Регистрация документов. Контроль за исполнением документов

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
Цели контроля исполнения документов:
содействие качественному и своевременному выполнению решений руководства организации и структурных подразделений;
получение информации для оценки эффективности деятельности должностных лиц и подразделений организации.
Задачи контроля исполнения:
отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении входящих, исходящих и внутренних документов, а также устных распоряжений руководства;
обобщение данных о ходе исполнения документов и его результатах, доведение этих сведений до руководства учреждения;
выработка предложений об улучшении организации работы с документами в учреждении и повышении исполнительской дисциплины.

ЭТАПЫ ПОСТАНОВКИ ДОКУМЕНТОВ НА КОНТРОЛЬ
Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:
постановка документов на контроль;
проверка своевременности доведения документов до исполнителей;
предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
снятие документа с контроля;
направление исполненного документа в дело;
учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

ЭТАПЫ СНЯТИЯ ДОКУМЕТОВ С КОНТРОЛЯ
принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и отдача соответствующего распоряжения службе ДОУ или секретарю структурного подразделения;
внесение отметки об исполнении документа в регистрационно-контрольную карточку;
информирование при необходимости службы ДОУ об исполнении документа и полученном распоряжении о снятии его с контроля в структурном подразделении;
перестановка карточки из контрольной картотеки (раздела) в справочную картотеку (раздел) вместо хранившегося там экземпляра карточки;
подшивка контролируемого документа, имеющего отметку об исполнении, и всех относящихся к нему материалов в дело

ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ СТОЯЩИХ НА КОНТРОЛЕ

ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ СТОЯЩИХ НА КОНТРОЛЕ

ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ СТОЯЩИХ НА КОНТРОЛЕ

ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ
Знания в области организации контроля над исполнением документов необходимы для формирования целостной системы контроля и эффективной работы управленческих структур.
Цель контроля над сроками исполнения, который ведет делопроизводственная служба - содействие своевременному и правильному исполнению документов и поручений руководителя, оперативное обнаружение первых признаков срыва исполнения или поручения, получение информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей, своевременное информирование об этом руководителя. То есть в создании условий для принятия своевременных мер по исполнению при угрозе его срыва.
Проблемы при организации контроля были, есть и будут, как и разноплановые пути решения этих проблем, а качественная регламентация и улучшение способов контроля над исполнением документов будет зависеть как от действующего законодательства, так и от сотрудников организаций.