Организация и управление закупочной деятельностью

Закупочная деятельность - это определенный вид деятельности в системе маркетинга, связанный с процессом управления обменом произведенными предприятием товарами и услугами, с покупателем, оплачивающим последние по оговоренной цене.
Организация службы закупок может происходить:
Децентрализовано-закупки осуществляются каждым подразделом самостоятельно исходя из своих потребностей.
Централизовано-на предприятии существует служба, специализированная на выполнении закупочных функций для потребностей всех подразделений.

Организация структуры управления закупочной деятельностью на предприятии

Организационная структура типового отдела закупок

На функции отдела закупок в организационной структуре компании оказывают влияние такие факторы, как:
-доля затрат на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах (доходах) компании;
-сущность приобретаемой продукции или услуг;
-ситуация на рынке продукции и услуг, жизненно необходимых для компании;
-наличие возможностей для выполнения данной функции;
-задачи в области снабжения, способствующие достижению организационных целей.

Организация процесса закупок имеет определенные этапы:
Определение потребности в материальных ресурсах.
Определение нужных характеристик и количества товаров и услуг.
Анализ и определение возможных источников снабжения.
Определение цены и условий закупок.
Подготовка и размещение заказа на закупку.
Контроль выполнения заказа и/или экспедирование.
Получение и проверка товаров.
Обработка счета и оплата.
Учет поступлений материальных ресурсов.

1 Этап: Определение потребности в материальных ресурсах.
Любая закупка начинается с определения общей потребности компании и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения. Имея такую информацию, можно получить материальные ресурсы со склада либо путем перемещения избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые товары.

2 Этап: Определение нужных характеристик и количества товаров и услуг.
После определения внутрифирменных потребителей и номенклатуры материальных ресурсов должны быть установлены требования по весу, размерам, параметрам поставок, а также другие спецификации на каждую позицию закупаемых материальных ресурсов. Также должны быть определены требования уровню сервиса поставщика.

3 Этап: Выбор поставщика
Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и включает :
поиск источников снабжения;
оценку возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи.
Среди основных сведений, которые могут храниться как в электронном виде, так и в книгах учета, в отделе закупок должна быть информация о :
действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы,
товарная классификация закупленных изделий,
реестр поставщиков.

4 Этап : Определение цены и условий поставок

5 Этап: Подготовка и размещение заказа на закупку
Размещение заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком на продажу товара или поставка товара на оснований общего заказа.
Важным требованием любой формы заказа на закупку должно быть наличие:
серийного номера,
даты заполнения,
названия и адреса поставщиков,
количества и описания заказанный товаров,
требуемой даты доставки,
указаний по отгрузке,
условий оплаты

6 Этап: Контроль выполнения заказа и/или экспедирование.
Функция контроля выполнения заказа - стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнят свои обязательства по срокам доставки.
Экспедирование заказа это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял его с опережением графика или ускорил доставку в случае отставания от графика.

7 Этап: Получение и проверка товаров.
Основными целями функции получения и контроля материальных ресурсов являются:
гарантия получения заказа;
проверка качества;
подтверждение получения заказанного количества материальных ресурсов;
отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и т. д.);
регистрация необходимой документации на получение материальных ресурсов.

8 Этап: Обработка счета и оплата
Счет на оплату налагает обязательства на покупателя, обычно выписывается в двух экземплярах и включает номер заказа, стоимость изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.

9 этап: Учет поступлений материальных ресурсов
После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок.
Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к заказу и необходимы отделу закупок:
Журнал заказов на закупку, в котором ведется учет всех заказов по номерам и отображается статус каждого заказа - выполнен/не выполнен.
Реестр заказов на закупку, содержащий копии всех заказов на закупку.
Товарный реестр, показывающий все закупки каждого основного вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку).
Реестр с историей поставщика, отображающий все закупки.