Организация мероприятий. Руководство для организаторов

Какими качествами должен обладать организатор?
А главный организатор?

Главный организатор мероприятия – человек, ответственный за проведение мероприятия, который следит за работой своей команды от идеи мероприятия заканчивая ее реализацией.
2. Согласование с администрацией
1. Идея
6.Реализация в день мероприятия
5.Пошаговое выполнение задач
3. Набор команды
4. Правильное распределение обязанностей

Как появляется идея?
Студенты
6000
Студенты активисты
СО ППОС
Администрация
Первичка
ППОС
Интернет наше всё
Всё придумано до нас..
ВУЗЫ СПБ
ОПРОСЫ!!!

СОГЛАСОВАНИЕ С АДМИНИСТРАЦИЕЙ !!!
1-229
7-204
Председатель
Руководитель структуры
Председатель
СО
ППОС
Проректор
Ректор

Набор команды
«ВСЕ ИДЕТ ИЗ ГОЛОВЫ»
Отбирать заинтересованных, умеющих выполнять порученные задачи, а также принимать решения в рядовых задачах-самостоятельно.

Программа (Ведущий и криэйтор)
СМИ(пиар отдел)+фотограф и видиограф
Технический отдел (закупки)
Спонсоры
Главный организатор и зам. главного организатора
НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТЫ
Отдел продаж

ПРАВИЛЬНОЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ
Распределение обязанностей
Контроль
Определить задачи данного мероприятия и поинтересоваться у команды за какую из задач они готовы взять ответственность исходя из своих интересов, возможностей и талантов.
Задача главного организатора контролировать выполнение работы его команды.
Заинтересованность в своей команде
Главному организатору мероприятия нужно уметь делегировать обязанности и не брать на себя много задач.

ПОШАГОВОЕ ВЫПОЛНЕНИЕ ЗАДАЧ

ПОСТЫ
И снова контроль
Основная задача организаторов проконтролировать своевременное написание и редактирование поста.
А также подбор актуальной, яркой и интересной визуальной части (картинка, гифка, видео).
ВСЕ ВО ВРЕМЯ
Качество
И самое главное проследить что бы пост БЫЛ ВЫЛОЖЕН ВО ВРЕМЯ ( можно ставить таймер на нужное время для публикации поста)

Но самое главное, чтобы пост с фотоотчетом был выложен
ПОСЛЕ мероприятия
«Не было поста. Не было мероприятия.»

Если на мероприятие есть ведущий он должен написать для себя сценарий или же заранее отредактировать написанный ему сценарий.
Макет- модель или предварительный образец
На мероприятие организатор САМ приглашает фотографа, если в его команде фотографа не оказалось, то можно ЗАРАНЕЕ обратить в пресс-центр.
Факторы, требующие внимания
Еще одна основная задача - провести закупку и подготовку материала ЗАРАНЕЕ, а не в день мероприятия
Закупки
Ведущие
Макеты
Фотограф
Еще один важный момент на мероприятие НИКОГДА не читают с экрана мобильного телефона!! (все должно быть распечатано и желательно прикреплено к планшету)

Бейдж
Один стиль одежды
Музыка для настроения
Фотозона
Спонсоры

ПОИСК СПОНСОРОВ ДЛЯ МЕРОПРИЯТИЯ
Пример письма
История
Шаг 1. Подобрать компании спонсоров актуальных для вашего мероприятия
Шаг 2. Разослать письма по компаниям
Шаг 3. Заключить с ними устную договоренность о предлагаемых и получаемых услугах
Пример из жизни Карины
Механизм поиска
Представиться, написать коротко о вашем мероприятии, о количестве вашей аудитории, сказать что нужно вам и что вы можете предложить им взамен, прикрепить ссылки на социальных сети где будут посты о них

ВАЖНО: ВЫБРАТЬ КОНКРЕТНЫЙ БАННЕР ДЛЯ МЕРОПРИЯТИЯ И ЗАРАНЕЕ УЗНАТЬ ЕГО РАЗМЕР.
ПОДОБРАТЬ КОНСТРУКЦИЮ ПОД РАЗМЕР БАННЕРА. КУПИТЬ ХОМУТЫ ДЛЯ КРЕПЛЕНИЯ БАННЕРА К КОНСТРУКЦИИ.
ХОМУТЫ ПРОДАЮТСЯ СПРАВА ОТ ВХОДА В КОРПУС 1 (МАГАЗИН РАДИОТЕХНИКИ) ИЛИ В ЛЮБОМ СТРОИТЕЛЬНОМ МАГАЗИНЕ.
PRESS WALL
Хомуты

Сбор конструкции
01
02
03
Обязательно к просмотру тем, кто еще не понял, как собирают PRESS WALL : https://youtu.be/7aOR5NdQ-Bw

В ДЕНЬ МЕРОПРИЯТИЯ ПРИЕХАТЬ ЗАРАНЕЕ И ПРОКОНТРОЛИРОВАТЬ ГОТОВНОСТЬ КОМАНДЫ, УДОСТОВЕРИТЬСЯ ЧТО ВСЕ ЗАДАЧИ ВЫПОЛНЕНЫ.
И с прекрасным настроение отвести мероприятие. А после мероприятия все убрать на свои места и предоставить пресс-центру отчетные фотографии.
А после после мероприятия устроить обратную связь внутри команды

Если вы на мероприятие брали в залог студенческие билеты за коньки и потеряли 2 студенческих билета?