Организация работы с документами

Документооборот
- это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация работы с документами
– это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами.
Включает:
организацию документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов)
систематизацию архивного хранения документов (организация хранения и использования документов в текущей деятельности)

Объем документооборота – число документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Объем документооборота зависит:
- от значимости организации;
- ее функций и уровня решаемых задач;
- от связей с внешними организациями.
Организация работы с документами

В зависимости от документооборота различают:
входящие - документы, поступившие из внешних организаций и от физ.лиц;
исходящие - документы, создаваемые структурными подразделениями для отправки во внешние организации;
внутренние - документы, издаваемые руководителем или структурным подразделением для рассылки внутри службы.

Основные принципы работы
с документами
единый порядок составления и оформления документов и работы с ними;
четкое разделение функций и обязанностей между сотрудниками;
современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства оргтехники);
целесообразность всех делопроизводственных операций (необходимость документа);
умелое сочетание документного управления с бездокументным.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Основная цель регистрации – придание документу юридической силы.
Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения.
Регистрация документа

Принципы регистрации документа:
регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.), независимо от способа получения;
однократность;
регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа (например, отдельно регистрируются: приказы руководителя по основной деятельности; приказы по личному составу и по кадрам и т.д.;

Принципы регистрации документа
порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы;
документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Системы регистрации документов
Централизованная система регистрации документов, когда документы регистрируются в одном месте - службе делопроизводства.
Децентрализованная система регистрации документов в учреждениях с объемом документооборота свыше 10 тыс. документов в год, с территориально разобщенными структурными подразделениями и в случаях, вызванных спецификой деятельности учреждения.
Смешанная (комбинированная) система регистрации документов: документы, полученные от органов высшего уровня, и документы на имя руководства, распорядительные документы и переписка за подписью руководства регистрируются в службе делопроизводства, другие документы по направлениям деятельности структурных подразделений - в этих структурных подразделениях.

Организация работы с входящими документами
с документами
Входящие документы могут быть доставлены:
по почте; курьером;
по факсу;
как электронное сообщение.

Образец журнала регистрации
входящего документа

Организация работы с исходящими документами
с документами
номер документа, включающий номер дела;
дата документа;
адресат (корреспондент);
краткое содержание или заголовок;
отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
исполнитель;
примечание.

Организация работы с исходящими документами
с документами
Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:
номер документа, включающий номер дела;
дата документа;
адресат (корреспондент);
краткое содержание или заголовок;
отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
исполнитель;
примечание.