Организация и проведение деловых переговоров с зарубежными партнерами

Какую информацию
целесообразно собрать о партнерах
для подготовки и успешного проведения
результативных переговоров?
1. История бизнеса партнера – предупреждает инвестиционные, посреднические и технические риски.
2. VIP-клиенты партнера - гарантия качества и этики ведения бизнеса.
3. Финансовое положение партнера – платежная дисциплина и предупреждение коммерческих рисков.
4. Суть их интереса к проекту и его срокам - ориентация на «быстрые» деньги или стратегическое партнерство.

Использование «Принципа 4 П»
при разработке компактной
и малозатратной программы визита
П1 – место проживания делегации

Если цель визита исключительно деловая,
то место проживания должно отвечать следующим основным требованиям:
1 – располагаться недалеко от места переговоров;
2 – иметь хорошее соотношение цена-качество;
3 – обеспечивать комфорт всем членам делегации;
4 – гарантировать качественное питание и программу отдыха.

П2 – место питания

ПИТАНИЕ ПАРТНЕРОВ ЦЕЛЕСООБРАЗНО
ОРГАНИЗОВАТЬ В СООТВЕТСТВИИ
С ИХ ПОЖЕЛАНИЯМИ/ПРЕДПОЧТЕНИЯМИ
ВАРИАНТ № 1
НАЦИОНАЛЬНАЯ БЕЛОРУССКАЯ КУХНЯ
ГДЕ????
ВАРИАНТ № 2
НАЦИОНАЛЬНАЯ КУХНЯ ПАРРТНЕРОВ
ГДЕ???

П3 – место проведения переговоров

Время и место проведения переговоров определяется по взаимной договоренности.
Рекомендуется проводить их в специальном оборудованном помещении, где имеется мультимедийное обеспечение, доступ в Internet, стол и кресла, достаточные для комфорта всем участникам.
Следует исключить проведение переговоров за столом КАКОЙ ФОРМЫ?
Т-ОБРАЗНОЙ.

П4 – места или объекты показа

Вариант примерной программы
для гостей и рабочей группы приезжающей делегации

Первый день:
прибытие делегации, размещение, ужин

Второй день - переговоры

Второй день - переговоры

Функциональное распределение обязанностей
по обеспечению визита.

План по обеспечению переводов.
Схемы рассадки переводчиков.
Обеспечивать переговоры должны 2 переводчика + 3-4 менеджера и технических специалиста, которые будут работать посменно в течение нескольких дней.
В автомобиле переводчик должен сидеть рядом с водителем, а в микроавтобусе – слева от официального лица, встречающего партнеров.
На переговорах используют 2 варианта размещения переводчиков:
1 – слева от первого лица, ведущего переговоры с партнерами;
2 – если партнеры сидят в креслах рядом, то переводчик находиться между ними или чуть позади своего шефа.

Требования к оформлению помещений для подготовки и проведения деловых переговоров
Вариант помещения позволяет провести переговоры небольшими делегациями по 5-6 человек с каждой стороны

Вариант помещения,
позволяющий всем эффективно работать
с информацией, используя компьютеры
и мультимедийную аппаратуру

Помещение, позволяет одновременно
Работать нескольким группам экспертов,
обеспечивающих выработку решения руководителей

Послебанный формат переговоров
в непринужденной атмосфере

Близкий к оптимальному вариант
планировки и оснащения помещения

Вариант помещения с разделением функциональных зон переговорщиков
и обеспечивающего персонала

Специально оборудованное помещение
для конфиденциальных переговоров

Идеальные
офисы
для
переговоров

Оформление и использование визитных карточек
Полное название организации
ИМЯ, ОТЧЕСТВО, ФАМИЛИЯ
Учёная степень,
должность
Республика Беларусь
Индекс, город,
Улица, дом, офис
Веб-сайт
мейл секретаря и свой рабочий
Факс/многоканальный телефон
Корпоративный мобильный
Можно скайп
Логотип

