5
8
6

Цель и результат проекта

Основные блоки работ проекта

УЧАСТИЕ ОРГАНОВ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ
В РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

КОМАНДА ПРОЕКТА