Составление организационно-распорядительных документов в органах государственного управления субъектов РФ. Лекция 5

Язык и стиль служебных документов
Официально-деловой стиль — это разновидность языка, которая обслуживает официально деловые отношения в письменной форме.
Соблюдение стиля дает основание считать документ официально-деловым.
Языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения.
В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности.

Требования официально-делового стиля
Краткость и компактность изложения официального материала;
точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;
Последовательность использования технических приемов правотворчества.

Правила русской орфографии и пунктуации определяются Правительством РФ (ФЗ от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке РФ)
Приказ Минобрнауки России от 08.06.2009 № 195 «Об утверждении списка грамматик, словарей и справочников, содержащих нормы современного русского литературного языка …»
Министерство образования и науки Российской Федерации утвердило список грамматик, словарей и справочников, содержащих нормы современного русского литературного языка, а также правила русской орфографии и пунктуации.

Список грамматик, словарей и справочников
Букчина, Б. З. Орфографический словарь русского языка / Б. З. Букчина, И. К. Сазонова, Л. К. Чельцова. – М. : АСТ-ПРЕСС, 2008. – 1288 с.
Зализняк, А. А. Грамматический словарь русского языка : Словоизменение / А. А. Зализняк. – М. : АСТ-ПРЕСС, 2008. – 794 с.
Резниченко, И. Л. Словарь ударений русского языка / И. Л. Резниченко. – М. : АСТ-ПРЕСС, 2008. – 943 с.
Телия, В. Н. Большой фразеологический словарь русского языка. Значение. Употребление. Культурологический комментарий / В. Н. Телия. – М. : АСТ-ПРЕСС, 2008. – 782 с.

Организационные документы
Это документы, функцией которых является закрепление организационных аспектов деятельности организации.
Они определяют статус и функциональное содержание деятельности организации или ее структурных подразделений, структуру, штатную численность работников и служащих, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
К ним относятся положения, уставы, правила, инструкции, регламенты и др., как правило, это документы длительного действия, они считаются действительными до их отмены или до утверждения новых.

Тексты организационных документов
Тексты организационных документов, регулирующих деятельность органа власти (положение, устав, регламент и т.д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов.
Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок
В разделе (главе) «Общие положения» могут оговариваться сроки вступления документа в силу, а также возможная отмена действующего документа.
Основной текст может делиться на разделы (главы), подразделы, пункты и подпункты.
Количество разделов (глав), их наименования и логическая связь (последовательность), степень их детализации, характер примеров, состав приложений определяются разработчиками документа.

Положение
Это нормативный документ, который определяет порядок образования, статус, компетенцию, права, обязанности и организацию работы. При помощи положения может регламентироваться деятельность организации. Так, государственные бюджетные организации действуют на основании соответствующих положений, в которых определен их статус, порядок создания, внутренняя структура, функции, компетенция, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации, а также контроля и ревизии деятельности.
Положение подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, руководители структурных подразделений, заместители руководителя и др.), визирует его юридическая служба (юрисконсульт), утверждает — руководитель организации. Гриф утверждения заверяется печатью организации.

Положение об органе государственной власти
1) общие положения;
2) структура;
3) задачи;
4) функции;
5) права;
6) ответственность;
7) взаимоотношения с другими органами власти или подразделениями.

Содержание разделов положения о структурном подразделении
«Общие положения» - указывают место подразделения в структуре предприятия, его подчиненность, перечисляют нормативные документы, которыми руководствуется структурное подразделение в своей работе.
«Основные задачи» - очерчивают круг вопросов, которые необходимо решать структурному подразделению.
«Функции» - определены виды работ, выполняемых в структурном подразделении.
«Права» - устанавливают права структурного подразделения, необходимые для осуществления своих функций.
«Структура и штат» - определяют внутреннее устройство структурного подразделения.
«Взаимоотношения с другими подразделениями» - определяются взаимосвязи с другими структурными подразделениями организации, возникающие в результате выполнения возложенных на подразделение функций.

Типы сокращений

Ограниченная сочетаемость слов

Особенность организационных документов, утверждаемых другими документами

Понятие распорядительной документации
Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. Они составляют систему распорядительной документации.
Распорядительные документы - документы, содержащие управленческие решения, обязательные для выполнения и направленные на решение вопросов государственного управления или конкретного органа власти, позволяющие обеспечивать реализацию поставленных задач

Два варианта создания распорядительной документации
Единоличное (административное) принятие управленческих решений (постановление, приказ, распоряжение)
Коллегиальное принятие управленческих решений в результате работы коллегиального (совещательного) органа (решение, постановление).

Основания для создания распорядительных документов
нормативно-правовые акты вышестоящих органов власти;
конкретные поручения вышестоящих органов;
осуществление управленческой деятельности в целях выполнения властным органом возложенных на него задач в соответствии с его компетенцией (предметами ведения).

