Организация учета документов АФ РФ и других архивных документов в архиве

ПЛАН ЛЕКЦИИ
1. Понятие об учете документов АФ РФ и других архивных документов
2. Система учетных документов
3. Ведение учетных документов

1. ПОНЯТИЕ ОБ УЧЕТЕ ДОКУМЕНТОВ АФ РФ
И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Учетные
Управленческие
документы

Определение количества и состава документов АФ РФ и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием
и состоянием.
Правила 2007 г., п. 3.1

ЭТАПЫ УЧЕТА

ПРИНЦИПЫ НАУЧНОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ

Государственному учету подлежат документы:
– государственных и муниципальных архивов;
– государственных и муниципальных музеев и библиотек;
– научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;
– архивов отраслевых фондов;
– архивов государственных организаций;
– архивов негосударственных организаций, отнесенных к составу АФ РФ на основе соглашения с государственным или муниципальным архивом.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ
На стадии доработки
«Порядок государственного учета документов АФ РФ»
Заменит

1. Документы АФ РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету; порядок государственного учета документов АФ РФ определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной
власти. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов АФ РФ, ведение которого осуществляется также Росархив.
2. Документы АФ РФ, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии наук.
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ
«Об архивном деле в Российской Федерации»

2. СИСТЕМА УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Организация учета
Процесс составления и ведения учетных документов
Учетные документы – документы установленной формы, фиксирующие поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета
Внутренние учетные документы
Документы централизованного государственного учета
Основные (обязательные)
Вспомогательные
Правила 2015 и 2007 гг.
Самостоятельно
Форма документов

ОСНОВНЫЕ (ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ) УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО ИЛИ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА

ОСНОВНЫЕ (ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ) УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО ИЛИ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА

ОСНОВНЫЕ (ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ) УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО ИЛИ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА

ОСНОВНЫЕ (ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ) УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО ИЛИ МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА

ОСНОВНЫЕ (ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ) УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

ФИЛИАЛЫ И ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВА

ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ АРХИВА