OPTIMUS

Подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов.
Обеспечение движения, хранения, поиска и использования документов.
Контроль исполнения поручений.
Систематизация архивного хранения
Optimus решает задачи
СЭД OPTIMUS • ТОО “НАДИР” • АСТАНА 2010
1. Автоматизация всего жизненного цикла документа

Контроль над прохождением документов организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело.
Оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.
Своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах.
Сокращение сроков прохождения и исполнения документов.
СЭД OPTIMUS • ТОО “НАДИР” • АСТАНА 2010
Optimus решает задачи
2. Контроль исполнительской дисциплины

Повышение оперативности и качества работы с документами.
Исключение дублирования работы по вводу информации о документе.
Исключение потерь документов.
Централизованное хранение текстов и графических образов документов.
СЭД OPTIMUS • ТОО “НАДИР” • АСТАНА 2010
Optimus решает задачи
3. Организация работы с документами

4. Оптимизация работы компании
Сокращение затрат на бумажные документы.
Единый порядок работы с документами в подразделениях компании.
Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников.
Разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
СЭД OPTIMUS • ТОО “НАДИР” • АСТАНА 2010
Optimus решает задачи

Когда возникает необходимость
СЭД OPTIMUS • ТОО “НАДИР” • АСТАНА 2010
в применении СЭД
Общее количество документов (входящих, исходящих и внутренних) превышает 1000 единиц в год.
Теряются документы и не исполняются поручения.
Документы не доходят до исполнителя, попадают в чужие руки.
Происходит неоднократное копирование бумажных документов.
Согласование документов и необходимых решений затягивается на неопределенный срок.
Существует несколько удаленных филиалов (Холдинг).

1. Упорядоченное хранение документов, исключающее потери и копирование.
Результаты использования Optimus
СЭД OPTIMUS • ТОО “НАДИР” • АСТАНА 2010

2. Гарантированная доставка документов и поручений до исполнителей любого уровня.
СЭД OPTIMUS • ТОО “НАДИР” • АСТАНА 2010
Результаты использования Optimus

3. Автоматический контроль за соблюдением сроков исполнения документов и поручений.
СЭД OPTIMUS • ТОО “НАДИР” • АСТАНА 2010
Результаты использования Optimus

4. Совместная работа над документами с сохранением каждой версии
4. Совместная работа над документами с сохранением каждой версии
Результаты использования Optimus

5. Электронное согласование и утверждение документов.
СЭД OPTIMUS • ТОО “НАДИР” • АСТАНА 2010
Результаты использования Optimus

6. Ознакомление сотрудников с внутренними приказами и распоряжениями.
6. Ознакомление сотрудников с внутренними приказами и распоряжениями.
Результаты использования Optimus

Расчетные показатели:
Количество участников документооборота – 50 чел.
Общее количество документов – 5000 шт., в том числе:
входящие – 1750 шт.
исходящие – 1750 шт.
внутренние – 1500 шт.
Количество заместителей первого руководителя – 2 долж.
Количество структурных подразделений – 6 ед.
Средняя заработная плата – 45 000 тг.
СЭД OPTIMUS • ТОО “НАДИР” • АСТАНА 2010
Экономический эффект от использования Optimus

I. Экономия рабочего времени.
II. Экономия затрат на копирование документов.
СЭД OPTIMUS • ТОО “НАДИР” • АСТАНА 2010
Экономический эффект от использования Optimus
Основные статьи расходов:

I. Экономия рабочего времени.
Доставка документов.
Неэффективные затраты:
2 часа * 255 дней / 8 часов / 22 рабочих дня в месяц = 3 месяца в год
3 месяца * 45 000 тенге = 135 000 тенге в год
Экономический эффект от использования Optimus
Канцелярия
Подразделение 3
Подразделение 2
Подразделение 4
Подразделение 5
Заместитель 1
Заместитель 2
Руководитель
Исполнитель
Исполнитель
Исполнитель
Исполнитель
30 минут
30 минут
60 минут
СЭД OPTIMUS • ТОО “НАДИР” • АСТАНА 2010
Подразделение 6
Исполнитель
Подразделение 1
Подразделение 3
120 минут

Экономический эффект от использования Optimus
Руководитель
подразделения
Визирующий
руководитель
Исполнитель
10 минут
10 минут
СЭД OPTIMUS • ТОО “НАДИР” • АСТАНА 2010
20 минут
1750 исходящих + 1500 внутренних = 3250 документов на согласовании в год
Экономия рабочего времени 0.3 часа на документ * 3250 документов / 8 часов / 22 рабочих дня в месяц = 5,5 мес.
5,5 месяцев * 45 000 тенге = 247 500 тенге в год
I. Экономия рабочего времени.
Согласование документов.

СЭД OPTIMUS • ТОО “НАДИР” • АСТАНА 2010
Экономический эффект от использования Optimus
СЭД OPTIMUS • ТОО “НАДИР” • АСТАНА 2010
II. Экономия затрат на копирование документов.

Экономический эффект от использования Optimus
ВСЕГО: 482 500 тенге ЕЖЕГОДНО
СЭД OPTIMUS • ТОО “НАДИР” • АСТАНА 2010
I. Экономия рабочего времени – 382 500 тенге
доставка документов – 135 000 тенге
согласовании документов – 247 500 тенге
II. Экономия затрат на копирование документов - 100 000 тенге

Вопросы ?
[email protected]
[phone]
СЭД OPTIMUS • ТОО “НАДИР” • АСТАНА 2010