Тайм-менеджмент. Базовые принципы

Хочешь насмешить Бога – расскажи ему о своих планах
Да, в жизни всякое бывает, но над хорошо
организованными людьми Бог смеется реже

Ключевые принципы
Дел всегда больше, чем времени
Время ограниченный (константный) ресурс
Работа не сжимается
Не надо успевать все и пытаться делать как можно больше

Ключевые принципы
Опаздываешь – тормози!
Откладывай на завтра то, что можешь сделать завтра, без ущерба для сегодня
Время потраченное на планирование – самая лучшая инвестиция в будущее

Стратегия или тактика?
Ошибка смены стратегии, часто самообман
Научной работой ничего не заработаешь в жизни
Образование получать вовсе не обязательно
Учиться надо на практике
Теория не работает
Я уеду в другую страну там мне это не пригодится
Все решают связи, собственными силами ничего не добьёшься
Надоело заниматься большим бизнесом, хочу работать с детьми-инвалидами

Этап 1. Материализация хаоса
Все вводные хранятся и обновляются в одном известном и доступном месте
Карта (Mindjet MindManager)
Календарь
Напоминания
Заметки
Фотографии, сообщения
Физические записи (блокнот)

Этап 2. Заполнение карты
Темы (топики) для карты: учеба, работа, быт, ключевое дело, фильтр и контроль, вишлист и.т.д. + календарь
3-4 субтопика оптимально (структурирование внимания 5±2)
В карте можно установить оформление, приоритеты, рисунки, примечания, таймеры напоминания, файлы и т.д.
Возможна ошибка «Сдохшего томагочи»!

Этап 3. Организация рабочего места

От организации рабочего процесса зависит качество самой работы
Отсутствие организации работы придется компенсировать дополнительными ресурсами, существенно превышающими инвестиции в организацию работы
Не стесняйтесь работать с максимально уместным комфортом и инвестируйте время для обустройства рабочего места

Обустройство рабочего места
Стол должен быть чистым (любой предмет отвлекает)
Свет слева (у правшей)
Монитор закрыт от прямого света
Полка с книгами и материалами находится отдельно
Накопители, если есть, держать под контролем
Большая пробковая доска, кресло, корзина для бумаг под столом
Два монитора, удобная мышь, клавиатура
Барный стул и стол для работы стоя
Отдельное место для спокойного чтения

Этап 4. Постановка целей
Выучить английский язык
Похудеть к новому году
Стать счастливым
Свою идейную интуицию следует сверять с набором целей (отложить, добавить, отказаться)

Изучение английского языка
S – для чего нам английский язык?
M – как будем оценивать полученные знания (количество слов, TOEFL)?
A – достижима ли цель?
R – есть ли у нас время на обучение?
T – какой будет срок обучения?
Цели и методы их достижения стоит постоянно пересматривать, а само целеполагание процесс цикличный!
Цели зажигают, но это опасно, вначале декомпозиция!

Этап 5. Декомпозиция
Получение необходимого перечня работ и ресурсов
1.5-2 часа оптимальное время для одного дела, части дела или кучки мелких дел (мелкие дела лучше не распылять)
При отсутствии декомпозиции – эффект понадкусанных яблок

Уровни декомпозиции
Проект – например знание языка с конкретной целью или написание статьи
Задача – основные векторы работы над проектом
Мероприятие – работа, которую логично делать без перерыва (1.5 часа)
Любое дело в зависимости от объема - проект, задача или мероприятие!
Возможны метаморфозы!

Виды декомпозиции
Оценочная - возможна недооценка
Поэтапная или плавная или метод набегающей волны - оптимальная
Полная – часто бессмысленная

Оформление статьи
В журнале не помещаются крупные статьи, механически разделенные на ряд отдельных сообщений, статьи с описанием результатов незаконченных исследований без определенных выводов и работы описательного характера.
Размер статьи не должен превышать 6 страниц машинописного текста (1800 знаков с пробелами на странице), включая таблицы. Редакция оставляет за собой право сокращать статьи.
Статья должна быть напечатана на одной стороне листа А4 шрифтом Times New Roman 12 кегля (с полуторным интервалом между строками и полями не менее 2 см) и состоять из следующих разделов: 1) методика исследования; 2) результаты исследования; 3) литература. Статья начинается с введения, в котором обязательно должна быть указана цель исследования.
В редакцию направляются электронный вариант статьи, подготовленный в редакторе Microsoft Word, и один распечатанный экземпляр. Одновременно с русским вариантом необходимо предоставить аутентичный перевод на английский язык.