Иерархия распорядительных документов
документы, разрабатываемые на федеральном уровне, — правовые акты, издаваемые Президентом РФ и Правительством РФ;
правовые акты, разрабатываемые на федеральном уровне, создаваемые федеральными органами исполнительной власти;
правовые акты, разрабатываемые на уровне субъектов Российской Федерации;
распорядительные документы, разрабатываемые и действующие в рамках конкретного ведомства.

Приказ
Это правовой акт руководителя органа власти (организации) или его заместителей, содержащий обязательные поручения для структурных подразделений и должностных лиц.

20.01.10

Распоряжение
Правовой акт, издаваемый единолично высшим должностным лицом (руководителем организации), его заместителями или коллегиальным органом.
Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

20.01.10

Приказ и распоряжение: сходство и различие
Приказ и распоряжение представляют собой задокументированное решение по организационным, оперативным, кадровым и иным вопросам деятельности.
В отличие от приказа распоряжение издается для решения отельных (узких, конкретных) оперативных вопросов, необходимых для претворения в жизнь функций основной деятельности.
Распоряжение касается узкого круга работников и не является документом длительного действия.

Указ
Нормативный правовой акт, предусматривающий общие правила поведения (нормы права), рассчитанные на многократное применение, издаваемый Президентом РФ или высшим должностным лицом субъекта РФ.
Индивидуальные указы касаются конкретных отношений, определенных лиц. Некоторые носят комплексный характер и включают как нормативные, так и оперативно-распорядительные индивидуальные предписания.

Решение
Правовой акт коллегиального или совещательного органа управления.
Решения могут издаваться представительным органом власти, советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.

Постановление
Правовой акт, принимаемый высшими или центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами Правительств субъектов РФ, мэрами городов и т.д., общественными организациями в целях решения важных задач, стоящих перед данными органами и организациями.
Адресованы неограниченному кругу лиц, предполагается их постоянное или многократное действие.

Подготовка распорядительных документов в государственных организациях
Подготовка и оформление распорядительных актов, издаваемых в государственных организациях, осуществляется в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Федерального архивного агентства
от 11.04.2018 № 44, локальными инструкциями по делопроизводству, а также регламента работы аппарата соответствующего органа власти субъекта РФ, муниципального образования

Подготовка распорядительных документов в организациях
На основе учредительного документа: в нем фиксируется, какими правами наделен генеральный директор (директор) или правление (дирекция) и указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа.
Используется локальный НПА - инструкция по делопроизводству
Разработка проекта документа осуществляется по указанию руководителя организации или его заместителя.
Подготовка проекта поручается соответствующему структурному подразделению (в лице его начальника) или компетентному специалисту

Этапы подготовки распорядительных документов при единоличном принятии решений
Выявление проблемы и выбор варианта ее разрешения в виде издания приказа, распоряжения, указа
Сбор и анализ необходимой информации по возникшей проблеме.
Подготовка проекта распорядительного документа.
Согласование текста документа с заинтересованными управленческими структурами и должностными лица­ми.
Оформление документа в соответствии с действующими нормами и правилами.
Подписание документа
Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Виды приказов

ЗАГОЛОВКИ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
– «О создании Канцелярии»;
– «О проведении аудита делопроизводства»;
– «О проведении экспертизы ценности документов»;
– «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив»
-

ЗАГОЛОВКИ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
•о приеме на работу;
•о расторжении трудового договора (увольнении);
•о предоставлении отпуска;
•о возложении обязанностей;
•о премировании;
•о переводе;
•о направлении в командировку и т.д.

ЗАГОЛОВКИ ПРИКАЗОВ
по административно-хозяйственным вопросам
•об определении места для курения;
•о переходе на электронную пропускную систему;
•о ремонте помещений;
•об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;
•организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;
•о закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами

Оформление приказов
Приказы оформляются на специальном, заранее заготовленном бланке - бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ.

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА
01 - Государственный герб РФ. На этом месте также может быть помещен герб субъекта РФ (02) или изображена символика организаций (03);
05— наименование организации - автора документа;
09— наименование вида документа;
10— дата документа;
11— регистрационный номер документа;
13 — место составления или издания документа;

17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
19— отметка о наличии приложения;
22— подпись;
20— гриф согласования документа;
21— визы согласования документа;
25 — отметка об исполнителе;
30 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об ознакомлении с документом
Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле или оформляет отметку от руки:

Подготовка распорядительного документа в условиях коллегиального принятия управленческих решений
1. Выявление и диагностика проблемы, выбор варианта ее разрешения путем коллегиального обсуждения.
2. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.
3. Обсуждение проблемы на заседании коллегиального органа.
4. Принятие решения с оформлением протокола заседания.
5. Издание распорядительного документа.
6. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей
1.Констатирующей (вступительной)- содержит основание для издания приказа
2. Распорядительной - содержит управленческие решения.
Друг от друга части отделяются словом «приказываю».

Констатирующая часть
Пишется после темы приказа (преамбула)
Указывает причину или обстоятельства составления приказа
Содержит ссылки на распорядительную, правовую или нормативную документацию (обязательно указываются название документа, его дата, тема и номер)
Начинается со слов «В связи…», «В целях…», «Во исполнение…».
Названия должностей пишутся со строчной буквы. Исключение составляют названия высших должностей – Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской Федерации и др.

