Проблемы управления записями на основе требований международных стандартов на системы менеджмента

Cистема менеджмента качества,
основанная на процессном подходе
5. Ответственность руководства
7. Выпуск продукции
6. Управление ресурсами
8. Измерения анализ и улучшения
Продукция
Потребитель
(Требования)
Потребитель
(Удовлетворенность)
Непрерывное улучшение системы менеджмента качества
Вход
Выход
P
D
C
A

Цикл PDCA
Планирование: разработайте цели и процессы, необходимые для достижения результатов в соответствии с требованиями потребителей и политикой ВУЗа;
Осуществление: внедрите процессы;
Проверка: постоянно контролируйте и измеряйте процессы и продукцию в сравнении с политикой, целями и требованиями на продукцию и докладывайте о результатах;
Корректирующее действие: предпринимайте действия по постоянному улучшению показателей процессов.

4.2 ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАЦИИ

Обязательные процедуры

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
Управление
Внешними НД
Идентификация
внешних документов
2. Управление рассылкой
внешних НД
в подразделения ВУЗа
3. Предотвращение случайного
использования устаревших
внешних документов

УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ

УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ
Управление
записями
Идентификация
2. Ведение и хранение
3. Защита
от утери
и порчи
6. Уничтожение
после истечения
срока хранения
4. Обеспечение доступа
5. Архивирование

Примеры записей
Входящие/исходящие письма;
Списки, перечни, номенклатуры;
Акты, протоколы, отчеты;
Планы, графики;
Записи в журналах;
Подписи, визы, служебные отметки, оттиски штампов, печатей, факсимиле