Оформление статьи
В начале статьи указываются:
1) название статьи;
2) инициалы и фамилии авторов;
3) учреждение, в котором была проведена работа, с указанием инициалов и фамилии научного руководителя;
4) краткий реферат статьи (900 знаков) и ПЕРЕВОД РЕФЕРАТА И ФАМИЛИЙ АВТОРОВ НА АНГЛИЙСКИЙ ЯЗЫК;
5) ключевые слова (не более 5);
6) адрес электронной почты для корреспонденции.

Оформление статьи
Статья должна быть тщательно выверена: химические формулы, таблицы, дозы визируются автором на полях.
Число рисунков не должно превышать 3, данные рисунков не должны повторять материалы таблиц. Рисунки должны быть четкими, легко воспроизводимыми; кривые на графиках обозначаются арабскими цифрами. К каждому графику предоставляются цифры для его построения.
Микрофотографии предоставляются в оригинале пофрагментно (т.е. без цифр, надписей и стрелок) в формате TIFF, BMP, JPG; на обороте распечатанного экземпляра каждого рисунка мягким карандашом проставляется номер рисунка, фамилия автора и название статьи, словом обозначается верх и низ рисунка.
Подписи к рисункам печатаются после текста статьи. Сначала дается общая подпись к рисунку, а затем - расшифровка цифровых или буквенных обозначений. В подписях к микрофотографиям следует указывать увеличение и метод окраски (или импрегнации).
Таблицы (не более 3) должны содержать только необходимые данные и представлять собой обобщенные и статистически обработанные материалы исследования. Каждая таблица имеет номер и заголовок. Все цифры и единицы измерения в таблицах должны соответствовать тексту.

Оформление статьи
Сокращение слов, имен, названий (не более 3), кроме принятых в журнале сокращений (см. ниже), единиц измерений, физических и математических величин и терминов, допускается только с первоначальным указанием полного названия.
Все математические формулы должны быть тщательно выверены. В них необходимо размечать: строчные и прописные буквы: прописные обозначаются двумя черточками снизу, а строчные - двумя черточками сверху; латинские и греческие буквы: латинские выделяются синим цветом, греческие - красным; подстрочные и надстрочные буквы и цифры.
Цитируемая в статье литература (не более 15 источников не старше 1995 г.) приводится в виде алфавитного списка. Не допускаются ссылки на неопубликованные работы, материалы конференций, на авторефераты и диссертации. В тексте в квадратных скобках дается ссылка на порядковый номер списка. Для журнальных статей приводится сокращенное название журнала, год, том, номер и страницы; для книг - название, место и год издания.

Оформление статьи
Если в процессе подготовки к печати в статье обнаруживаются дефекты (смысловые или технические), она может быть возвращена автору для исправления.
Датой поступления статьи считается день получения редакцией окончательного текста.
Ставя свою подпись под статьей, автор тем самым передает права на издание и перевод своей статьи редакции. Автор гарантирует, что статья оригинальная; ни статья, ни рисунки к ней не были опубликованы в других изданиях. Автор также гарантирует соблюдение международных принципов гуманного отношения к животным.

Чек-лист для коррекции статьи
Подогнать требования (объем, шрифт) – 20 мин
Подогнать структуру статьи как в журнале – 20 мин
Сделать перевод статьи на английский язык – 1 рабочий день (переводчик)
Сделать краткий реферат статьи (900 знаков) и перевести его на английский язык
Перевести фамилии авторов на английский язык – 20 мин
Сделать не более 5 ключевых слов – 20 мин
Проверить количество рисунков и таблиц, сделать подписи к ним в конце статьи – 20
Проверить сокращения – 20 мин
Сделать по требованиям список литературы - 20 мин

Чек-лист для оформления статьи
Сделать письмо-направление от ПГМУ – 1 рабочий день
Сделать письмо-направление от ИГЭМ – 3 дня
Сделать соглашение на русском языке –10 мин
Сделать соглашение на английском языке – 20 мин
Распечатать и подписать статью – 20 мин (принтер)
Распечатать и подписать микрофотографии – 20 мин (принтер)
Проверить оригинальность рисунков – 10 мин
Собрать пакет документов и отправить простой бандеролью – 2 дня (принтер)

Признаки качественной декомпозиции
Залог успешного делегирования
Лесенка к достижению цели и мотивация!
Возможность параллельно делать сразу несколько дел (проектов) и рассчитать сколько времени займет каждый при разном темпе работы
Профилактика эффекта «внезапно разбухшего слона» (вначале дело казалось маленьким и простым…)
Комфортный и мотивирующий режим работы

Этап 6. Расстановка приоритетов
Обычно выбираем вкусное вместо полезного
Используем вредные установки: «Я должен сделать все», «Я должен сделать как можно больше»
Поддерживающие дела или развивающие?
Расстановка приоритетов
перед целеполаганием
после формулировки цели
после декомпозиции

Признаки важности
Большой выигрыш
Большой проигрыш
Вентиль (возможность соединить разные процессы)
Уникальный ресурс

Признаки срочности
Срочное не значит важное!
Не делай сегодня то, что без последствий можно перенести на завтра!