Основание для подготовки распорядительного документа может быть внешним и внутренним
необходимость исполнения законодательных, нормативно-правовых актов и иных решений вышестоящих органов управления;
необходимость осуществления собственной организационно-исполнительской деятельности, связанной с выполнением функций и задач организации, учреждения.

Если в констатирующей части приводятся ссылки на другие документы, реквизиты всех называемых документов указываются по схеме:
Наименование вида документа,
Автор документа,
Дата и регистрационный номер,
Заголовок.

Распорядительная часть
Распорядительная часть приказа начинается словом "приказываю", которое печатается строчными буквами вразрядку
Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях" (Зарегистрировано в Минюсте России 17.08.2018 N 51922)

В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, распоряжение и т.д.), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (п р и к а з ы в а ю, п р о ш у, о б я з ы в а ю)
Текст приказов в таких случаях начинается со слова «п р и к а з ы в а ю», написанного в разрядку или заглавными буквами
Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий

Распорядительная часть может содержать:
решения организационного характера (утвердить, создать, преобразовать, ликвидировать, признать утратившим силу);
конкретные поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков их выполнения.

Правила оформления распорядительной части
Должна содержать четкий план достижения поставленной цели в виде перечисления конкретных предписываемых действий (заданий, поручений) с указанием исполнителя каждого действия и реальных сроков исполнения. Не допускается использование расплывчатых формулировок, таких как «улучшить», «ускорить», «усилить», «активизировать», «обратить внимание» «поднять уровень», «усилить контроль», «поручить организовать» и т. п.
Следует придерживаться логико-временной последовательности.
Срок исполнения не указывается, если действия (поручения) носят регулярный (постоянный) или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного документа.

Правила оформления распорядительной части
Управленческие решения в приказе нумеруются.
Каждый пункт должен содержать только одно конкретное задание с реальным сроком исполнения.
... приказываю:
1. Учебно-методическому отделу (Фамилия И.О. в именительном падеже) к 01.11.2017 подготовить и представить на утверждение план учебно-методической работы на 2020 год.
В качестве исполнителей могут быть указаны коллегиальные органы, структурные подразделения, конкретные должностные лица, а также конкретные специалисты в распорядительных документах руководителей структурных подразделений.

Правила оформления распорядительной части
Если приказ отменяет или заменяет в какой-либо части ранее изданные документы по рассматриваемому вопросу, то в распорядительной части они перечисляются:
2. Признать утратившим силу: приказ Министерства финансов Российской Федерации от 26 декабря 2017 г. №170 «О Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации»;

Кому? - Когда? - Что?
Исполнитель - Срок - Действие
... приказываю: 1. Учебно-методическому отделу (Фамилия И.О. в именительном падеже) к 01.11.2020 подготовить и представить на утверждение план учебно-методической работы на 2020 год.
Распорядительная часть

Правила оформления распорядительной части
В последнем пункте называют лицо, на которое возлагается контроль исполнения:
Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора Фамилия И.О.

Особенности
Мужские фамилии, оканчивающиеся на согласный звук, склоняются, а женские – нет (Если речь о кладовщике - мужчине, мы должны были бы написать: «О кладовщике Деркаче М.Н.».)
Мужские и женские фамилии, оканчивающиеся на гласную -а, которой предшествует другой гласный (как правило, иностранные фамилии), не склоняются. Например, «сокровища аббата Фариа», «дифференциальная теория Эвариста Галуа».
Мужские и женские фамилии, оканчивающиеся на гласную -я, которой предшествует другая гласная, склоняются. Например, «биография Евы Лонгории», «фильм Георгия Данелии».
Мужские и женские славянские фамилии, созвучные нарицательным существительным, оканчивающимся на гласный, склоняются. Например, «о Павле Воле» или «о Светлане Лободе».
Мужские и женские неславянские фамилии, оканчивающиеся на гласный, которому предшествует согласный, не склоняются. Например, «о теореме Ферма», «для Софи Марсо». Сведем перечисленные правила в Таблицу 1.

Правила оформления распоряжения
Распоряжения оформляются по тем же правилам, что и приказы, за исключением того, что в конце преамбулы ставится двоеточие, после чего следуют пункты распорядительной части. !!!
Распоряжения, как и приказы, оформляются на специальном бланке — бланке распоряжения или на общем бланке организации с указанием вида документа— РАСПОРЯЖЕНИЕ.

Текст распоряжения состоит из двух частей
1.Констатирующей (вступительной)- содержит основание для издания распоряжения
2. Распорядительной - содержит управленческие решения.

Оформление постановлений
Постановление является правовым актом, принимаемым высшими федеральными органами государственной власти, некоторыми органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) и органами власти субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными руководящими структурами.

Макет оформления постановления

Оформление ознакомительных виз к документам на основе коллегиальности