Реинжиниринг и управление бизнес-процессами. Лекция 7. Оптимизация бизнес-процессов при реинжиниринге

Для описания процесса с качественно-количественной, пространственно-организационной и технически-технологической точек зрения используются характеристики, которые заданы стандартом ENISO 9001:2000:
• Цели процесса.
• Объект воздействия (вид, количество, размеры,…)
• Место воздействия (организационная единица, рабочая система).
• Вид и последовательность событий, структура.
• Применяемые средства производства (вид, количество, производительность, …).
• Ход процесса (горизонтальный, вертикальный; пространственно-временной).
• Участие персонала (количество, квалификация, …).
• Затраты времени на события и общий процесс (длительность процесса).
• Рабочие условия, требования и задания.
• Применяемые технологии, режимы работы.
• Результаты.
• Неопределенные состояния и события.
Описание процессов требует определения соответствующей области рассмотрения, т.е. выбора стартовой и конечной точки, ограничивающих интересующую область.
Описание бизнес-процессов (Business Process Description)

Оптимизация бизнес-процессов - непосредственная разработка и реализация мероприятий по совершенствованию (реорганизации) бизнес-процессов компании.
Исследование их фактического состояния позволяет сформулировать цели по совершенствованию (реорганизации). Например, завоевание доли рынка, снижение времени прохождения заказа, уменьшение материальных запасов и др.
Пример: Компания производит спортивные товары и товары для отдыха. На основе исследования рынка в компании были сформулированы следующие цели:
• Снижение затрат до 25 Евро в среднем на изделие.
• Изготовление и поставка продукта по заказу клиента в течение 5 дней с момента заказа в магазине.
• Поддержание номенклатуры продукции в количестве 1300 штук.
Руководство компании приняло предложение по исследованию и улучшению процессов и утвердило эти цели. Для достижения запланированных результатов было необходимо не только коренным образом улучшить процесс прохождения заказа, но и внести изменения в разработки продуктов, организацию работы на участке монтажа, изменить функции работников и организовать работу по сбыту
Оптимизация бизнес-процессов (Business Process Optimization - BPО)

Пример постановки целей для оптимизации процессов и поддерживающих мероприятий

Оптимизация направляется на реализацию поставленных целей и содержит мероприятия, устраняющие обнаруженные проблемы. К ним могут относиться: вопросы сопряжения измененных технологий, измененных рабочих систем, слишком большое число уровней управления, простои, неиспользуемые мощности, дублирование рабочих заданий, ошибки в передаче информации, потеря информации, ошибки в документации м др.
При разработке мероприятий по оптимизации учитывают следующие параметры влияния:
Логические - это количество этапов процесса, технологическая реализуемость, последовательность событий, организационное взаимодействие.
Экономические - низкие затраты, высокая загрузка мощностей, низкий уровень запасов, экономичная глубина процесса, гибкость, высокая доля создания стоимости.
Временные - короткое время прохождения заказа, низкая доля вспомогательного времени, низкая доля времени переналадки, гибкость производственного времени.
Пространственные - возможность расположения необходимых рабочих мест, возможность упорядочения рабочих систем, минимальные транспортные пути, возможность изменения порядка расположения рабочих систем.
Персональные - объем работы и потребность в персонале, обеспечение необходимой квалификации, повышение квалификации, гибкое рабочее время для персонала.
Мероприятия, устраняющие обнаруженные проблемы

Методы оптимизации бизнес-процессов могут быть различными, зависящими от способа решения обнаруженных проблем.
На рисунке показаны различные возможности улучшения бизнес-процессов
Возможные подходы оптимизации бизнес-процессов

Метод Исключать обозначает уменьшение уровней процесса, ликвидацию причин помех, сокращения транспортных путей, исключение входного контроля.
Метод Упрощать предполагает уменьшение сложности в прохождении заказа, снижение комплексности структуры продукта, организацию работы, разделение работ
Метод Стандартизировать относится к стандартизации программы, технологии, метода, продукта, комплектующих, этапов выполнения процесса.
Метод Сокращать – значит сократить места возникновения затрат, количество и продолжительность событий, производственных затрат на процесс.
Метод Ускорять – внедрять параллельный инжиниринг, компьютерную симуляцию, быстрое проектирование образцов и моделей, автоматизацию.
Метод Изменять – относится к материалам, технологии, методам работы, расположению рабочих систем, объему заказа/партии, порядку обработки.
Метод Обеспечивать - относится к взаимодействию организационных единиц, рабочих систем, работников.
Метод Выделять и включать - необходимые процессы, комплектующие.
Методы оптимизации бизнес-процессов