Оставляя или посылая визитную карточку
в свободном левом нижнем углу
делают следующие сокращенные записи простым карандашом
P.r. – благодарю
P. f. – поздравляю по случаю праздника
P. f. c. – рад знакомству
P. f. N. a. – поздравляю по случаю Нового года
p. p. c. – при прощании, когда визита не будет
p. c. – при выражении соболезнования
p. p. – при представлении или рекомендации
другого лица

Примерный план
размещения встречающих и приезжающих лиц в автомобиле.
В легковом автомобиле:
Гость – сзади справа
Встречающий – сзади за водителем
Переводчик – спереди возле водителя
В микроавтобусе:
Гость - на втором сиденье справа
Второе лицо делегации – на третьем сиденье
справа
Встречающий - на втором сиденье слева
Переводчик - на первом сиденье слева

Подготовка и информационное обеспечение презентаций на переговорах
100 % влияния складывается из:
1 – выражение глаз и мимики лица
2- интонаций, модуляций голоса, позы и жестов
3 – логики речи
4 – стилистики речи
ОТВЕТ:
1 ~ 35 %
2 ~ 45 %
3 ~ 12 %
4 ~ 8 %

ПОДГОТОВКА И ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ
(5 основных правил)
Нулевой этап подготовки презентации:
Собрать релевантную информацию, используя контрольные вопросы: «Для чего шефу эта информация» и «Как он ее сможет применить?».
Использовать формулу идеального общения Аристотеля «Важно Кто говорит, ЧТО говорит и Кому говорит» для выработки варианта выступления.
Провести репетицию презентацию с фиксацией времени выступления.
Подготовка презентации:
- принцип психокибернетики
«спокойное тело - спокойный разум».
«Энергетический массаж»;
«Энергетическое дыхание по системе «руки – зубы».

Техническое оснащение презентации:
- Удобное время, помещение для презентации и его сервисное обеспечение.
- Использование ноутбуков и экранов.
- Использование рекламных видеоматериалов.
- Использование презентационного материала:
Видеоролики и видеофильмы с устными комментариями
Тексты
Рекламные проспекты
Образцы продукции или их модели.

Структурная формула презентации 20/80.
20 % времени говори, а 80 % - отвечай на вопросы.
Отвечай на незаданные вопросы.
Получай ДА-реакции и говори комплименты.
Ключевые правила презентации:
Время презентации – кривая распределения внимания.
Использование формулы «СВ» и принципа Парето 20/80.
Оптимальное соотношение вербальной и невербальной информации в выступлении.
Связь мышления и траектории взгляда.

6 точек
Золотой презентации
1 – история бизнеса предприятия
2 – личный бренд руководителя
3 – имиджевые VIP-клиенты и проекты
4 – динамика прибыли за последние 3-5 лет
5 – рынки деятельности и эксклюзивная
продукция
6 – «В работе с вами, мы нацеливаем себя на …
стратегическое партнерство!»

Информационное обеспечение презентации должно обеспечивать:
цели переговоров
раскрывать возможности
взаимовыгодного сотрудничества сохранять корпоративную тайну
оперативный ответ на ключевые вопросы:
«Кто и что делает в проекте» – зоны ответственности сторон
«Как делает» – технология выполнения работ
«Какова финансовая ответственность сторон» - риски
«Каковы сроки выполнения работ» – обеспечение JIT
«Какие альтернативные варианты имеются» - НАПС

Нюансы встречи и сопровождения гостей:
гостиница, офис,
протокольные и культурные мероприятия
Тест «Поговорим об этикете и протоколе»
1. Кто поедет встречать Почетное лицо в аэропорт?
А) глава фирмы;
Б) секретарь главы фирмы;
В) сотрудник фирмы;
Г) заместитель главы фирмы.
В) сотрудник фирмы.
До встречи с главой фирмы
сотрудник фирмы будет выступать в роли хозяина.
Отсюда – логика всех его последующих действий.