Дела С
Знакомое
Интересное
Обычно маленькое
Без риска
Вызывает раздражение
Дело – индульгенция или дело - компенсатор
Учиться уметь отказываться от неважных дел!

Алгоритмы выполнения
Определение срока выполнения
Определение сроков оценки ресурсов
Определение точного срока начала работ
Важно - неважно,
Срочно - не срочно
Делаю сам – делегирую
Если делегирую – нужна ли подготовка
Если делегирую - кому и когда

Этап 7. Визуализация выполненных работ
Диаграмма Ганта
Определение времени работ (методика PERT)
Сроки выполнения работ закладываются с учетом буфера!

Этап 8. Заполнение календаря
Оцифровка занятости – создаем ядро
Вносим нужные нам мероприятия из карты
Записываем в календарь дела А и В (по 2 часа) с запасом и буферами (30 мин и даже час для начала)!
Вносим окна хаоса (для начала 40% времени резерв)
Известные дела в далекой перспективе – вносим сразу
Оптимальный горизонт – неделя (год-неделя-день)
Метод набегающей волны (со средины недели, с 25 числа месяца)

Заполнение календаря
Блоков на день получается очень немного!
Защита от откладывания на потом
Прошиваем в календарь реальные дела
Режим «Радиомолчания»
Не чередуем гармонию с алгеброй
Думаем – планируем – делаем – проверяем

Дела не попадающие в календарь
Обычно это уточняющие задачи
Собираем в блоки и вносим в календарь
Вносим в список задач/напоминаний
Думаем, какие из них можно делать в транспорте, поездках, на утомительных лекциях
Список небольших задач нужен на перерывы, буферы!
Правильные привычки: добавлять буферы ко времени поездки, на назначенную встречу приходить за 5 минут и т.д.

Этап 9. Капитанский мостик
Обязательно в конце каждого периода планирования (день, неделя, год), но можно и по ходу дня, когда есть возможность
Аудит прошедшего периода (пересмотр приоритетов, оценка технологий планирования, комфортность рабочего ритма)
Информационный анализ: результаты аудита (что сделано, а что нет), прошлые расклады (карта), входящие (заметки, небольшие дела и т.д.)

Осмысление приоритетов
Хотим что-то начать? (приоритет)
Хотим что-то продолжить? (темп)
Хотим что-то остановить? (ресурс)
Заполнение календаря
Спокойный доступный режим работы c возможным общением
Разбор информационных завалов (минимум раз в неделю)
Подсчет финансов
Оценка таблицы ежедневных дел
Время на тайм-менеджмент

Почему срываются планы?
Слишком детальный план на длительный срок
Нет привычки перед началом рабочего дня минут 10 посвятить планированию
Высокая чувствительность к любым вводным
Неумение работать в «режиме радиомолчания»
Отсутствие буферов и перегруз расписания
Пренебрежение капитанским мостиком
Неправильный расчет времени на дело (студенческий синдром)
Нагнать упущенное часто невозможно!

Эффективный сон
Сон должен быть достаточным
Ложиться и вставать нужно в одно и тоже время
Качество сна определяет уровень тревожности
Неприятные сновидения говорят о нерешенных проблемах днем

Проблемы планирования и их решение
Регулярная тренировка
Технология негативного мышления
Осознание постоянных обманов головы
Метод здорового пофигизма
Покупка времени и взаимовыгодное делегирование
Регулярные небольшие улучшения (кайдзен)
Расшивать узкие (проблемные) места лучше по очереди, но с учетом кластеров (комплекс связанных с собой дел)
По сути все из-за того, что хорошо сейчас – плохо потом

Информационная гигиена
Ограничение источников информации - упор на чтение (5-6 книг в месяц среднее)
Новости (заполнение информационным шумом внутренней пустоты)
Работа с мессенджерами и почтой (минимизация и периодизация)
Планирование информационных потоков (что посмотреть, когда и сколько это займет времени)
Принцип информационной избыточности для решения задач
Создание своей личной творческой картотеки
Метод ограниченного хаоса в хранении документов

Таблица ежедневных и рутинных дел

Форс-мажоры

Время в транспорте и поездках