Организация бизнес-процессов (BPO) – объединяет мероприятия по установлению их внутренней структуры (технологической, временной, пространственной, организационной) с учетом конкретных условий работы компании в определенной области.
Результатом является план, модель, описание процессов как основы для их реализации.
В мероприятия по организации входят:
определение хода процесса и оргструктуры,
определение ресурсов,
установление руководства,
формирование процессных данных и документов,
разработка информационного обслуживания
и другие аспекты.
Организация бизнес-процессов (Business Process Organization)

Основные аспекты организации бизнес-процессов на предприятии

Системный подход к организации процессов базируется на шести
шагах (слайд 9) и предполагает метод, состоящий из шести пунктов:
1. Исследование исходной ситуации
2. Анализ и оценка
3. Разработка концепции
4. Детализация процессного решения
5. Внедрение
6. Применение
В Шаге 1 проводится исследование фактического состояния процессов с использованием различных инструментов и методов, а также его анализ. Фактическое состояние могут отражать следующие данные: владение процессом и результаты, длительность прохождения заказа (рабочих дней, смен), время на обработку заказа, количество событий и участвующих рабочих систем, доля событий, создающих и не создающих стоимость, количество организационных уровней, использование площадей, загрузка рабочих систем/мощностей, задержки, время ожидания, условия работы; управление помехами и др.
На основе причин и стимулов вырабатываются необходимые цели.
Шесть шагов системного подхода (1)

В Шаге 2 собранные данные необходимо проанализировать ,упорядочить,
проверить на полноту, обработать и оценить.
Пример. На основе обобщения результатов Шага 1 проектная группа сформировала общую оценку в виде сильных и слабых сторон.
С учетом выявленных причин неэффективности начинается разработка мероприятий по изменению. В качестве альтернативных вариантов изменений выступают:
полная (ре)организация процесса или его постепенное улучшение.
Шесть шагов системного подхода (2)

В Шаге 3 прорабатываются варианты возможных решений, уточняются
требования и необходимые преимущества. Здесь формируются мероприятия по организации процессов в форме общего планирования возможных вариантов решений. При этом справедливо следующее основное правило: чем больше содержательно отличающихся друг от друга вариантов будет найдено, тем большая вероятность достижения поставленной цели.
Все варианты решений сравниваются по следующим показателям:
• достигаемым результатам;
• требованиям к реализации;
• затратам и срокам реализации;
• необходимости обучения и переквалификации работников и т.д.
В конце шага принимается окончательное решение о внедрении одного из вариантов с наилучшими показателями.
В Шаге 4 происходит детализация процессного решения. Детальное планирование предполагает: собственно детализацию выбранного решения; организацию, перемещение и изменение рабочих систем, иногда рабочих мест; разработку необходимых мероприятий по реализации (проведение переквалификации, организация рабочего времени и системы вознаграждения, изменение кооперации, разработка процессных инструкций и документации)
Шесть шагов системного подхода (3)

В Шаге 5 реализуются необходимые подготовительные
мероприятия и мероприятия по изменению:
• размещения процесса;
• организации материального потока;
• переквалификации работников;
• организации работы, а также методов и средств производства.
Далее выполняется собственно внедрение на предприятии выбранного решения. Для выявления возможных недостатков и слабых мест выполняется пилотный проект, который означает последовательный прогон процесса до достижения запланированных результатов.
В Шаге 6 Бизнес-процесс начинает функционировать по-новому. Получаемые результаты необходимо сопоставлять с установленными целями для выявления возможных отклонений и определения возможных корректировок. Полученные результаты и опыт должны обрабатываться и сохраняться.
В Шаге 6 необходимо осуществлять постоянное улучшение и совершенствование, для чего используются методы в области планирования, управления и организации процессов
Шесть шагов системного подхода (4)