2. Кто выходит первым из здания аэропорта?
А) Почетный гость;
Б) встречающий;
В) водитель машины;
Г) не имеет значения.
Б) встречающий - сотрудник фирмы.
3. Кто несет чемодан Почетного гостя?
А) сам Почетный гость;
Б) встречающий;
В) водитель машины;
Г) не имеет значения.
Б) встречающий - сотрудник фирмы.

4. Водитель открывает дверь автомашины. Куда посадить почетного гостя?
А) рядом с водителем;
Б) на заднее сиденье справа по ходу движения;
В) на заднем сиденье слева по ходу движения;
Г) на заднем сиденье посредине.
Б) на заднем сиденье справа по ходу движения,
т.к. это самое безопасное место.
5. Машина подходит к гостинице. Кто входит в гостиницу первым?
А) встречающий;
Б) Почетный гость;
В) водитель;
Г) не имеет значения.
А) встречающий - сотрудник фирмы.

6. Поведение встречающего после регистрации. Идет ли он в номер с гостями?
А) должен;
Б) не должен;
В) может идти, может не идти;
Г) не имеет значения.
А) Гостеприимный хозяин должен позаботиться об удобстве и порядке в номере. А в случае выявления каких-то недостатков принять меры.
7. Почетное лицо приезжает к ресторану на такси из гостиницы. Кто его встречает у входа?
А) глава фирмы с женой;
Б) секретарша главы фирмы;
В) встречавший в аэропорту;
Г) еще кто-нибудь.
А) глава фирмы с женой у входа в зал переговоров.

8. Обед состоится в огромном зале с прямоугольным столом посредине. Где будет располагаться почетное место?
А) спиной к входной двери;
Б) у стены слева от двери;
В) у стены справа от двери;
Г) напротив входной двери.
Г) Напротив входной двери.
В том случае, когда это невозможно, следует учесть следующее: Почетного гостя нужно посадить так, чтобы он видел входящего в зал и у него не было, если это возможно, хождения за спиной.

9. На обеде хозяин и хозяйка заняли места в середине прямоугольного стола друг против друга. В этом случае почетным местом будет:
А) справа от хозяина;
Б) справа от хозяйки;
В) слева от хозяина;
Г) слева от хозяйки.
Б) Справа от хозяйки.
Если на обеде нет хозяйки, то справа от хозяина. Следующее почетное место будет справа от хозяина, затем - слева от хозяйки,
далее – слева от хозяина.

10. Обед подходит к концу. Первым встает из-за стола:
А) хозяйка;
Б) хозяин;
В) Почетный гость;
Г) другие гости.
А) Хозяйка.
Это своеобразное разрешение гостям
выходить из-за стола,
если кто-то хочет это сделать.

ЭФФЕКТИВНОСТЬ ДЕЛОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
НА ПЕРЕГОВОРАХ

Технология формирования позитивного
личного бренда руководителя
Четыре измерения личного бренда:
1. Функциональное измерение - «В чем выражается моя полезность клиентам и бизнес-партнерам»?
2 - Социальное измерение – «На чем основывается доверие ко мне клиентов и партнеров»?
3. Мыслительное измерение – «В чем я могу помочь измениться другим людям»?
4. Духовное измерение – «В чем заключается моя ответственность за состояние морали в трудовом коллективе?

НАЧАЛО ДЕЛОВОГО СОТРУДНИЧЕСТВА
примерно на 60 %
ЗАВИСИТ ОТ ИЗВЕСТНОСТИ ПЕРСОНАЛЬНОГО БРЕНДА,
А СТРАТЕГИЧЕСКОЕ ПАРТНЕРСТВО
примерно на 70 %

Сформировать персональный бренд – значит сформировать доверие к себе, став узнаваемым, авторитетным в бизнес-сообществе и социальном окружении.
Персональный бренд
формируется через комплекс следующих мероприятий:
Фото на сайте, сопровождённое правильной информацией
Выступление на конференциях, бизнес-форумах, публикация статей и интервью в электронных, печатных СМИ, профессиональных сетях в Internet
Участие на выставках, ярмарках, презентациях
Преподавание/учеба на элитных программах «МВА», «Европейский менеджер», «Инновационный менеджмент».
Активные личные контакты с зарубежными партнерами

ТРЕНИНГИ:
«Психологическая
фотография»
«Стулотерапия
и прайсотерапия»

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ПРИВЕТСТВИЯ И ПРОЩАНИЯ
- Младшего по возрасту всегда представляют старшему.
- Мужчину всегда представляют даме, даже юной.
Женщину и мужчину представляют, как правило так:
«Госпожа Питерс, это господин Игорь Батян,
директор стеклозавода «Неман»».
- Открытое, энергичное рукопожатие - ладонь повернута вверх.
- Ладонь смотрит вниз – агрессивный стиль;
- Захват руки собеседника двумя руками – уместен при уже
сложившихся хороших взаимоотношениях;
- До хруста костей – заявка на агрессивный стиль переговоров;
- Левая рука держит собеседника под локоть, а правая пожимает руку собеседника – вызывает чувство недоверия, и излишней фамильярности.

ВАЖНО:
- Спросить гостя о том, необходимо ли ему подготовиться к разговору и показать комнату для курения.
- Предложить занять удобное место, поинтересоваться, желает ли что-либо выпить и обменяться визитками.
- Уточнить время, которым располагает партнер.
- Ценить время, придерживаясь темы переговоров.
- Подытожить в конце беседы главные моменты и
договориться о дальнейших, конкретных совместных
действиях по срокам.
- Энергично и кратко поблагодарить за продуктивный разговор.
- Выказать уверенность во взаимовыгодном сотрудничестве.

ЗОЛОТЫЕ ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ
Рекламируя себя, не порочь своих конкурентов.
Потенциальный партнер
становится реальным
после переговоров, где нет мелочей.
3. Выбирайте перспективного партнера,
берегите его и даже если вы не договорились
не сжигайте мостов.

Обязательные элементы записи
содержания деловых переговоров
1- место и время проведения переговоров
2 – название компании–партнера
3 - участники переговоров с каждой стороны
4 – основные обсуждаемые вопросы
5 – мнение сторон по этим вопросам и кто их
высказывал
6 – причины и содержание разногласий
7 – достигнутые договоренности
8 – какая информация и документы переданы каждой
стороной
9 – впечатления о членах делегации и наличии ЛПР

Технологии влияния на партнеров на вербальном и невербальном уровне.
Преодоление манипуляций.
Тренинг «Преодоление 5 ошибок общения».

Тренинг
«Влияние на визуалов, аудиалов,
кинестетиков и «волков»»

Невербальные сигналы общения
СНЗИ ВЗИ
СНАИ ВАИ
Эмоции СВД
и ощущения или БМП
«ВОЛКИ»

Влияние на все органы чувств собеседника
Тренинг
«Преодоление 5 ошибок общения»

Ключевые элементы делового этикета и протокола
при проведении деловых переговоров и по их завершении.

Организация приемов для зарубежных партнеров
с целью углубления и расширения контактов, получения нужной информации
и реализации задач в области PR.
Согласно международной практике, наиболее торжественными и почетными по своему характеру приемами являются завтрак и обед.
Приемы «Бокал шампанского» или «Бокал вина» начинаются в 12.00 и заканчиваются к 13 часам.
Во время таких приемов подается только шампанское, вино, соки. Подача закуски не обязательна, но и не будет ошибкой. В качестве закуски подаются маленькие пирожные, бутерброды, орешки.
Прием проводится стоя. Форма одежды – повседневный костюм или платье.

Завтрак (с рассадкой) устраивается между 12 и 15 часами.
Перед завтраком гостям подается аперитив: водка, виски, джин, сухое вино, соки.
К холодным закускам предлагается водка, к рыбным блюдам – охлажденное сухое белое вино, к мясному – сухое красное вино комнатной температуры, к десерту – охлажденное шампанское, к кофе и чаю – коньяк или ликер. Во время всего завтрака подается минеральная вода, иногда – соки.
Меню состоит из одного-двух блюд холодной закуски, одного горячего рыбного блюда, одного горячего мясного блюда и десерта.
После завтрака предлагается кофе, чай.

Чай устраивается между 16-00 и 18-00, как правило, только для женщин.
Подаются кондитерские изделия, фрукты, десертные и сухие вина, соки и воды.
В небольшом количестве
подаются сандвичи с икрой,
рыбой сыром и т.п.
Продолжительность чая
обычно – 1-1,5 часа.
Форма одежды
– повседневный костюм
или платье.

Прием типа «Фуршет» устраивается в промежуток времени от 17-00 до 20-00 и длится около двух часов
Накрываются столы с угощением – холодные закуски, кондитерские изделия, фрукты, спиртные напитки, соки, минеральные воды
На столах ставят стопкой тарелки и кладут рядом ножи, вилки, салфетки. Иногда подают и горячие закуски. К концу приема обычно подается мороженное, шампанское, кофе.
Прием проходит стоя. Гости подходят к столам, кладут закуски на тарелки, которые берут из стойки, стоящей в начале стола, и отходят от стола, чтобы дать возможность подойти к ним другим гостям.
Форма одежды – повседневный костюм, платье.

Прием типа «Коктейль» организуется, как правило, между 17-00 и 20-00. Столы здесь не накрывают. Угощения подается вразнос официантами. Прием поводится стоя и заканчивается подачей шампанского или кофе.
Форма одежды – повседневный костюм или платье.
Обед (с рассадкой) – наиболее почетный вид приема. Он начинается в промежуток времени от 19-00 до 21-00. В период сбора гостей подается аперитив.
Обед за столом за столом примерно 50-60 минут, остальное время – в гостиных.
Меню обеда: холодные закуски, суп, одно горячее блюдо, одно горячее мясное блюдо, десерт.
После обеда подается кофе или чай. Вина такие же как и на завтраке.
Форма одежды – темный костюм, смокинг или фрак в зависимости от указаний в приглашении.
Для женщин – обязательным является вечернее платье.

Ужин (с рассадкой) начинается не раньше 21 часа.
Меню ужина и вина – такие же, как и на обеде. Ужин отличается от обеда только временем его проведения.
Форма одежды указывается в приглашении - темный костюм, смокинг или фрак; для женщин – вечернее платье.
Аперитив означает угощение гостей перед застольем незначительным количеством крепких напитков – водкой, десертными марочными, ароматизированными, редких сортов винами или просто охлажденными напитками.
Сервируют аперитивы на небольших подносах:
крепкие напитки в рюмках не более 35-50 граммов
вина – 75 граммов, смешанные – в бокалах.
При подаче бокалы берутся за середину ножки. Можно подать к аперитивы закуски – жареные орехи, соленые палочки, фрукты.

Правила рассадки гостей во время приема:
Первым считается место справа от главного лица, представляющего принимающую сторону.
Вторым – справа от его жены или его заместителя.
Женщин усаживают рядом с мужчинами, желательно в центре стола.
Первыми по обе стороны от хозяина вечера усаживают женщин.
При входе в зал выставляется план рассадки, а напротив каждого места на столе кладется карточка с именем и фамилией приглашенного.

Во время произнесения речей или тостов недопустимо разговаривать, наливать вина, есть. Тосты произносятся на завтраках, обедах, ужинах после десерта, когда всем гостям налито шампанское.
На официальных завтраках, обедах и ужинах не принято чокаться. Если чокаются, то мужчина должен держать свою рюмку ниже рюмки дамы.
Основное правило поведения за столом – стараться сидеть прямо, умело пользоваться столовыми приборами, есть и пить как можно тише, желательно беззвучно.

Тренинг
«Десять характеристик Мастера переговоров»

1 - Мастер сделок не выказывает никакого страха. Он готовится к …
2 - Мастер сделок никогда не продаёт только ради комиссионных, но для …
3 - Мастер сделок никогда не упрекает себя «задним числом», а спокойно …
4 - Мастер сделок – чрезвычайно организованный и прямой человек, особенно когда он …
5 - Мастер сделок понимает, что у клиента есть сомнения, страхи и стремление избежать конфронтации. Поэтому он выступает в качестве …

6 - Мастер сделок обладает иммунитетом против отказа клиента. Он понимает, что это …
7 - Мастер сделок умеет преодолевать сопротивление через активный …
8 - Мастер сделок избегает любых негативных воздействий и посторонних факторов, концентрируясь на …
9 - Мастер сделок конкурентен потому, что умеет …
10 - Мастер сделок празднует свой успех, будучи в нем …

Тренинг
«Одиннадцать типов вопросов влияния»
1 - Информационные вопросы, как правило, являются открытыми и задаются для получения информации, помогающей лучше понять желания и цели партнера.
«Какие свойства наших товаров для вас наиболее важны?»
2 - Контрольные вопросы необходимо задавать партнеру, чтобы убедиться слушает ли он вас, согласен ли или просто поддакивает.
«Вас это устраивает?»
3 - Вопросы для ориентации задаются для выяснения, придерживается ли партнер высказанного ранее мнения или намерения.
«Итак, каково ваше мнение по данному пункту?»
4 - Подтверждающие вопросы используются для достижения взаимопонимания с партнером и делают акцент на том, что связывает, а не разъединяет Вас с ним.
«А каким цветам товара Вы отдаете предпочтение?»

5 - Ознакомительные вопросы являются открытыми и направлены на выяснение мнения партнера о чем-либо.
«А каким цветам товара Вы отдаете предпочтение?»
6 - Встречные вопросы – это, как правило, вопросы влияния.
«Это слишком дорого» - говорит партнер.
«А с чем Вы сравниваете?» – спрашиваете Вы.
7 - Альтернативные вопросы дают партнеру возможность выбора из альтернативного числа вариантов, которых не должно быть больше трех, так как ориентируют его на быстрый ответ. Слово «или» – чаще всего ключевое в альтернативных вопросах.
«Так что вам больше нравится – эта марка или эта?»

8 - Однополюсные вопросы задаются партнером в знак того, что он понял о чем идет речь. Это позволяет вам понять, что партнер все понял правильно, а ему дает возможность еще раз обдумать свой окончательный ответ.
«Так вы говорите, что у него больше срок гарантии?»
9 - Удостоверяющие замечания позволяют Вам дать понять партнеру, что задает умные вопросы и хорошо понимает суть разговора.
«Это очень удачный вопрос! Рад, что вы попали в десятку!»
10 - Направляющие вопросы служат для возвращения клиента к основной теме разговора.
«Я понял, что вас заинтересовала эта партия?!»

11 - Заключающие вопросы имеют целью завершить разговор.
Для этого вначале необходимо задать несколько подтверждающих вопросов, сопроводив их дружеской улыбкой и доверительными интонациями, а затем задать вопрос, предполагающий от клиента ответ в виде резюме предварительных договоренностей.
«Хорошо! Если по основным позициям мы договорились, то каков, в итоге, Ваше решение?»
Успех продаж =
искусство слушать + задавать вопросы
+ говорить комплименты
+ умение вовремя замолчать

Цели, стоимость и варианты
преподнесения памятных сувениров и подарков